PAGE四川人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)四川地區(qū)人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高人事管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的發(fā)展提供有力的人才支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于四川地區(qū)內(nèi)本公司/組織全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的真實(shí)情況，所有信息必須真實(shí)可靠，嚴(yán)禁虛假材料進(jìn)入檔案。2.完整性原則：全面收集員工在各個方面的相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容完整，能夠準(zhǔn)確反映員工的綜合素質(zhì)和工作經(jīng)歷。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，對人事檔案的內(nèi)容予以保密，非經(jīng)規(guī)定程序，不得擅自查閱、泄露檔案信息。4.動態(tài)管理原則：隨著員工工作經(jīng)歷的變化和公司/組織發(fā)展的需要，及時(shí)更新和完善人事檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、檔案內(nèi)容及分類（一）履歷材料包括員工個人基本信息登記表、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)經(jīng)歷等相關(guān)材料，全面記錄員工的成長軌跡。（二）自傳材料員工撰寫的反映個人成長、思想變化等方面的自傳性材料。（三）考核材料年度考核、績效考核、專項(xiàng)考核等形成的各類考核評價(jià)材料，是對員工工作表現(xiàn)的重要記錄。（四）學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、黨團(tuán)材料1.學(xué)歷學(xué)位證書及相關(guān)證明材料。2.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件等。3.入黨入團(tuán)申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報(bào)等黨團(tuán)材料。（五）獎勵材料獲得的各級各類獎勵證書、表彰決定等，體現(xiàn)員工的工作成績和貢獻(xiàn)。（六）處分材料受到黨紀(jì)、政紀(jì)處分或其他處罰的相關(guān)決定、通報(bào)等材料。（七）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資條等工資相關(guān)材料。2.職務(wù)任免文件、崗位變動通知等。3.出國（境）審批表、護(hù)照使用記錄等出國（境）相關(guān)材料。（八）其他可供組織參考的材料如員工的獲獎作品、科研成果、工作成果總結(jié)等具有一定參考價(jià)值的材料。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.員工本人提交：員工應(yīng)按照公司/組織要求，定期提交個人相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容及時(shí)更新。2.各部門提供：公司/組織內(nèi)各部門負(fù)責(zé)收集本部門員工的考核、獎勵、處分等相關(guān)材料，并及時(shí)移交檔案管理部門。3.外部獲?。和ㄟ^與教育部門、人社部門、人才市場等相關(guān)機(jī)構(gòu)聯(lián)系，獲取員工學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、職稱評審結(jié)果等外部材料。（二）收集要求1.明確材料收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保各類材料按時(shí)收集齊全。2.對收集到的材料進(jìn)行認(rèn)真審核，確保材料真實(shí)、完整、有效，不符合要求的材料應(yīng)及時(shí)退回補(bǔ)充或修正。（三）整理規(guī)范1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的材料進(jìn)行分類排序，同一類材料按照時(shí)間順序排列。2.每份材料應(yīng)編寫頁碼，確保材料順序清晰，便于查閱。3.制作檔案目錄，詳細(xì)列出檔案內(nèi)每份材料的名稱、日期、頁碼等信息，方便快速查找。四、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的人事檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案安全存放。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.對檔案進(jìn)行定期檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格記錄檔案借閱的時(shí)間、人員、事由等信息，確保檔案借閱過程可追溯。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱人事檔案的，需填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后方可查閱。2.涉及員工個人隱私或敏感信息的檔案查閱，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱要求1.查閱人員必須在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時(shí)應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。3.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，需填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱事由，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。2.借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工離職、調(diào)動、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)確保檔案內(nèi)容完整、真實(shí)，符合接收單位的要求。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門根據(jù)員工轉(zhuǎn)遞檔案的申請，開具《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并將檔案材料密封包裝，加蓋密封章。2.通過機(jī)要交通、專人送取或郵政特快專遞等方式將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章后及時(shí)返回。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.嚴(yán)格按照規(guī)定的轉(zhuǎn)遞方式進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞，確保檔案安全、準(zhǔn)確送達(dá)接收單位。2.對檔案轉(zhuǎn)遞過程進(jìn)行跟蹤記錄，如果出現(xiàn)檔案丟失、損壞等問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立公司/組織人事檔案信息系統(tǒng)，將人事檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化存儲，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢、統(tǒng)計(jì)分析和動態(tài)管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.隨著檔案內(nèi)容的更新和變化，及時(shí)在信息系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一致。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，確保檔案信息安全可靠。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立健全人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，是否存在虛假材料、缺漏材料等問題。3.檔案信息化管理情況，信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、安全，是否及時(shí)更新維護(hù)。（三）責(zé)任追究對違反人事檔案管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過等處分；對造成檔案損壞、