PAGE商協(xié)會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)商協(xié)會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在商協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于商協(xié)會(huì)機(jī)關(guān)各部門、各分支機(jī)構(gòu)、會(huì)員單位以及與商協(xié)會(huì)工作相關(guān)的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：商協(xié)會(huì)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映商協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集商協(xié)會(huì)在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案，保持檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及商協(xié)會(huì)機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)商協(xié)會(huì)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定商協(xié)會(huì)檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)商協(xié)會(huì)各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督商協(xié)會(huì)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）檔案管理人員配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備以下條件：1.政治素質(zhì)高，責(zé)任心強(qiáng)，熱愛(ài)檔案工作。2.具有一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。3.具備良好的計(jì)算機(jī)操作能力和信息管理能力，能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件。4.嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。檔案管理人員的職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。2.按照檔案管理制度的要求，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和管理工作，按照規(guī)定為利用者提供檔案查閱服務(wù)，做好利用效果的跟蹤和反饋。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)和維護(hù)。6.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.商協(xié)會(huì)在籌備、成立、發(fā)展過(guò)程中形成的各類文件、資料，包括章程、會(huì)員名冊(cè)、會(huì)議紀(jì)要、決議、報(bào)告、工作計(jì)劃、總結(jié)等。2.商協(xié)會(huì)組織開(kāi)展的各類活動(dòng)的文件、資料，如研討會(huì)、座談會(huì)、培訓(xùn)活動(dòng)、商務(wù)考察、展覽展示等活動(dòng)的通知、方案、議程、講話稿、會(huì)議記錄、照片、視頻等。3.商協(xié)會(huì)與政府部門、其他社會(huì)組織、企業(yè)等的往來(lái)文件、函件、協(xié)議、合同等。4.商協(xié)會(huì)內(nèi)部管理工作中形成的文件、資料，如人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政文件、業(yè)務(wù)檔案等。5.商協(xié)會(huì)會(huì)員單位提交的各類文件、資料，如年度報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、行業(yè)動(dòng)態(tài)信息等。6.商協(xié)會(huì)受到的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)證書等相關(guān)文件、資料。7.其他與商協(xié)會(huì)工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門、本分支機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各類文件、資料，并定期移交檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)保持文件、資料的完整性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.對(duì)于重要文件、資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利開(kāi)展。（三）整理原則1.遵循文件、資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、財(cái)務(wù)工作類、人事工作類等類別。每個(gè)類別下可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目、三級(jí)類目等。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，便于檔案的識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或散裝的文件、資料進(jìn)行整理和裝訂。裝訂應(yīng)整齊、牢固，不影響檔案的查閱和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行保管，按照檔案分類順序排列存放，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息，便于查找。2.電子檔案：采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，按照電子檔案的分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案：如照片、錄音帶、錄像帶等，應(yīng)進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并采用專用的檔案裝具進(jìn)行保管。聲像檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，防止影像資料褪色、變形等。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映商協(xié)會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)商協(xié)會(huì)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)商協(xié)會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，可定期保管。3.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和商協(xié)會(huì)的實(shí)際情況進(jìn)行確定，并在檔案整理過(guò)程中明確標(biāo)注。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。2.清查盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，核對(duì)檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)清查盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失、泄密等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。4.清查盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查盤點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作情況，提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合商協(xié)會(huì)的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從商協(xié)會(huì)工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握檔案的銷毀標(biāo)準(zhǔn)，確保銷毀的檔案確無(wú)保存價(jià)值且符合相關(guān)規(guī)定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較分析，判斷其價(jià)值大小。3.效益評(píng)估法：從商協(xié)會(huì)工作的實(shí)際效益出發(fā)，評(píng)估檔案的利用價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)商協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交商協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)部門備案。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底進(jìn)行。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和商協(xié)會(huì)的檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)至上原則：以服務(wù)商協(xié)會(huì)工作和會(huì)員需求為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.商協(xié)會(huì)內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)因工作需要查閱檔案。2.商協(xié)會(huì)會(huì)員單位因業(yè)務(wù)需要查閱與其相關(guān)的檔案。3.政府部門、社會(huì)組織、企業(yè)等因工作需要查閱商協(xié)會(huì)檔案，須經(jīng)商協(xié)會(huì)批準(zhǔn)。4.其他符合國(guó)家法律法規(guī)和商協(xié)會(huì)規(guī)定的檔案利用需求。（三）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱日期、借閱人姓名、單位、借閱內(nèi)容、歸還日期等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料,應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、借閱日期、歸還日期、復(fù)制內(nèi)容、用途、復(fù)制份數(shù)等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案查閱人次、借閱人次、復(fù)制份數(shù)、利用效果等。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、高效利用，為商協(xié)會(huì)工作和會(huì)員提供便捷的檔案信息服務(wù)。3.確保檔案信息的安全存儲(chǔ)和傳輸，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)：將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。2.檔案檢索與查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便利用者快速查找所需檔案信息。3.檔案借閱與審批：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高檔案借閱工作的效率和規(guī)范性。4.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：對(duì)檔案利用情況、檔案數(shù)量、檔案保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.檔案安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等功能，確保檔案信息的安全。（三）檔案數(shù)字化工作1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化工作的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和要求。2.按照檔案整理的要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等預(yù)處理，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.采用專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備和軟件，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。4.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案的圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。5.將數(shù)字化檔案按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，建立相應(yīng)的索引和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。（四）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確安全責(zé)任，規(guī)范安全操作流程。2.設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)