PAGE工會資產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強工會資產(chǎn)檔案管理，確保工會資產(chǎn)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工會資產(chǎn)管理中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本工會實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本工會及所屬各部門、各基層工會在資產(chǎn)購置、使用、處置等過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。工會資產(chǎn)檔案管理工作在工會領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由各級工會組織分級負責實施。2.完整準確原則。確保資產(chǎn)檔案資料的全面性、真實性和準確性，如實反映資產(chǎn)的來源、價值、使用狀況及處置過程等信息。3.規(guī)范有序原則。按照規(guī)定的程序和方法對資產(chǎn)檔案進行收集、整理、歸檔、保管和利用，保證檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。4.安全保密原則。采取有效措施確保資產(chǎn)檔案的安全，防止檔案信息的泄露、損毀和丟失，對涉及國家機密、工會秘密的檔案嚴格保密。二、檔案管理職責（一）工會領(lǐng)導(dǎo)職責1.負責審批工會資產(chǎn)檔案管理制度和工作計劃，對檔案管理工作進行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中涉及的重大問題，保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費和設(shè)備等條件。（二）檔案管理部門職責1.負責制定和完善工會資產(chǎn)檔案管理的具體規(guī)章制度和操作流程，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理工會資產(chǎn)檔案，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督所屬各部門、各基層工會的資產(chǎn)檔案管理工作，定期開展檔案管理工作檢查和評估。4.負責檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（三）資產(chǎn)使用部門職責1.負責本部門資產(chǎn)檔案資料的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實、完整，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好資產(chǎn)檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.負責本部門資產(chǎn)檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案資料的丟失、損毀和泄露。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.資產(chǎn)購置檔案：包括資產(chǎn)購置申請、審批文件、采購合同、發(fā)票、驗收報告、資產(chǎn)入賬憑證等。2.資產(chǎn)使用檔案：包括資產(chǎn)領(lǐng)用單、使用記錄、維護保養(yǎng)記錄、盤點記錄等。3.資產(chǎn)處置檔案：包括資產(chǎn)處置申請、審批文件、評估報告、處置合同、處置收入憑證等。4.資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記檔案：包括產(chǎn)權(quán)登記申請表、產(chǎn)權(quán)登記證、相關(guān)證明文件等。5.其他與工會資產(chǎn)有關(guān)的文件、資料和記錄，如資產(chǎn)清查報告、審計報告、評估報告等。（二）收集要求1.各部門、各基層工會應(yīng)明確專人負責資產(chǎn)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整地收集。2.資產(chǎn)檔案資料應(yīng)按照形成時間順序進行收集，做到一事一檔，不得遺漏。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.分類：按照資產(chǎn)類別、檔案類型等進行分類，如固定資產(chǎn)可分為房屋建筑物、專用設(shè)備、一般設(shè)備等類別，檔案類型可分為購置檔案、使用檔案、處置檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：將每份檔案資料按照一定順序進行排列，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保檔案資料的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門、各基層工會應(yīng)在資產(chǎn)檔案資料整理完畢后，及時移交檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案資料進行認真核對，確保檔案資料的完整性和準確性后，辦理歸檔手續(xù)。3.歸檔的檔案資料應(yīng)按照分類編號順序排列上架，便于存放和查找。（二）保管期限1.工會資產(chǎn)檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管檔案：涉及工會資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)界定、重大資產(chǎn)處置、重要資產(chǎn)清查等具有長遠歷史價值和法律依據(jù)的檔案資料。3.定期保管檔案：其他資產(chǎn)檔案資料保管期限一般為[X]年，具體期限根據(jù)檔案的重要程度和實際情況確定。（三）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺賬，對檔案的入庫、保管、借閱、歸還等情況進行詳細記錄，定期進行核對和盤點，確保檔案賬實相符。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.工會內(nèi)部人員因工作需要查閱資產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并指定專人負責查閱現(xiàn)場的監(jiān)督和管理，確保查閱過程的規(guī)范和安全。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案資料帶出查閱場所，不得在檔案資料上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.工會外部單位或個人因特殊原因需要借閱資產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱單位或個人名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并經(jīng)工會領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)與借閱單位或個人簽訂《檔案借閱承諾書》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，要求借閱單位或個人妥善保管檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、泄露檔案信息。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案資料，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔相應(yīng)的賠償責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的資產(chǎn)檔案進行鑒定，成立由檔案管理人員、財務(wù)人員、審計人員等組成的檔案鑒定小組，負責檔案鑒定工作的組織和實施。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報工會領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，確保銷毀過程的合規(guī)和徹底。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)作為檔案資料長期保存。七、檔案管理的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標建立工會資產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理工作的效率和水平，為工會資產(chǎn)管理提供更加便捷、高效的信息支持。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)資產(chǎn)檔案資料的電子化錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、附件等，方便檔案的存儲和檢索。2.檔案查詢：提供多種查詢方式，如按檔案編號、題名、日期、保管期限等進行查詢，快速定位所需檔案資料。3.借閱管理：對檔案的借閱申請、審批、歸還等流程進行信息化管理，實時跟蹤檔案的借閱狀態(tài)。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為工會資產(chǎn)管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，確保檔案信息的安全保密，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案數(shù)據(jù)。（三）數(shù)據(jù)維護1.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。2.及時更新檔案管理信息系統(tǒng)