PAGE學(xué)校浴室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校浴室檔案管理，確保浴室相關(guān)信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高浴室管理水平和服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校浴室的所有檔案管理工作，包括但不限于設(shè)備設(shè)施檔案、運(yùn)行記錄檔案、人員管理檔案、衛(wèi)生安全檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校浴室檔案由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映浴室的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，不得弄虛作假。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄露，確保檔案信息的保密性。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校浴室檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管學(xué)校浴室的各類檔案，建立檔案目錄和索引。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保檔案的規(guī)范化管理。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，及時更新檔案信息。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱和歸還工作，做好登記和記錄。6.按照有關(guān)規(guī)定，做好檔案的銷毀工作。（二）浴室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本崗位相關(guān)檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管個人手中的檔案資料，不得擅自銷毀或丟失。3.在工作中積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的檔案信息和支持。三、檔案分類與編號（一）設(shè)備設(shè)施檔案1.分類洗浴設(shè)備檔案：包括淋浴噴頭、水龍頭、熱水器等設(shè)備的型號、規(guī)格、購買日期、維修記錄等。通風(fēng)設(shè)備檔案：如排風(fēng)扇、通風(fēng)管道等的相關(guān)信息。熱水供應(yīng)設(shè)備檔案：熱水鍋爐、水泵等設(shè)備的詳細(xì)資料。其他設(shè)施檔案：如浴室隔斷、儲物柜等的檔案。2.編號按照設(shè)備設(shè)施的類別和順序進(jìn)行編號，例如：SY01001表示洗浴設(shè)備中的第一個淋浴噴頭檔案。（二）運(yùn)行記錄檔案1.分類每日運(yùn)行記錄：記錄每天浴室的開放時間、使用人數(shù)、水溫、水質(zhì)等情況。維修記錄：包括設(shè)備設(shè)施的維修時間、維修內(nèi)容、維修人員等信息。水質(zhì)檢測記錄：定期對浴室用水的水質(zhì)進(jìn)行檢測的記錄。2.編號以年份和記錄類型為基礎(chǔ)編號，如2023YJ001表示2023年的第一次水質(zhì)檢測記錄。（三）人員管理檔案1.分類工作人員檔案：包括員工的基本信息、崗位職責(zé)、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。臨時工作人員檔案：如臨時保潔人員、維修臨時工等的相關(guān)資料。2.編號按照人員類別和入職順序編號，例如：RY01001表示第一位正式工作人員檔案。（四）衛(wèi)生安全檔案1.分類衛(wèi)生檢查記錄：定期對浴室衛(wèi)生狀況進(jìn)行檢查的記錄。安全檢查記錄：包括消防安全、電氣安全等檢查情況。應(yīng)急預(yù)案檔案：如火災(zāi)、突發(fā)漏水等應(yīng)急預(yù)案。2.編號以衛(wèi)生安全相關(guān)類別和時間順序編號，如WS2023001表示2023年的第一次衛(wèi)生檢查記錄。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門和崗位應(yīng)及時將產(chǎn)生的檔案資料移交至檔案管理部門，不得積壓或拖延。2.檔案資料應(yīng)齊全、完整，簽字、蓋章等手續(xù)完備。3.對于重要的文件和資料，應(yīng)收集原件或復(fù)印件，并確保其真實(shí)性和可靠性。（二）整理方法1.檔案管理部門收到檔案資料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，并在檔案首頁填寫檔案編號、名稱、日期等基本信息。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，確保檔案的整潔。4.按照檔案的形成時間或重要程度進(jìn)行排序，以便于查找和管理。五、檔案保管（一）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或移動存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜，確保檔案的安全。（二）保管期限1.設(shè)備設(shè)施檔案：長期保管，直至設(shè)備設(shè)施報(bào)廢或更新。2.運(yùn)行記錄檔案：至少保存五年，以備查閱和統(tǒng)計(jì)分析。3.人員管理檔案：員工離職后保存三年。4.衛(wèi)生安全檔案：根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求確定保管期限，一般不少于三年。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，向上級主管部門匯報(bào)。六、檔案借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱和數(shù)量等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過兩周。如需延期，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失檔案。（二）查閱規(guī)定1.校內(nèi)人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門查閱。查閱時應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上圈劃、批注或污損檔案。3.查閱結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時將檔案歸還原位，并做好查閱記錄。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)制定嚴(yán)格的保密制度，明確保密責(zé)任和保密范圍。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對涉及學(xué)校浴室敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施。（二）保密教育1.定期對檔案管理人員和相關(guān)工作人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識。2.保密教育內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、保密制度、保密技能等。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且已無保存價值的。2.檔案內(nèi)容涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或個人隱私，且已解密或不再需要保密的。3.檔案因損壞、變質(zhì)等原因無法繼續(xù)保存的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.申請表經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀