PAGE永久存檔檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，特制定本永久存檔檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的、具有保存價值的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.有效利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，積極為公司/組織的各項(xiàng)工作提供服務(wù)，提高檔案的利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的齊全、完整和安全。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、上架等管理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.開展檔案的鑒定工作，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案資料服務(wù)，編寫檔案參考資料，參與公司/組織的編史修志工作。7.加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。8.指導(dǎo)和監(jiān)督公司/組織各部門的檔案管理工作，對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整和安全。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案整理后移交檔案管理部門。3.積極配合檔案管理部門開展檔案的利用工作，為檔案利用者提供必要的協(xié)助。4.對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，不斷提高本部門檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，收集與業(yè)務(wù)活動相關(guān)的合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、技術(shù)文件、市場調(diào)研資料等。3.基本建設(shè)類檔案：涉及公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。4.會計(jì)檔案：包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財務(wù)報表、審計(jì)報告等。5.聲像檔案：記錄公司/組織重要活動、會議、工程建設(shè)等的照片、錄音、錄像等資料。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報表等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得有涂改、偽造等現(xiàn)象。3.對收集的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，分類存放，便于移交檔案管理部門。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）檔案整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、來源等因素，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、基本建設(shè)類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：對檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，方便檔案的查找和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)使用符合檔案保管要求的材料，不得使用金屬裝訂物。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，如照片應(yīng)沖洗或掃描后保存，錄音、錄像應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理后保存。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）檔案保管期限的劃分1.行政管理類檔案：公司/組織的重要文件、規(guī)章制度、會議記錄等應(yīng)永久保管。一般性文件、人事檔案、財務(wù)檔案等應(yīng)根據(jù)其重要程度和查考利用價值確定保管期限，一般為長期或短期。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)的合同協(xié)議、項(xiàng)目資料等應(yīng)永久保管。一般性業(yè)務(wù)資料根據(jù)其重要程度和查考利用價值確定保管期限，一般為長期或短期。3.基本建設(shè)類檔案：基本建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報告、設(shè)計(jì)文件、竣工驗(yàn)收資料等應(yīng)永久保管。施工過程中的一般性文件根據(jù)其重要程度和查考利用價值確定保管期限，一般為長期或短期。4.會計(jì)檔案：會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財務(wù)報表等應(yīng)按照國家有關(guān)會計(jì)檔案管理的規(guī)定確定保管期限，一般為長期。5.聲像檔案：記錄公司/組織重要活動、會議、工程建設(shè)等的照片、錄音、錄像等資料應(yīng)永久保管。一般性聲像資料根據(jù)其重要程度和查考利用價值確定保管期限，一般為長期或短期。6.電子檔案：具有永久保存價值的電子檔案應(yīng)永久保管。其他電子檔案根據(jù)其重要程度和查考利用價值確定保管期限，一般為長期或短期。（五）檔案保管期限的調(diào)整1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管期限進(jìn)行檢查和評估，根據(jù)檔案的實(shí)際情況和公司/組織的發(fā)展變化，對保管期限進(jìn)行調(diào)整。2.調(diào)整檔案保管期限應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定工作組織1.檔案管理部門應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門代表組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限，提出檔案銷毀意見。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值。2.對反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的檔案，應(yīng)重點(diǎn)鑒定其保存價值，一般應(yīng)永久保管。3.對在一定時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，可根據(jù)其重要程度確定為長期或短期保管。4.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）檔案銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。（四）檔案銷毀監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)加強(qiáng)對檔案銷毀工作的監(jiān)督，防止檔案流失和信息泄露。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案銷毀情況進(jìn)行檢查，確保檔案銷毀工作符合規(guī)定要求。六、檔案的利用（一）檔案利用范圍1.為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案資料查詢服務(wù)，包括行政管理、業(yè)務(wù)管理、基本建設(shè)等方面。2.為公司/組織的決策提供參考依據(jù)，通過查閱檔案資料，了解公司/組織的歷史和現(xiàn)狀，為決策提供支持。3.為公司/組織的對外交流與合作提供檔案資料，如提供給合作伙伴、上級主管部門、政府部門等。4.為公司/組織的編史修志工作提供檔案資料。（二）檔案利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，確保檔案利用者能夠及時、準(zhǔn)確地獲取所需檔案資料。2.借閱：對確需借出檔案的，檔案利用者應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱期間檔案利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和用途。（三）檔案利用審批1.檔案利用者應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用范圍、利用方式等信息。2.檔案利用申請表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.涉及重要檔案或機(jī)密檔案的利用，應(yīng)報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）檔案利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記內(nèi)容包括檔案利用者姓名、所在部門、利用目的、利用范圍、利用方式、利用時間、歸還時間等信息。3.檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確，便于對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。（五）檔案利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案利用的需求和效果，及時調(diào)整檔案管理工作。2.檔案利用者在利用檔案后，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋利用情況，提出意見和建議，以便檔案管理部門不斷改進(jìn)檔案管理工作。七、檔案的信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理防護(hù)措施，確保檔案信息的安全和保密。（二）檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的實(shí)際情況和檔案管理需求，選擇合適的檔案信息化管理系統(tǒng)。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編號、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，能夠滿足檔案管理工作的需要。3.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)與公司/組織的其他信息系統(tǒng)進(jìn)行有效對接，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和整合。（三）檔案數(shù)字化工作1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)字化處理應(yīng)按照國家有關(guān)檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.對數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性