PAGE防疫檔案分類管理制度一、總則（一）目的為加強公司防疫檔案管理，確保防疫工作相關資料的完整性、準確性和安全性，便于防疫工作的有效開展、查詢和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在防疫期間所產(chǎn)生的各類文件、記錄、資料等檔案的分類管理。包括但不限于防疫工作方案、應急預案、人員健康信息、防疫物資管理記錄、場所消毒記錄、疫情防控會議紀要等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司防疫工作的實際情況。2.完整性原則：涵蓋防疫工作的各個方面，確保檔案資料齊全。3.準確性原則：信息準確無誤，避免錯誤或模糊的記錄。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和格式進行分類、整理和歸檔。5.保密性原則：對涉及公司敏感信息和個人隱私的防疫檔案嚴格保密。二、檔案分類（一）防疫工作方案類1.公司整體防疫工作方案，明確防疫目標、工作原則、組織架構、職責分工等。2.各部門防疫工作子方案，根據(jù)公司整體方案細化本部門的防疫措施和工作流程。3.專項防疫工作方案，如針對疫情應急處置、重點區(qū)域防控等制定的專門方案。（二）應急預案類1.綜合應急預案，包含疫情爆發(fā)時的總體應對策略、應急響應流程、資源調(diào)配等內(nèi)容。2.專項應急預案，如針對人員感染、物資短缺、場所封閉等不同情況的具體應急措施。3.現(xiàn)場處置方案，針對可能出現(xiàn)的突發(fā)疫情場景，如發(fā)現(xiàn)疑似病例時的現(xiàn)場處理步驟。（三）人員健康信息類1.員工每日健康打卡記錄，包括體溫、癥狀、行程等信息。2.員工核酸檢測報告，按檢測時間和人員順序整理。3.外來人員健康信息登記表，記錄來訪人員的基本信息、健康狀況、來訪目的等。4.重點人員（如確診病例密切接觸者、高風險地區(qū)返回人員等）健康監(jiān)測檔案，詳細記錄其健康動態(tài)。（四）防疫物資管理類1.防疫物資采購計劃及采購記錄，包括物資名稱、數(shù)量、供應商等信息。2.防疫物資出入庫臺賬，記錄物資的收發(fā)情況，包括日期、規(guī)格、數(shù)量、領用部門等。3.防疫物資庫存盤點記錄，定期對物資庫存進行盤點，確保賬實相符。4.防疫物資使用記錄，詳細記錄物資的使用時間、用途、使用人等。（五）場所消毒記錄類1.辦公區(qū)域消毒記錄，包括消毒日期、消毒人員、消毒方式、消毒范圍等。2.公共區(qū)域（如電梯、走廊、食堂等）消毒記錄，按照不同區(qū)域分別記錄。3.特殊場所（如隔離區(qū)、醫(yī)務室等）消毒記錄，強調(diào)消毒的嚴格性和專業(yè)性。（六）疫情防控會議紀要類1.防疫工作例會會議紀要，記錄會議時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容及決議事項。2.專項疫情防控會議紀要，針對特定防疫問題或工作安排召開會議的記錄。（七）其他類1.防疫宣傳資料，如海報、手冊、通知等，用于向員工和相關方宣傳防疫知識和政策。2.防疫工作相關的照片、視頻資料，記錄防疫工作中的重要場景和事件。3.與政府部門、社區(qū)等的溝通文件，包括報告、函件、回復等。三、檔案編號與標識（一）編號規(guī)則1.采用字母與數(shù)字相結合的方式進行編號。2.防疫工作方案類：以“F”開頭，后面依次為年份、月份、序號，如“F20230301”表示2023年3月的第1個防疫工作方案。3.應急預案類：以“Y”開頭，編號規(guī)則同防疫工作方案類，如“Y20230402”。4.人員健康信息類：以“R”開頭，年份、月份后加人員類別代碼（員工用“E”，外來人員用“W”等）和序號，如“R202305E001”表示2023年5月的第1個員工健康信息記錄。5.防疫物資管理類：以“M”開頭，編號規(guī)則同人員健康信息類，如“M202306W002”。6.場所消毒記錄類：以“D”開頭，編號規(guī)則同人員健康信息類，如“D202307E003”。7.疫情防控會議紀要類：以“C”開頭，編號規(guī)則同防疫工作方案類，如“C20230803”。8.其他類：以“O”開頭，再根據(jù)具體類別細分編號，如防疫宣傳資料用“O1”，照片視頻資料用“O2”等，編號方式類似前面幾類。（二）標識方法1.在檔案盒或文件夾上貼上編號標簽，注明檔案類別、編號、年度等信息。2.對于電子檔案，在文件名中體現(xiàn)編號和類別信息，如“F20230301_防疫工作方案.docx”。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.對防疫期間產(chǎn)生的各類文件、記錄等進行及時收集，確保無遺漏。2.按照檔案分類標準對收集到的資料進行分類，同類資料歸為一組。3.對每份資料進行核對，確保內(nèi)容完整、準確，去除無關的附件或重復的信息。4.對于紙張檔案，進行平整、裝訂，保持頁面整潔；對于電子檔案，進行格式統(tǒng)一和存儲路徑規(guī)范。（二）歸檔流程1.每月末，各部門將本月產(chǎn)生的防疫檔案進行初步整理，填寫檔案移交清單，注明檔案類別、數(shù)量、編號等信息，移交至公司防疫檔案管理部門。2.防疫檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，進行再次審核和整理，按照編號規(guī)則進行編號，并將檔案放入相應的檔案盒或文件夾中。3.建立電子檔案庫，將整理好的電子檔案按照分類和編號進行存儲，同時建立索引目錄，方便查詢。4.對于重要的防疫檔案，如防疫工作方案、應急預案等，應進行備份存儲，可采用紙質(zhì)備份和電子備份相結合的方式，確保檔案的安全性。五、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的防疫檔案保管室，確保保管室具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.保管室內(nèi)配備必要的檔案存放設備，如檔案柜、貨架等，并按照檔案類別進行分區(qū)存放。3.對于電子檔案，應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)異地存放。（二）保管期限1.防疫工作方案、應急預案等具有長期指導意義的檔案，保管期限為5年。2.人員健康信息、防疫物資管理記錄、場所消毒記錄等與日常防疫工作密切相關的檔案，保管期限為3年。3.疫情防控會議紀要、防疫宣傳資料等檔案，保管期限為2年。4.其他臨時性防疫檔案，根據(jù)實際情況確定保管期限，但最短不少于1年。（三）保管期間維護1.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、變質(zhì)等情況，如有問題及時處理。2.對電子檔案進行定期維護，檢查存儲設備的運行狀況，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.根據(jù)檔案保管期限，及時對到期檔案進行鑒定和處置，對于需要繼續(xù)保存的檔案，重新確定保管期限；對于無需保存的檔案，按照規(guī)定進行銷毀。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱防疫檔案的，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案類別和編號等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，到防疫檔案管理部門查閱。2.部門負責人查閱本部門相關防疫檔案，可直接到防疫檔案管理部門查閱，但需在查閱登記表上記錄查閱情況。3.公司高層管理人員因工作需要查閱防疫檔案的，可直接查閱，但需告知防疫檔案管理部門查閱內(nèi)容和用途。（二）借閱流程1.因特殊情況需要借閱防疫檔案的，借閱人需填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審核，公司分管領導批準后，方可借閱。2.防疫檔案管理部門對借閱申請表進行登記，記錄借閱人姓名、部門、檔案類別和編號、借閱時間、預計歸還時間等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改或損壞檔案。如需延期歸還，應提前向防疫檔案管理部門申請，經(jīng)批準后方可延期。4.借閱人歸還檔案時，防疫檔案管理部門應進行認真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）查閱與借閱記錄1.防疫檔案管理部門應建立查閱與借閱登記臺賬，詳細記錄每次查閱和借閱的情況，包括查閱或借閱時間、查閱或借閱人姓名、部門、檔案類別和編號、查閱或借閱目的、歸還時間等信息。2.查閱與借閱登記臺賬應定期進行整理和歸檔，作為防疫檔案管理工作的重要資料保存。七、檔案保密（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、員工個人隱私等敏感信息的防疫檔案，嚴格限制查閱和借閱范圍，未經(jīng)授權不得泄露。2.在檔案保管場所設置必要的保密設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，防止無關人員進入。3.對電子檔案采取加密存儲、訪問權限控制等技術手段，確保數(shù)據(jù)安全。4.參與防疫檔案管理工作的人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。（二）保密教育1.定期對公司員工進行防疫檔案保密教育，提高員工的保密意識，使其了解保密工作的重要性和相關規(guī)定。2.在新員工入職培訓中，增加防疫檔案保密方面的內(nèi)容，使新員工從入職開始就樹立保密意識。（三）違規(guī)處理1.對于違反防疫檔案保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、辭退等。2.如因違反保密規(guī)定給公司造成損失的，責任人應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，依法追究刑事責任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的防疫檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、借閱等功能，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)防疫檔案數(shù)據(jù)的實時更新和動態(tài)管理，確保檔案信息的及時性和準確性。（二）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊：用于將紙質(zhì)檔案和電子檔案信息錄入系統(tǒng)，包括檔案編號、類別、內(nèi)容、日期等。2.檔案檢索模塊：支持按照檔案編號、類別、關鍵詞、日期等多種方式進行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。3.檔案借閱模塊：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，記錄借閱全過程。4.檔案統(tǒng)計分析模塊：對防疫檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，如各類檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案使用頻率分析等，為防疫工作決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)管理模塊：包括用戶管理、權限設置、數(shù)據(jù)備份與恢復、系統(tǒng)日志查看等功能，保障系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。（三）數(shù)據(jù)安全與維護1.加強防疫檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，采用防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術手段，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.定期對系統(tǒng)進行維護和升級