PAGE縣委機(jī)關(guān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣委機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在縣委工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合縣委機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣委機(jī)關(guān)各部門(mén)及所屬單位在工作中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則?？h委機(jī)關(guān)檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映縣委機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，保持檔案的原始性和完整性。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全與完整。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)縣委機(jī)關(guān)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)縣委機(jī)關(guān)檔案的統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定縣委機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)縣委機(jī)關(guān)各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷(xiāo)毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料，為縣委工作提供決策依據(jù)。5.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高縣委機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)對(duì)縣委機(jī)關(guān)所屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。（二）各部門(mén)檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案查閱、利用等工作，提供相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍縣委機(jī)關(guān)各部門(mén)應(yīng)將在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于以下幾類(lèi)：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與縣委工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.縣委制發(fā)的各類(lèi)文件、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。3.縣委召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.縣委領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示、調(diào)研材料等。5.縣委機(jī)關(guān)各部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6.涉及縣委重要工作的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等文件。7.縣委組織的各類(lèi)活動(dòng)形成的文件、照片、音像等資料。8.縣委與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等文件。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止因意外情況導(dǎo)致文件丟失。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類(lèi)。按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)工作類(lèi)等類(lèi)別，并在各大類(lèi)下進(jìn)一步細(xì)分小類(lèi)。2.編號(hào)。對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于檔案的管理和查找。3.編目。編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門(mén)歸檔。對(duì)于一些重大活動(dòng)或緊急文件材料，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。3.將檔案移交清單與檔案一并提交給檔案管理部門(mén)，雙方進(jìn)行核對(duì)、簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行復(fù)查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映縣委主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)縣委工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映縣委一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)縣委工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)縣委工作有查考利用價(jià)值但又不宜長(zhǎng)期保存的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至15年。（四）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.縣委機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位人員查閱縣委機(jī)關(guān)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)縣委辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)縣委領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國(guó)家機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱和復(fù)制。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、查閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員持申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱期限內(nèi)歸還檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用方式檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為縣委機(jī)關(guān)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要，可采用以下方式提供檔案利用：1.查閱檔案原件。2.提供檔案復(fù)印件或摘錄件。3.開(kāi)展檔案咨詢(xún)服務(wù)，為縣委工作提供決策參考。4.舉辦檔案展覽，展示縣委工作成果和歷史變遷。六、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定銷(xiāo)毀（一）統(tǒng)計(jì)檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期向上級(jí)檔案管理部門(mén)和縣委領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）鑒定檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)在縣委辦公室負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案管理部門(mén)會(huì)同有關(guān)部門(mén)組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容和利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。（三）銷(xiāo)毀1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)縣委辦公室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)縣委領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并實(shí)行監(jiān)銷(xiāo)制度。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷(xiāo)毀工作的安全、徹底。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立縣委機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為縣委工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對(duì)縣委機(jī)關(guān)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。開(kāi)發(fā)或選用適合縣委機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.信息安全保障。建立健全檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作的組織實(shí)施和技術(shù)維護(hù)。2.電