PAGE工會(huì)與檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織工會(huì)與檔案管理工作，確保工會(huì)活動(dòng)資料及各類檔案的完整、準(zhǔn)確、安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各級(jí)工會(huì)組織以及涉及檔案管理的所有部門與人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及工會(huì)相關(guān)規(guī)定開展管理工作。2.集中統(tǒng)一原則：檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保管理的規(guī)范性與系統(tǒng)性。3.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，全面反映工會(huì)工作及公司/組織活動(dòng)情況。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查詢、借閱效率，滿足工作需求。二、工會(huì)檔案管理職責(zé)分工（一）工會(huì)委員會(huì)職責(zé)1.領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督工會(huì)檔案管理工作，將檔案管理納入工會(huì)整體工作計(jì)劃。2.審核檔案管理工作的重要制度、流程及工作計(jì)劃。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工會(huì)檔案管理制度、流程及標(biāo)準(zhǔn)。2.組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等具體工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，提高相關(guān)人員的檔案管理水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工會(huì)活動(dòng)資料及相關(guān)文件的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。3.遵守檔案管理規(guī)定，確保本部門檔案的安全與完整。（四）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確填報(bào)各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。4.協(xié)助開展檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)到期檔案提出鑒定意見。5.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的操作與維護(hù)，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。6.為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做好檔案查詢、借閱登記等工作。三、工會(huì)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工會(huì)組織建設(shè)文件，如工會(huì)成立、換屆、機(jī)構(gòu)設(shè)置等相關(guān)材料。2.會(huì)員代表大會(huì)文件，包括會(huì)議通知、議程、決議、報(bào)告等。3.工會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告及重要工作部署文件。4.工會(huì)各類活動(dòng)資料，如文體活動(dòng)、勞動(dòng)競(jìng)賽、職工福利等活動(dòng)的策劃方案、通知、照片、視頻、獲獎(jiǎng)名單等。5.職工權(quán)益維護(hù)相關(guān)材料，如勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解記錄、職工訴求處理文件等。6.工會(huì)財(cái)務(wù)文件，包括預(yù)算、決算、經(jīng)費(fèi)收支憑證等。7.上級(jí)工會(huì)及公司/組織下發(fā)的與工會(huì)工作相關(guān)的文件、通知等。8.其他具有保存價(jià)值的工會(huì)工作資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工會(huì)活動(dòng)資料的收集工作，確保資料及時(shí)、完整。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件，如有特殊情況需復(fù)制，應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人，并加蓋部門公章。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照工會(huì)工作職能、文件性質(zhì)等進(jìn)行分類，可分為組織建設(shè)類、會(huì)議文件類、工作計(jì)劃類、活動(dòng)資料類、權(quán)益維護(hù)類、財(cái)務(wù)文件類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制分類號(hào)，再按照順序?yàn)槊糠輽n案編制檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。3.排列：同一類檔案按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。4.編目：編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄。四、工會(huì)檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度的工會(huì)活動(dòng)資料及相關(guān)文件整理歸檔，并移交檔案管理部門。2.對(duì)于重要活動(dòng)或臨時(shí)性工作形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或工作完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。2.對(duì)符合要求的檔案進(jìn)行接收登記，填寫《檔案移交登記表》，雙方簽字確認(rèn)。3.將歸檔檔案按照分類編號(hào)順序上架存放。（三）保管期限1.工會(huì)檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括工會(huì)組織建設(shè)的重要文件、會(huì)員代表大會(huì)的重要決議、涉及職工重大權(quán)益的文件等。3.定期保管的檔案期限為3年、5年、10年等，具體根據(jù)檔案的重要性和實(shí)際利用價(jià)值確定。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、工會(huì)檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用方式1.檔案查詢：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案查詢服務(wù)，協(xié)助查找相關(guān)檔案資料。2.檔案借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案復(fù)制：根據(jù)利用者的要求，可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人，并加蓋檔案管理部門公章。（二）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標(biāo)記等。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，利用者不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出檔案庫(kù)房。3.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。（三）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出狀況，保管數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)定期上報(bào)工會(huì)委員會(huì)，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)之一。六、工會(huì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等方面綜合分析判斷其價(jià)值。3.確保鑒定工作的客觀性、準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由工會(huì)委員會(huì)成員、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。(三)鑒定方法1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行初步篩選。2.對(duì)篩選出的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，分析其內(nèi)容的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，綜合考慮各方面因素，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)工會(huì)委員會(huì)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)