PAGE二級企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)二級企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所屬二級企業(yè)及各部門、分支機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對二級企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用，提高檔案的服務(wù)效能。（四）管理職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督二級企業(yè)執(zhí)行。對二級企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。集中管理二級企業(yè)重要檔案，組織檔案的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。2.二級企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案管理工作的組織實(shí)施，貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度。負(fù)責(zé)收集、整理、保管本企業(yè)各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立健全本企業(yè)檔案管理工作流程和崗位職責(zé)，開展檔案的日常管理和利用服務(wù)。定期向公司檔案管理部門報(bào)送檔案管理工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.各部門及分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本部門及分支機(jī)構(gòu)形成檔案的收集、整理、移交工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。配合檔案管理機(jī)構(gòu)做好檔案的查閱、利用等工作，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。二、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.二級企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、管理、科研、基建等各項(xiàng)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物等載體形式均應(yīng)納入檔案管理范圍。2.文件材料的形成應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，確保文件材料的真實(shí)性、完整性和有效性。（二）收集范圍1.行政管理類檔案企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。企業(yè)內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。行政會議文件、記錄、紀(jì)要等。人事任免、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等文件。企業(yè)對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。企業(yè)資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)文件等。2.經(jīng)營管理類檔案市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、銷售合同、客戶資料等。財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。物資采購計(jì)劃、采購合同、物資驗(yàn)收單等。生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護(hù)等文件。企業(yè)年度經(jīng)營總結(jié)、分析報(bào)告等。3.科研技術(shù)類檔案科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書等?？蒲许?xiàng)目研究過程中的實(shí)驗(yàn)記錄、測試報(bào)告、數(shù)據(jù)圖表等?？蒲谐晒b定文件、專利證書、軟件著作權(quán)登記證書等。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程等文件。技術(shù)改造、技術(shù)創(chuàng)新項(xiàng)目文件。4.基本建設(shè)類檔案工程項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告等。工程設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。工程招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同文件等。工程施工過程中的施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更記錄等。工程竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖等。5.黨群工作類檔案黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等文件。工會工作文件，包括工會組織建設(shè)、職工權(quán)益保障、勞動競賽等文件。共青團(tuán)工作文件，包括團(tuán)組織建設(shè)、青年活動等文件。6.聲像檔案企業(yè)重大活動、會議、慶典等的照片、錄音、錄像資料。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、科研技術(shù)、基本建設(shè)等活動的照片、錄音、錄像資料。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和重要客戶來訪的照片、錄音、錄像資料。7.實(shí)物檔案企業(yè)獲得的各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、錦旗等。企業(yè)具有代表性的產(chǎn)品樣本、模型等。企業(yè)與外部單位交換的禮品、紀(jì)念品等。（三）收集要求1.各部門及分支機(jī)構(gòu)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成后及時(shí)收集，不得積壓、散失。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損毀。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.聲像檔案應(yīng)標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，實(shí)物檔案應(yīng)詳細(xì)記錄其來源、獲得時(shí)間等情況。三、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息檢索。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、經(jīng)營管理類、科研技術(shù)類、基本建設(shè)類、黨群工作類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級、三級類目。編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用年度類別順序號的方式，如2023XM001，表示2023年行政管理類第1份檔案。文件裝訂：去除文件上的金屬物，對破損文件進(jìn)行修復(fù)，按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。編目：編制檔案目錄，包括檔號、文號、題名（標(biāo)題）、責(zé)任者（發(fā)文單位或個(gè)人）、日期、頁數(shù)、保管期限等項(xiàng)目，目錄應(yīng)打印或手寫清晰、準(zhǔn)確。2.電子檔案分類：與紙質(zhì)檔案分類相對應(yīng)，建立電子檔案分類體系。命名：電子文件命名應(yīng)遵循唯一性、規(guī)范性原則，一般采用文件主題+日期+版本號等方式命名，如“市場調(diào)研報(bào)告20230501V1”。存儲：按照分類體系將電子文件存儲在相應(yīng)的文件夾或數(shù)據(jù)庫中，定期進(jìn)行備份，確保電子文件的安全。元數(shù)據(jù)管理：對電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和標(biāo)注，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、責(zé)任者、日期、格式、大小等信息，以便于電子文件的檢索和利用。3.聲像檔案分類：按照內(nèi)容主題、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。編目：編制聲像檔案目錄，注明題名、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容簡介、載體形式、保管期限等信息。存儲：將聲像檔案存儲在磁性載體或光盤等存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行標(biāo)識和編號，同時(shí)建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。4.實(shí)物檔案分類：根據(jù)實(shí)物的性質(zhì)、來源等進(jìn)行分類，如獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)牌類、產(chǎn)品樣本類等。編目：編制實(shí)物檔案目錄，記錄實(shí)物名稱、來源、獲得時(shí)間、保管期限等信息。保管：對實(shí)物檔案進(jìn)行妥善保管，選擇合適的存放地點(diǎn)和方式，確保實(shí)物的安全和完整。（三）整理流程1.收集的檔案由各部門及分支機(jī)構(gòu)檔案管理人員進(jìn)行初步整理，按照分類要求進(jìn)行分類、編號、編目等工作。2.整理好的檔案定期移交至二級企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理機(jī)構(gòu)對移交的檔案進(jìn)行審核和復(fù)查，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.檔案管理機(jī)構(gòu)將審核后的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和完善，建立檔案全宗，形成完整的檔案體系。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由二級企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定依據(jù)1.國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。2.企業(yè)制定的檔案保管期限表。3.檔案的形成背景、內(nèi)容價(jià)值、利用需求等因素。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其保存價(jià)值，確定保管期限。2.綜合分析：結(jié)合檔案的形成領(lǐng)域、歷史階段、重要程度等因素，綜合判斷檔案的保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌，對企業(yè)發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等重要文件，企業(yè)年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告，重大科研成果等檔案。2.長期保管：對企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。如企業(yè)中期發(fā)展規(guī)劃、重要合同協(xié)議、一般性科研項(xiàng)目文件等檔案。3.短期保管：對企業(yè)在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性行政文件、臨時(shí)性業(yè)務(wù)文件等檔案。（五）鑒定與保管期限調(diào)整1.檔案鑒定小組每年定期對檔案進(jìn)行鑒定，對保管期限已到的檔案進(jìn)行復(fù)查，根據(jù)檔案的實(shí)際情況調(diào)整保管期限。2.隨著企業(yè)發(fā)展和檔案利用需求的變化，如發(fā)現(xiàn)某些檔案的保存價(jià)值發(fā)生改變，應(yīng)及時(shí)對其保管期限進(jìn)行重新鑒定和調(diào)整。五、檔案的保管（一）保管場所1.二級企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。2.對不同載體形式的檔案應(yīng)采用相應(yīng)的存放方式，如紙質(zhì)檔案應(yīng)直立存放，電子檔案應(yīng)存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備中，聲像檔案應(yīng)存放在防磁、防潮的存儲介質(zhì)中，實(shí)物檔案應(yīng)妥善陳列或存放。（三）檔案保管要求1.按照檔案的分類、編號順序排列檔案，便于查找和管理。2.對檔案進(jìn)行定期清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對超過保管期限的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀檔案應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的數(shù)量、年度新增檔案數(shù)量、檔案整理數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案查閱人次、查閱檔案數(shù)量、檔案利用效果等。3.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案庫房面積、檔案裝具數(shù)量、檔案存儲介質(zhì)數(shù)量等。4.檔案銷毀情況統(tǒng)計(jì)：包括銷毀檔案的數(shù)量、保管期限、銷毀時(shí)間等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收集、整理檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.利用檔案管理軟件對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.每月編制檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表，反映各類檔案的數(shù)量變化情況。2.每季度編制檔案利用情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，分析檔案利用效果。3.每年編制檔案保管情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，總結(jié)檔案保管工作情況。4.檔案銷毀后及時(shí)編制檔案銷毀情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，記錄銷毀檔案的相關(guān)信息。（四）統(tǒng)計(jì)分析1.定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，提出改進(jìn)檔案管理工作的措施和建議，為企業(yè)決策提供參考依據(jù)。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度，確保檔案利用的合法性、規(guī)范性。2.服務(wù)企業(yè)原則：檔案利用工作應(yīng)圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等需求，為企業(yè)發(fā)展提供有效服務(wù)。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案泄密。（二）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門及分支機(jī)構(gòu)因工作需要查閱檔案。2.企業(yè)員工因個(gè)人權(quán)益維護(hù)、職稱評定、學(xué)歷認(rèn)證等需要查閱檔案。3.企業(yè)外部單位因合作、審計(jì)、調(diào)查等需要查閱檔案，但需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.企業(yè)內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。2.企業(yè)員工因個(gè)人權(quán)益維護(hù)等特殊情況查閱檔案，需提供有效身份證明和相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)審核同意后查閱。3.企業(yè)外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信、查閱人員有效身份證明等材料，提前與檔案管理機(jī)構(gòu)聯(lián)系，說明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)二級企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定查閱檔案。查閱檔案時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)安排專人陪同，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（四）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。2.復(fù)制：對確需復(fù)制的檔案，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章，并注明復(fù)制日期、用途等信息。3.借閱：對因工作需要長期使用檔案的情況，可辦理檔案借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。（五）利用效果跟蹤1.檔案管理機(jī)構(gòu)對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤，了解檔案利用后對企業(yè)工作的促進(jìn)作用和實(shí)際效果。2.收集利用人員對檔案利用工作的