PAGE企業(yè)團檔案管理制度一、總則（一）目的為加強企業(yè)團檔案管理，確保團檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮團檔案在企業(yè)團建工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)各級團組織所形成的各類檔案，包括但不限于團組織工作計劃、總結(jié)、會議記錄、團員信息、活動資料、榮譽證書等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)團檔案由專門的檔案管理部門或人員進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：團檔案應(yīng)如實反映團組織的工作和活動情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.保密性原則：對涉及企業(yè)機密和團員個人隱私的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管和查閱利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善企業(yè)團檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理企業(yè)團檔案，對各類檔案進行收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作。3.建立團檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索，提高檔案利用效率。4.定期對團檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.負(fù)責(zé)向企業(yè)內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。6.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制，延長檔案壽命。7.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期將重要團檔案移交企業(yè)綜合檔案室或上級團組織檔案部門。（二）團組織負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本團組織形成的各類檔案的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.對本團組織檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保檔案能夠真實反映團組織的工作情況。3.指導(dǎo)和督促本團組織成員做好檔案材料的積累和保管工作，提高團員的檔案意識。（三）團員個人職責(zé)1.積極配合團組織做好檔案材料的收集和整理工作，及時將個人的相關(guān)材料提交給團組織。2.妥善保管好個人在團組織活動中形成的各類材料，不得擅自銷毀或丟失。3.如需查閱本人檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.團組織工作計劃、總結(jié)、報告、決議、通知等文件材料。2.團組織會議記錄、紀(jì)要、大事記等。3.團員名冊、團員登記表、入團申請書、志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等團員信息材料。4.團組織開展活動的方案、計劃、通知、總結(jié)、照片、視頻等資料。5.團員獲得的榮譽證書、獎狀、獎品等相關(guān)材料。6.團組織與其他單位或組織的往來文件、信函、協(xié)議等。7.其他與團組織工作相關(guān)的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各團組織應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.對于電子文件材料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行保存，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成時間、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般可分為綜合類、組織建設(shè)類、團員管理類、活動開展類、宣傳教育類、榮譽獎勵類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：將零散的檔案材料進行裝訂，確保材料的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持材料的原貌，不得隨意裁剪或損壞。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：對企業(yè)團發(fā)展具有重要歷史意義和長期利用價值的檔案，如企業(yè)團成立以來的重要文件、榮譽證書等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可根據(jù)實際情況確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，排列整齊，便于查找和管理。（三）檔案的清點與核對1.檔案管理部門應(yīng)定期對團檔案進行清點和核對，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量和內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.清查時應(yīng)填寫檔案清查登記表，對發(fā)現(xiàn)問題的檔案應(yīng)及時進行處理，并做好記錄。五、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.查閱：企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要查閱團檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱團檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（二）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。3.查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱、借閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理注銷手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案的查閱、借閱情況進行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱日期、查閱人或借閱人姓名、部門、查閱或借閱內(nèi)容、歸還日期等，以便于統(tǒng)計和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)團檔案管理制度為依據(jù)，對檔案的價值進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面審查、重點突出的原則，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、團組織負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對企業(yè)團檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用情況，對檔案進行逐卷審查，確定其是否仍有保存價值。2.對于已過保管期限且確無保存價值的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，報企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。（四）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀時應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定監(jiān)銷人員在場監(jiān)督，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立企業(yè)團檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為企業(yè)內(nèi)部各部門提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對企業(yè)團檔案進行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能開發(fā)：開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理的信息化流程。3.安全管理：建立健全檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施保障檔案信息安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運