PAGE高校檔案館上墻制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校檔案館的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案館各項(xiàng)工作流程，提高服務(wù)質(zhì)量，保障學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作的順利開(kāi)展。（二）適用范圍本制度適用于高校檔案館全體工作人員以及校內(nèi)各部門(mén)、各學(xué)院涉及檔案管理與利用的相關(guān)人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校敏感信息以及個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)學(xué)校師生和社會(huì)利用為宗旨，積極提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)，提高檔案利用效率。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.學(xué)校黨群工作方面形成的檔案，包括黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委等組織的會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、重要文件等。2.行政工作檔案，涵蓋學(xué)校行政部門(mén)的各類(lèi)公文、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.教學(xué)檔案，如教學(xué)計(jì)劃、課程大綱、教案、試卷、學(xué)生成績(jī)等。4.科研檔案，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、研究報(bào)告、成果鑒定材料、學(xué)術(shù)論文等。5.基本建設(shè)檔案，涉及學(xué)校校園規(guī)劃、基建項(xiàng)目審批文件、工程圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.儀器設(shè)備檔案，包含儀器設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、維修記錄等。7.財(cái)會(huì)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。8.學(xué)生檔案，包括學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)登記表等。9.校友檔案，收集校友基本信息、在校期間資料、畢業(yè)后成就等相關(guān)材料。10.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門(mén)、各學(xué)院應(yīng)明確檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作。兼職管理人員應(yīng)熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，按時(shí)完成檔案收集任務(wù)。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)整理相關(guān)文件材料，按照檔案分類(lèi)要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，確保檔案資料的齊全完整。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案材料的實(shí)時(shí)性和完整性。4.涉及多個(gè)部門(mén)共同辦理的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)牽頭收集相關(guān)檔案資料，并及時(shí)移交檔案館。（三）收集時(shí)間1.每年[具體時(shí)間]，各部門(mén)、各學(xué)院應(yīng)將上一年度形成的檔案資料整理完畢，并移交至檔案館。2.對(duì)于臨時(shí)性或階段性工作形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)移交檔案館。3.學(xué)校重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)將檔案資料移交檔案館。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。（二）分類(lèi)方法1.采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類(lèi)法。即先按年度將檔案分為不同年份，再按校內(nèi)各部門(mén)、各學(xué)院等機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)，最后根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值確定保管期限（短期、中期、長(zhǎng)期）。2.對(duì)于教學(xué)檔案，可按照課程設(shè)置、教學(xué)環(huán)節(jié)等進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)；科研檔案可按項(xiàng)目類(lèi)別、研究階段等進(jìn)行分類(lèi)。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。2.編號(hào)由全宗號(hào)、年度號(hào)、機(jī)構(gòu)號(hào)、保管期限號(hào)、案卷順序號(hào)等組成。全宗號(hào)為學(xué)校檔案館統(tǒng)一編制的代碼；年度號(hào)采用公元紀(jì)年，如“2023”；機(jī)構(gòu)號(hào)為校內(nèi)各部門(mén)、各學(xué)院的代碼；保管期限號(hào)分別用“1”（短期）、“2”（中期）、“3”（長(zhǎng)期）表示；案卷順序號(hào)按各機(jī)構(gòu)內(nèi)檔案排列順序依次編寫(xiě)。3.例如，某學(xué)院2023年長(zhǎng)期保管的一份教學(xué)檔案，其編號(hào)為：全宗號(hào)2023學(xué)院代碼3001。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)去除金屬物，采用A4規(guī)格的紙張進(jìn)行折疊，幅面過(guò)大的文件應(yīng)折疊成A4大小。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件，裝訂線應(yīng)距左側(cè)20mm，上下兩端各留20mm。3.對(duì)于破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。四、檔案保管制度（一）庫(kù)房管理1.檔案館應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間。3.庫(kù)房應(yīng)配備消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案安全。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同類(lèi)型的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，避免混淆。3.對(duì)于珍貴檔案、電子檔案等特殊檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、異地備份等。（三）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、字跡清晰度、裝訂情況、庫(kù)房環(huán)境等。3.建立檔案清點(diǎn)與檢查記錄，詳細(xì)記錄清點(diǎn)時(shí)間、范圍、結(jié)果以及發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和處理情況。（四）檔案修復(fù)與保護(hù)1.對(duì)破損、褪色、霉變等有問(wèn)題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。修復(fù)檔案應(yīng)遵循“保持原貌、搶救為主、適度加工”的原則。2.采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，如對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行脫酸處理、對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份等，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。3.對(duì)檔案庫(kù)房的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行，為檔案保管提供良好的環(huán)境條件。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.本校師生因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案資料。2.外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，可查閱、借閱本校檔案資料，但應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定。3.涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校敏感信息以及個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、借閱。（二）利用手續(xù)1.本校師生查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)或?qū)W院負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理利用手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理利用手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)按照檔案館工作人員的指引進(jìn)行操作，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）利用方式1.查閱檔案一般應(yīng)在檔案館內(nèi)進(jìn)行，如需借出，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。借閱期限一般不超過(guò)[規(guī)定天數(shù)]，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.對(duì)于珍貴檔案、電子檔案等特殊檔案，一般不提供借出服務(wù)，如需利用，可采用復(fù)制、摘錄等方式。3.檔案館應(yīng)配備必要的查閱設(shè)備，如電腦、復(fù)印機(jī)等，為利用者提供便利。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、編號(hào)、查閱方式、借閱期限等信息。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、重點(diǎn)突出的原則，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家以及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析其歷史背景、形成過(guò)程、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行重新評(píng)估。3.征求相關(guān)部門(mén)和人員的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，檔案館應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀工作，并確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全、保密。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶贌⒎鬯榈龋_保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀工作完成后，應(yīng)制作檔案銷(xiāo)毀記錄，注明銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。七、電子檔案管理制度（一）電子檔案收集1.各部門(mén)、各學(xué)院應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)形成的電子文件收集齊全，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理、分類(lèi)和編號(hào)。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS等，確保在不同設(shè)備和軟件環(huán)境下能夠正常讀取。3.對(duì)于重要電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤(pán)刻錄、硬盤(pán)存儲(chǔ)等多種形式，并分別存儲(chǔ)于不同地點(diǎn)。（二）電子檔案整理與存儲(chǔ)1.電子檔案應(yīng)按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類(lèi)進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)遵循安全、可靠、便于管理和利用的原則，可采用服務(wù)器存儲(chǔ)、磁盤(pán)陣列存儲(chǔ)等方式。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。（三）電子檔案利用1.本校師生查閱、借閱電子檔案，應(yīng)通過(guò)檔案館提供的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作。利用者應(yīng)遵守系統(tǒng)使用規(guī)定，不得擅自修改、刪除電子檔案內(nèi)容。2.外單位查閱、借閱電子檔案，應(yīng)按照檔案利用制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案館工作人員提供在線查閱或復(fù)制服務(wù)。3.為保障電子檔案的安全利用，應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)措施，防止電子檔案信息泄露。（四）電子檔案安全管理1.建立電子檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)、管理系統(tǒng)等的安全防護(hù)。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，確保電子檔案數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，防止因人為失誤導(dǎo)致電子檔案信息安全事故。八、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案收進(jìn)、移出情況統(tǒng)計(jì)，包括檔案數(shù)量、種類(lèi)、來(lái)源、去向等。2.檔案整理情況統(tǒng)計(jì)，如分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作的完成情況。3.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)，如庫(kù)房溫濕度、檔案完好率等。4.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，包括利用者數(shù)量、利用目的、利用方式、利用檔案數(shù)量等。5.檔案鑒定與銷(xiāo)毀情況統(tǒng)計(jì)，如鑒定檔案數(shù)量、銷(xiāo)毀檔案數(shù)量等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，由檔案管理人員定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.定期開(kāi)展檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查，收集有關(guān)檔案工作的各類(lèi)數(shù)據(jù)，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的全面性和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表與分析1.每月、每季度、每年定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況。2.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案工作中的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，制定改進(jìn)措施，不斷提高檔案管理工作水平。九、檔案工作人員崗位職責(zé)（一）館長(zhǎng)崗位職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案館的管理工作，制定檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.組織檔案收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，確保檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)檔案工作人員的隊(duì)伍建設(shè)，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平。4.協(xié)調(diào)與學(xué)校各部門(mén)、各學(xué)院的關(guān)系，爭(zhēng)取各方支持，共同做好檔案工作。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房、設(shè)備設(shè)施的管理和維護(hù)，保障檔案安全。6.組織開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)。7.完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案工作任務(wù)。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的齊全完整和規(guī)范有序。2.按照檔案保管制度的要求，做好檔案的庫(kù)房管理、存放保管、清點(diǎn)檢查等工作，保障檔案安全。3.負(fù)責(zé)檔案利用服務(wù)工作，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，提供檔案咨詢服務(wù)，及時(shí)滿足利用者的需求。4.協(xié)助檔案