PAGE以案說法制度檔案局一、總則（一）目的為了加強以案說法制度檔案局的管理，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于以案說法制度檔案局（以下簡稱“檔案局”）對各類與以案說法相關(guān)檔案的管理，包括但不限于案例資料、法律文書、分析報告等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實可靠，如實反映以案說法工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集與以案說法相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。二、檔案收集（一）收集范圍1.典型案例資料：包括各類具有代表性的法律糾紛案例，涵蓋合同糾紛、侵權(quán)糾紛、勞動糾紛等不同類型。2.相關(guān)法律文書：如判決書、裁定書、調(diào)解書、仲裁決定書等。3.案件分析報告：由內(nèi)部法律專業(yè)人員或外聘專家撰寫的對案件的分析、總結(jié)報告。4.證據(jù)材料：案件審理過程中涉及的各類證據(jù)，如合同文本、票據(jù)、證人證言等。5.與以案說法相關(guān)的會議記錄、培訓(xùn)資料、研討成果等。（二）收集渠道1.內(nèi)部業(yè)務(wù)部門：各業(yè)務(wù)部門在處理法律事務(wù)過程中，及時將相關(guān)檔案資料移交檔案局。2.法務(wù)部門：法務(wù)人員負(fù)責(zé)收集、整理其參與處理案件的各類檔案。3.外部合作機構(gòu)：如律師事務(wù)所、仲裁機構(gòu)等提供的與案件相關(guān)的文件資料。（三）收集要求1.及時收集：各部門應(yīng)在案件處理完畢或相關(guān)活動結(jié)束后的規(guī)定時間內(nèi)，將檔案資料移交檔案局，確保檔案收集的及時性。2.齊全完整：移交的檔案資料應(yīng)齊全，包括案件的各個環(huán)節(jié)和相關(guān)的所有文件，不得遺漏重要信息。3.真實準(zhǔn)確：檔案資料應(yīng)真實反映案件實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)完備。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按案件類型分類：分為合同糾紛、侵權(quán)糾紛、勞動糾紛等不同類別。2.按時間順序分類：在每個案件類型下，再按照案件發(fā)生的時間先后進行排列。3.按保管期限分類：分為永久保管、定期保管（如30年、10年等）。（二）整理步驟1.裝訂：對紙張大小不一、破損或散裝的文件進行整理、修補和裝訂，確保文件整齊、牢固。2.編頁號：對每份檔案內(nèi)的文件按順序編寫頁號，便于查找和統(tǒng)計。3.編制目錄：根據(jù)檔案內(nèi)容，編制詳細(xì)的目錄，包括案件名稱、文件題名、日期、頁號等信息。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、起止件號等信息。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案局應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房：庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的設(shè)施設(shè)備：如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）保管要求1.上架存放：檔案應(yīng)按照分類和編號順序上架存放，便于查找和管理。2.定期檢查：定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.環(huán)境維護：保持庫房內(nèi)環(huán)境整潔、通風(fēng)良好，控制溫濕度在適宜范圍內(nèi)。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)：對電子檔案進行集中存儲和管理，確保電子檔案的安全與完整。2.備份管理：定期對電子檔案進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的介質(zhì)和地點，防止數(shù)據(jù)丟失。3.數(shù)據(jù)維護：及時更新電子檔案管理系統(tǒng)的軟件和硬件，確保系統(tǒng)的正常運行，對電子檔案的訪問、修改等操作進行記錄。五、檔案利用（一）利用范圍1.內(nèi)部培訓(xùn)：為公司/組織內(nèi)部員工提供以案說法相關(guān)的培訓(xùn)資料，提高員工的法律意識和風(fēng)險防范能力。2.業(yè)務(wù)參考：為業(yè)務(wù)部門在處理類似法律事務(wù)時提供參考案例和經(jīng)驗借鑒。3.合規(guī)審查：協(xié)助法務(wù)部門進行合規(guī)審查，確保公司/組織的經(jīng)營活動符合法律法規(guī)要求。（二）利用流程1.申請：內(nèi)部各部門或員工如需利用檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、所需檔案內(nèi)容等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報檔案局負(fù)責(zé)人審批。3.查閱：經(jīng)審批通過后，利用者在檔案局指定地點查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.歸還：利用完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案局，并辦理歸還手續(xù)。（三）特殊利用情況1.復(fù)制檔案：如因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案局負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。2.外借檔案：原則上檔案不外借，如因特殊情況確需外借，應(yīng)經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的外借手續(xù)，明確歸還時間和要求。外借期間，借用人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定：檔案局應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.全面審查：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形式等方面，綜合判斷其價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案局負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成，負(fù)責(zé)對檔案進行鑒定。（三）鑒定程序1.初步審查：檔案管理人員對擬鑒定的檔案進行初步整理和登記，提供檔案的基本情況。2.小組審議：鑒定小組根據(jù)檔案的實際情況，按照鑒定原則進行審議，確定檔案的存毀意見。3.審批備案：存毀意見經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，報上級主管部門備案。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.審批銷毀：銷毀清冊經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案局組織實施銷毀。3.監(jiān)銷：銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案局負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案局的管理工作：制定工作計劃和規(guī)章制度，組織實施檔案管理各項工作。2.協(xié)調(diào)與公司/組織內(nèi)部各部門的關(guān)系：確保檔案管理工作得到各部門的支持與配合。3.審核檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等工作：對重要事項進行決策和審批。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管等工作：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的質(zhì)量和安全。2.提供檔案利用服務(wù)：為利用者辦理檔案查閱、復(fù)制、外借等手續(xù)，解答相關(guān)問題。3.參與檔案鑒定工作：協(xié)助鑒定小組對檔案進行鑒定，提供相關(guān)資料和意見。4.維護檔案管理系統(tǒng)：確保電子檔案管理系統(tǒng)的正常運行，