PAGE總監(jiān)辦檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強總監(jiān)辦檔案管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，規(guī)范檔案借閱行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于總監(jiān)辦全體員工及因工作需要借閱總監(jiān)辦檔案的外部人員。（三）基本原則1.檔案借閱必須嚴格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準，任何人不得擅自借閱檔案。2.檔案借閱應遵循“確保安全、服務工作、限時歸還”的原則，確保檔案在借閱過程中不丟失、不損壞、不泄密。3.檔案管理人員應嚴格按照本制度要求，做好檔案借閱的登記、保管和催還等工作。二、檔案借閱申請與審批（一）內(nèi)部人員借閱1.總監(jiān)辦員工因工作需要借閱檔案，應填寫《總監(jiān)辦檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預計歸還日期等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理人員審核。檔案管理人員應根據(jù)工作需要和檔案管理規(guī)定，對借閱申請進行審核，決定是否批準借閱。3.對于重要檔案或涉及機密的檔案，檔案管理人員應報總監(jiān)審批。經(jīng)總監(jiān)批準后，方可辦理借閱手續(xù)。（二）外部人員借閱1.因工作需要，外部單位或個人需借閱總監(jiān)辦檔案時，應提前向總監(jiān)辦提交書面申請，說明借閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍、使用期限等情況，并加蓋單位公章。2.申請經(jīng)總監(jiān)辦審核同意后，報總監(jiān)審批。總監(jiān)審批通過后，外部借閱人員應與總監(jiān)辦簽訂《檔案借閱保密協(xié)議》，明確雙方的權利和義務，確保檔案安全。3.外部借閱人員持總監(jiān)簽字批準的申請和保密協(xié)議，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。三、檔案借閱登記與保管（一）借閱登記1.檔案管理人員應對每一次檔案借閱進行詳細登記，記錄借閱日期、借閱人姓名、所在部門或單位、借閱檔案名稱及數(shù)量、預計歸還日期、實際歸還日期等信息。2.借閱登記應使用專門的《總監(jiān)辦檔案借閱登記簿》，確保登記信息準確、完整、清晰。（二）檔案保管1.借閱人應妥善保管所借閱的檔案，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或復印檔案內(nèi)容。2.借閱人不得將檔案帶出公司指定的借閱場所，確因工作需要帶出的，須經(jīng)總監(jiān)批準，并辦理相關手續(xù)。檔案帶出期間，借閱人應確保檔案安全，按時歸還。3.檔案管理人員應定期對借閱檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告，并采取相應措施進行處理。四、檔案借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期使用，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限不得超過[X]個工作日。2.重要檔案或涉及機密的檔案，借閱期限由總監(jiān)根據(jù)實際情況確定，原則上不得超過[X]個工作日。確因工作需要延長借閱期限的，須經(jīng)總監(jiān)批準。（二）歸還1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的檔案。如因特殊原因不能按時歸還，應提前向檔案管理人員說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的數(shù)量、完整性和質(zhì)量，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向借閱人提出，并要求其說明原因。3.檔案管理人員確認檔案完好無損后，在《總監(jiān)辦檔案借閱登記簿》上記錄實際歸還日期，并由借閱人簽字確認。五、檔案借閱的保密規(guī)定（一）保密責任1.借閱人在借閱檔案期間，應嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和公司的保密制度，對所借閱檔案的內(nèi)容予以保密，不得泄露給任何無關人員。2.檔案管理人員應對檔案借閱過程中的保密工作負責，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱人員，防止檔案信息泄露。（二）保密措施1.借閱人不得在非保密場所談論、查閱檔案內(nèi)容，不得將檔案信息存儲在未經(jīng)公司批準的存儲設備上。2.如因工作需要對檔案進行復印、摘錄或拍照等操作，應經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點進行，復印件、摘錄件或照片等應妥善保管，不得隨意傳播。3.借閱人在使用完檔案后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并不得留存檔案復印件或其他形式的副本。六、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.總監(jiān)辦應建立檔案借閱監(jiān)督機制，定期對檔案借閱情況進行檢查，確保檔案借閱制度的嚴格執(zhí)行。2.檔案管理人員應定期向總監(jiān)匯報檔案借閱情況，包括借閱數(shù)量、借閱期限、歸還情況等，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定借閱檔案的行為，檔案管理人員應及時制止，并要求借閱人限期改正。2.如借閱人因違反本制度規(guī)定導致檔案丟失、損壞、泄密等情況，應依法依規(guī)追究其責任，并視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分或經(jīng)濟處罰。3.檔案管理人員如因工作失職，導致檔案借閱管理出現(xiàn)問題，應視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分或經(jīng)濟處罰。七、附則（一）解釋