PAGE房地產(chǎn)銷售檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房地產(chǎn)銷售管理，規(guī)范銷售檔案的建立、保存、使用和管理，確保銷售信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)公司及客戶的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有房地產(chǎn)項(xiàng)目的銷售檔案管理工作，包括銷售部、客服部、法務(wù)部等與銷售業(yè)務(wù)相關(guān)的部門及人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：銷售檔案應(yīng)如實(shí)反映房地產(chǎn)銷售業(yè)務(wù)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋銷售活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件、資料，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密、客戶隱私的信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案的建立、整理、歸檔等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，便于查詢和使用。二、銷售檔案的內(nèi)容（一）客戶檔案1.客戶基本信息姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等）。家庭住址、工作單位及職務(wù)。2.購(gòu)房需求購(gòu)房用途（自住、投資等）。戶型、面積、樓層、朝向等具體需求。預(yù)算及可接受的價(jià)格范圍。3.購(gòu)房決策過(guò)程首次接觸時(shí)間、渠道（如售樓處、網(wǎng)絡(luò)廣告、朋友介紹等）。來(lái)訪次數(shù)、帶看記錄，包括每次帶看的房源、時(shí)間、銷售人員等?？蛻魧?duì)不同房源的反饋意見(jiàn)及決策因素。4.交易信息認(rèn)購(gòu)協(xié)議、購(gòu)房合同及其補(bǔ)充協(xié)議。付款方式及付款記錄，包括定金、首付款、貸款金額及放款時(shí)間等。交房時(shí)間及交房相關(guān)手續(xù)辦理情況。（二）房源檔案1.項(xiàng)目基本信息樓盤名稱、位置、占地面積、建筑面積、容積率、綠化率等。項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)方案，包括樓棟分布、戶型圖、效果圖等。2.房源詳細(xì)信息每套房源的房號(hào)、面積、戶型、朝向、樓層、裝修情況（毛坯或精裝）。房源價(jià)格及價(jià)格變動(dòng)記錄。房源銷售狀態(tài)（已售、在售、待售等）。3.銷售記錄每套房源的認(rèn)購(gòu)時(shí)間、認(rèn)購(gòu)人、成交價(jià)格、成交日期等。房源優(yōu)惠情況及相關(guān)審批文件。（三）銷售業(yè)務(wù)檔案1.銷售合同管理銷售合同的簽訂、審核、變更、解除等流程記錄。合同糾紛處理記錄，包括糾紛原因、處理過(guò)程及結(jié)果。2.銷售報(bào)表日銷售報(bào)表、周銷售報(bào)表、月銷售報(bào)表等，內(nèi)容包括銷售套數(shù)、面積、金額、客戶來(lái)源等。銷售數(shù)據(jù)分析報(bào)告，對(duì)銷售業(yè)績(jī)、市場(chǎng)趨勢(shì)、客戶需求等進(jìn)行分析。3.營(yíng)銷活動(dòng)檔案各類營(yíng)銷活動(dòng)方案、策劃書(shū)、宣傳資料等?；顒?dòng)執(zhí)行情況記錄，包括活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、參與人數(shù)、效果評(píng)估等?？蛻魧?duì)營(yíng)銷活動(dòng)的反饋意見(jiàn)。（四）其他相關(guān)檔案1.銷售人員檔案銷售人員個(gè)人基本信息、入職時(shí)間、崗位變動(dòng)情況等。銷售業(yè)績(jī)考核記錄，包括銷售額、銷售套數(shù)、客戶滿意度等指標(biāo)的完成情況。培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。2.市場(chǎng)調(diào)研檔案房地產(chǎn)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)調(diào)研資料，包括周邊樓盤價(jià)格、銷售情況、競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)等?？蛻粜枨笳{(diào)研分析報(bào)告，為產(chǎn)品定位和營(yíng)銷策略調(diào)整提供依據(jù)。3.法律文件檔案與房地產(chǎn)銷售相關(guān)的法律法規(guī)文件、政策解讀資料。法務(wù)審核意見(jiàn)、法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告等。三、銷售檔案的建立與收集（一）建立流程1.銷售人員在與客戶接觸過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)收集客戶相關(guān)信息，并錄入公司銷售管理系統(tǒng)。2.對(duì)于房源信息，由項(xiàng)目策劃部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人提供準(zhǔn)確資料，銷售部門進(jìn)行整理和更新。3.銷售業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的各類文件、報(bào)表等，由相關(guān)責(zé)任人按照規(guī)定格式和內(nèi)容要求進(jìn)行填寫(xiě)和編制。（二）收集要求1.及時(shí)性：各類檔案資料應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)收集，確保檔案信息的時(shí)效性。2.準(zhǔn)確性：收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，避免虛假信息和錯(cuò)誤記錄。3.完整性：按照檔案內(nèi)容要求，全面收集相關(guān)資料，不得遺漏重要信息。（三）檔案整理1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照客戶檔案、房源檔案、銷售業(yè)務(wù)檔案等類別分別存放。2.每類檔案內(nèi)部再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如客戶檔案可按購(gòu)房時(shí)間、區(qū)域等進(jìn)行排序。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)、裝訂，電子檔案進(jìn)行命名和分類存儲(chǔ)，便于查詢和管理。四、銷售檔案的保存與保管（一）保存方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案柜，按照檔案類別和編號(hào)順序存放，確保檔案存放整齊、有序。2.電子檔案：采用服務(wù)器存儲(chǔ)和備份，同時(shí)定期刻錄光盤進(jìn)行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.客戶檔案：自購(gòu)房合同履行完畢或客戶關(guān)系終止后保存[X]年。2.房源檔案：自項(xiàng)目銷售結(jié)束后保存[X]年，但涉及土地產(chǎn)權(quán)、房屋產(chǎn)權(quán)等重要資料應(yīng)長(zhǎng)期保存。3.銷售業(yè)務(wù)檔案：銷售報(bào)表、營(yíng)銷活動(dòng)檔案等保存[X]年，銷售合同等重要文件長(zhǎng)期保存。4.其他相關(guān)檔案：根據(jù)實(shí)際情況確定合理的保管期限，重要文件長(zhǎng)期保存。（三）保管責(zé)任1.明確檔案保管責(zé)任人，負(fù)責(zé)檔案的日常整理、存放和安全維護(hù)。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并記錄。3.如因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失等情況，追究保管責(zé)任人的責(zé)任。五、銷售檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱銷售檔案，需填寫(xiě)《銷售檔案查閱申請(qǐng)表》注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司商業(yè)機(jī)密、客戶隱私等敏感信息的檔案，查閱范圍僅限于相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)授權(quán)的人員。3.外部單位或個(gè)人因法律糾紛、審計(jì)等原因需要查閱銷售檔案，必須出具合法有效的證明文件，并經(jīng)公司法務(wù)部門審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人填寫(xiě)申請(qǐng)表，提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過(guò)后，申請(qǐng)人持申請(qǐng)表到檔案管理部門登記。3.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)檔案，并做好查閱記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等。4.查閱完畢后，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況，然后將檔案歸還至原存放位置。（三）使用規(guī)定1.查閱人員只能在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.如需復(fù)印、拍照檔案資料，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)妥善保管查閱的檔案資料，不得泄露檔案內(nèi)容，不得用于與查閱目的無(wú)關(guān)的其他用途。六、銷售檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密、客戶隱私的銷售檔案信息，嚴(yán)格限制知悉范圍，與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議。2.在檔案管理過(guò)程中采取加密存儲(chǔ)、設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限等技術(shù)手段，防止信息泄露。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止因人員疏忽導(dǎo)致信息泄露。（二）安全管理1.防火防盜：檔案存放場(chǎng)所配備必要的消防器材，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。2.防潮防蟲(chóng)：采取防潮、防蟲(chóng)措施，如放置干燥劑、防蟲(chóng)藥品等，保護(hù)檔案不受損壞。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。七、銷售檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無(wú)法修復(fù)或補(bǔ)充。3.經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，認(rèn)為某些檔案已不再具有重要意義。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《銷售檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)部門審查、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)人