PAGE團員干部檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強團員干部檔案管理，確保檔案資料的真實、完整、規(guī)范，充分發(fā)揮檔案在團員干部選拔、培養(yǎng)、考核等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)全體團員干部檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則團員干部檔案由公司/組織指定的專門部門集中管理，確保檔案的完整性和保密性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須如實反映團員干部的真實情況，保證信息的準確性和可靠性。3.規(guī)范有序原則嚴格按照規(guī)定的程序和方法進行檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.安全保密原則采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失，保障團員干部檔案的安全。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.入團志愿書、入團申請書。2.個人履歷表，包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等。3.參加工作以來的任職文件及相關(guān)證明材料。（二）黨團材料1.入黨申請書、入黨志愿書、自傳、政治歷史情況的審查材料。2.團內(nèi)表彰獎勵材料，如優(yōu)秀團員、優(yōu)秀團干部等榮譽證書及相關(guān)審批表。3.團內(nèi)處分材料，如違紀處分決定、處分審批表等。（三）培訓(xùn)材料1.參加各類團干部培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)總結(jié)、學(xué)習(xí)心得等。2.學(xué)歷教育相關(guān)材料，如畢業(yè)證書、學(xué)位證書等。（四）考核材料1.年度考核登記表，包括個人總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)評語、考核結(jié)果等。2.任期考核材料，如任期述職報告、考核評價意見等。（五）其他材料1.獲得的專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任文件等。2.參加社會活動、志愿服務(wù)等方面的證明材料。3.其他有保存價值的材料，如個人先進事跡材料、重要會議發(fā)言材料等。三、檔案收集（一）收集渠道1.團員干部所在團支部定期收集團員干部的相關(guān)材料，并及時報送至檔案管理部門。2.組織人事部門、教育培訓(xùn)部門等相關(guān)部門在工作中形成的涉及團員干部的材料，應(yīng)及時移交檔案管理部門。3.團員干部本人應(yīng)主動向檔案管理部門提交應(yīng)歸檔的材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)材料的收集工作，確保材料的及時、準確收集。2.收集的材料應(yīng)完整、齊全，符合檔案管理的要求，不得缺頁、漏項。3.對于重要材料，應(yīng)收集原件，如無法收集原件，應(yīng)收集經(jīng)有關(guān)部門蓋章認可的復(fù)印件，并注明原件存放處。四、檔案整理（一）分類按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點，將團員干部檔案分為履歷類、黨團類、培訓(xùn)類、考核類、其他類等五大類，并根據(jù)每大類的具體內(nèi)容進行細分。（二）編號為每卷檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進行編排，便于查找和管理。（三）裝訂對整理好的檔案材料進行裝訂，要求整齊、牢固，不得有金屬物裝訂，防止氧化生銹損壞檔案。（四）編目編制檔案目錄，包括檔案編號、姓名、類別、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.新形成的檔案材料應(yīng)在次年第一季度內(nèi)歸檔。2.因工作需要臨時借閱的檔案材料，借閱結(jié)束后應(yīng)及時歸還并歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對整理好的檔案進行審核，確保檔案材料的質(zhì)量。2.將審核通過的檔案按照編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、姓名、類別等信息。3.將檔案盒存放在檔案庫房的指定位置，并建立檔案存放索引，便于查找。六、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機、空調(diào)、滅火器等，定期對設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。（四）定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、有無損壞、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。七、檔案利用（一）查閱范圍1.公司/組織內(nèi)部有關(guān)部門因工作需要，可查閱團員干部檔案。2.團員干部本人因工作需要，可查閱本人檔案。（二）查閱程序1.查閱部門或個人應(yīng)填寫《團員干部檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，確定是否提供查閱，并安排專人負責(zé)查閱服務(wù)。4.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，并在《團員干部檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱團員干部檔案的，須經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫《團員干部檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并登記借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容，按時歸還檔案。5.借閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人的責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫將團員干部檔案的內(nèi)容錄入計算機系統(tǒng)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理和查詢。（二）數(shù)據(jù)維護定期對檔案信息數(shù)據(jù)庫進行維護，及時更新檔案內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）安全管理采取必要的安全措施，保障檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《團員干部檔案銷毀申請表》，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.檔案管理部門按照批準的銷毀清單，組織專人進行銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀檔案