PAGE用戶文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司用戶文書檔案的管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及用戶文書檔案管理的部門和人員。（三）定義1.用戶文書檔案：指公司在與用戶交往過程中形成的，具有保存價值的各種文件、資料、記錄等。2.檔案管理部門：負責公司用戶文書檔案的集中管理和維護。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司用戶文書檔案由檔案管理部門統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司與用戶交往的實際情況。3.安全保密原則：嚴格保護檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.用戶基本信息資料，包括姓名、聯(lián)系方式、地址等。2.業(yè)務往來文件，如合同、協(xié)議、訂單、報價單等。3.溝通記錄，包括郵件、電話記錄、會議紀要等。4.用戶反饋意見和投訴處理記錄。5.其他與用戶相關的重要文件和資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責用戶文書檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行保存，并定期備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、來源、時間等因素進行分類，如合同類、溝通記錄類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，以便于查詢和管理。3.編目：制作檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應進行整齊裝訂，確保檔案的牢固和美觀。三、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：對于具有重要歷史價值、法律意義或長期使用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的定期保管期限，一般為3年、5年、10年等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應存放在專門的檔案庫房，保持庫房的干燥、通風、防蟲、防火等條件。2.電子檔案：應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）庫房管理1.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。2.庫房內(nèi)應配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設備，并定期進行檢查和維護。3.檔案應按照類別、保管期限等進行有序排列，便于查找和管理。四、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱用戶文書檔案。2.法律事務需要查閱相關檔案作為證據(jù)。3.經(jīng)公司領導批準，外部單位或個人因合法事由查閱檔案。（二）利用流程1.申請：利用部門或個人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息。2.審批：申請表經(jīng)部門負責人簽字后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司領導批準。3.查閱：經(jīng)審批通過后，利用部門或個人在檔案管理部門指定的地點查閱檔案。查閱過程中，應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、復印、拍照或帶出檔案。4.歸還：查閱完畢后，利用部門或個人應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱管理1.借閱期限：一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱登記：檔案管理部門應對借閱情況進行詳細登記，包括借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱責任：借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如因保管不善導致檔案損壞或丟失，借閱人應承擔相應的賠償責任。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定：檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.價值鑒定：根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行價值鑒定，確定是否具有保存意義。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家等組成。鑒定小組負責對檔案進行全面、客觀的鑒定。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容：對檔案的真實性、完整性、準確性等進行審查，判斷檔案是否具有保存價值。2.參考利用情況：根據(jù)檔案的利用頻率、利用效果等因素，評估檔案的現(xiàn)實利用價值。3.結(jié)合保管期限：根據(jù)檔案的原始保管期限，結(jié)合實際情況，確定是否需要調(diào)整保管期限。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應編制銷毀清單，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批：銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組審核后，提交公司領導批準。3.銷毀實施：由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，確保檔案徹底銷毀。4.監(jiān)銷：銷毀過程應有專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在銷毀清單上簽字確認。六、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善用戶文書檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作。3.定期對檔案管理工作進行檢查和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。4.開展檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架等。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和保密。3.及時為利用部門或個人提供檔案查閱和借閱服務，做好利用登記和歸還工作。4.協(xié)助檔案鑒定小組開展檔案鑒定工作，負責銷毀檔案的具體實施。5.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的完整性和準確性。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對用戶文書檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司制度要求。2.檔案管理部門應定期對自身工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況向公司領導報告。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，對各部門和檔案管理人員的檔案管理工作進行考核評價。2.考核內(nèi)容包括檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、保管的安全性、利用的有效性等方面。