PAGE企業(yè)文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高文件檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的文件檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保文件檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照文件檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：加強(qiáng)文件檔案的安全保密工作，防止文件檔案的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：建立健全文件檔案的檢索體系，提高文件檔案的利用效率，為公司各項工作提供服務(wù)。二、文件檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.負(fù)責(zé)對公司各部門文件檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.負(fù)責(zé)公司文件檔案信息化建設(shè)，建立健全文件檔案管理信息系統(tǒng)。5.負(fù)責(zé)公司文件檔案的鑒定、銷毀工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、歸檔和保管工作，并定期向綜合管理部門移交。2.負(fù)責(zé)本部門文件檔案的利用工作，按照規(guī)定提供文件檔案查閱、借閱服務(wù)。3.負(fù)責(zé)本部門文件檔案的安全保密工作，落實(shí)安全保密措施。4.配合綜合管理部門做好公司文件檔案管理的其他工作。三、文件管理（一）文件的分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報、報告、請示等。2.業(yè)務(wù)文件：包括公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等業(yè)務(wù)活動中形成的文件，如合同、協(xié)議、訂單、報表、技術(shù)文件等。3.會議文件：包括公司召開的各類會議形成的文件，如會議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.人事文件：包括公司員工的人事檔案、勞動合同、薪酬福利、培訓(xùn)考核等文件。5.財務(wù)文件：包括公司的財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)文件等。6.其他文件：包括公司收到的外部文件、宣傳資料、榮譽(yù)證書等。（二）文件的起草與審核1.文件起草部門應(yīng)根據(jù)工作需要，按照公司公文格式和要求起草文件。2.文件起草完成后，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.重要文件或涉及多個部門的文件，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門會簽后，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）文件的印發(fā)1.經(jīng)審批后的文件，由綜合管理部門統(tǒng)一編號、排版、印發(fā)。2.文件印發(fā)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的份數(shù)和范圍進(jìn)行發(fā)放，不得擅自擴(kuò)大發(fā)放范圍。3.文件印發(fā)后，綜合管理部門應(yīng)及時將文件原件及印發(fā)清單歸檔保存。（四）文件的傳閱與辦理1.文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的順序和范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍或積壓文件。2.文件傳閱過程中，傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，并注明傳閱日期。3.文件承辦部門或承辦人應(yīng)按照文件要求及時辦理，并將辦理結(jié)果反饋給綜合管理部門。4.文件辦理完畢后，承辦部門或承辦人應(yīng)將文件原件及辦理結(jié)果一并歸檔保存。（五）文件的歸檔1.文件承辦部門或承辦人應(yīng)在文件辦理完畢后及時將文件原件及相關(guān)資料移交綜合管理部門歸檔。2.綜合管理部門應(yīng)按照文件分類標(biāo)準(zhǔn)對歸檔文件進(jìn)行整理、編目、裝訂，確保文件的完整性和系統(tǒng)性。3.歸檔文件應(yīng)編制歸檔目錄，建立電子檔案，并按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存。（六）文件的借閱與查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱文件檔案的，應(yīng)填寫《文件檔案查閱借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.查閱或借閱文件檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱或借閱文件檔案的人員應(yīng)愛護(hù)文件檔案，不得在文件檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換文件。4.查閱或借閱文件檔案的人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還文件檔案，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（七）文件的保密與銷毀1.公司文件檔案涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息的，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，確保文件檔案的安全保密。2.文件檔案的銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，由綜合管理部門提出銷毀意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，指定專人負(fù)責(zé)銷毀。3.文件檔案銷毀時，應(yīng)填寫《文件檔案銷毀清單》，注明銷毀文件的名稱、文號、數(shù)量、銷毀日期等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.文件檔案銷毀清單應(yīng)歸檔保存，以備查考。四、檔案管理（一）檔案的分類1.文書檔案：包括公司在行政管理活動中形成的各類文件材料，如上級文件、公司文件、會議文件、人事文件、財務(wù)文件等。2.科技檔案：包括公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)等活動中形成的各類文件材料，如科研項目文件、產(chǎn)品設(shè)計文件、工藝文件、設(shè)備檔案等。3.會計檔案：包括公司在財務(wù)管理活動中形成的各類文件材料，如會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。4.業(yè)務(wù)檔案：包括公司在經(jīng)營管理活動中形成的各類文件材料，如市場營銷檔案、客戶檔案、合同檔案、訂單檔案等。5.聲像檔案：包括公司在各種活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料。6.電子檔案：包括公司在信息化建設(shè)過程中形成的各類電子文件，如辦公自動化系統(tǒng)文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，定期將本部門形成的文件材料收集齊全，并移交綜合管理部門。2.綜合管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件材料進(jìn)行整理、編目、裝訂，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.整理檔案時，應(yīng)按照文件材料的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，編制檔案目錄和索引，便于查找和利用。（三）檔案的歸檔與保管1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，存入專門的檔案庫房或檔案柜中，并按照檔案類別和保管期限進(jìn)行排列存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（四）檔案的鑒定與銷毀1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價值，對失去保存價值的檔案提出銷毀意見。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的鑒定小組進(jìn)行。3.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。5.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。6.檔案銷毀清單應(yīng)歸檔保存，以備查考。（五）檔案的利用與統(tǒng)計1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.查閱或借閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱或借閱檔案的人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案。4.查閱或借閱檔案的人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計臺賬，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。五、信息化管理（一）文件檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立健全文件檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的電子化管理和信息化共享。2.文件檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備文件起草、審核、印發(fā)、傳閱、辦理、歸檔、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，提高文件檔案管理工作的效率和質(zhì)量。3.文件檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和協(xié)同工作。（二）電子文件管理1.公司各部門應(yīng)按照文件檔案管理要求制作電子文件，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保電子文件的安全保存。3.電子文件的歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件的歸檔同步進(jìn)行，電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件具有同等效力。4.公司應(yīng)加強(qiáng)對電子文件的安全保密管理，采取加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施，防止電子文件的泄露、丟失和損壞。（三）檔案數(shù)字化1.公司應(yīng)按照檔案管理要求，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行存儲和管理。2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)遵循國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。3.檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和存儲介質(zhì)的管理，確保數(shù)字化檔案的長期保存。4.數(shù)字化檔案應(yīng)建立健全檢索體系，便于查找和利用。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門應(yīng)定期對公司各部門文件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件檔案管理制度的執(zhí)行情況、文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進(jìn)行。（二）考核評價1.公司應(yīng)建立文件檔案管理工作考核評價制度，對各部門文件檔案管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價內(nèi)容包括文件檔案管理制度的執(zhí)行情況、文件檔案管理工作的質(zhì)量和效率、文件檔案的利用效果等。3.考核評價結(jié)果應(yīng)作為