PAGE學(xué)歷學(xué)籍檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司學(xué)歷學(xué)籍檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的學(xué)歷學(xué)籍檔案管理，包括在職員工、離職員工以及實(shí)習(xí)生等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的學(xué)歷學(xué)籍情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：確保檔案資料齊全，涵蓋員工學(xué)歷教育的各個(gè)環(huán)節(jié)。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工學(xué)歷學(xué)籍信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的收集、整理、保管和利用。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)歷檔案1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等基本信息。2.學(xué)歷證書(shū)：小學(xué)、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士等各級(jí)學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件。3.學(xué)位證書(shū)：學(xué)士、碩士、博士等學(xué)位證書(shū)復(fù)印件。4.成績(jī)單：各階段學(xué)習(xí)期間的成績(jī)單原件或復(fù)印件。5.畢業(yè)生登記表：記錄個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等的表格。6.學(xué)籍變動(dòng)材料：如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等相關(guān)證明材料。（二）學(xué)籍檔案1.入學(xué)通知書(shū)：記錄員工被學(xué)校錄取的通知文件。2.學(xué)籍卡：包含個(gè)人基本信息、學(xué)籍狀態(tài)、課程注冊(cè)等內(nèi)容的卡片。3.學(xué)生證：在校期間使用的學(xué)生證復(fù)印件。4.考試成績(jī)記錄：每次考試的成績(jī)記錄及相關(guān)證明。5.獎(jiǎng)懲記錄：學(xué)校給予的獎(jiǎng)勵(lì)和處分文件。6.畢業(yè)派遣材料：包括就業(yè)協(xié)議書(shū)、報(bào)到證等。三、檔案收集（一）新員工入職1.新員工入職時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《學(xué)歷學(xué)籍檔案信息登記表》，如實(shí)提供個(gè)人學(xué)歷學(xué)籍相關(guān)信息。2.同時(shí)，提交學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、成績(jī)單等原件及復(fù)印件，畢業(yè)生登記表、學(xué)籍變動(dòng)材料等相關(guān)檔案資料。3.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)審核新員工提交的檔案資料，確保信息真實(shí)、完整。審核通過(guò)后，將原件退還員工，復(fù)印件及其他資料整理歸檔。（二）員工學(xué)歷學(xué)籍變動(dòng)1.員工取得新的學(xué)歷或?qū)W籍變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門(mén)提交相關(guān)證明材料，如學(xué)歷提升后的畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、學(xué)籍變動(dòng)證明等。2.人力資源部門(mén)收到材料后，進(jìn)行核實(shí)和登記，并更新員工學(xué)歷學(xué)籍檔案。（三）離職員工檔案1.離職員工在辦理離職手續(xù)時(shí)，人力資源部門(mén)應(yīng)收回其學(xué)歷學(xué)籍檔案原件及相關(guān)資料。2.對(duì)離職員工檔案進(jìn)行封存，并按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管。四、檔案整理（一）分類(lèi)1.按照學(xué)歷層次和學(xué)籍階段，將檔案分為小學(xué)、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士等類(lèi)別。2.每類(lèi)檔案再按照個(gè)人信息、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、成績(jī)單、畢業(yè)生登記表、學(xué)籍變動(dòng)材料等進(jìn)行細(xì)分。（二）編號(hào)1.為每份檔案建立唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)包含員工姓名、學(xué)歷層次、入學(xué)時(shí)間等關(guān)鍵信息，便于查詢和管理。2.編號(hào)格式為：姓名首字母縮寫(xiě)+學(xué)歷層次代碼+入學(xué)年份后兩位+流水號(hào)。例如：張三本科2015年入學(xué)，編號(hào)為ZSBK15001。（三）裝訂1.將每份檔案中的資料按照順序進(jìn)行整理，采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，確保檔案資料不易散落。（四）電子檔案建立1.除紙質(zhì)檔案外，同時(shí)建立電子檔案。電子檔案內(nèi)容應(yīng)與紙質(zhì)檔案一致，包括所有掃描件和電子文檔。2.電子檔案應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，便于快速檢索和查詢。五、檔案保管（一）保管地點(diǎn)1.設(shè)立專門(mén)的檔案保管室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管期限1.學(xué)歷學(xué)籍檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，以確保員工學(xué)歷學(xué)籍信息的完整性和可追溯性。2.對(duì)于離職員工檔案，在離職后[X]年內(nèi)仍需妥善保管，以備查詢和審計(jì)。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等。2.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案保管室辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。3.檔案保管人員應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱時(shí)間、借閱人、歸還時(shí)間等信息。（四）檔案查閱1.員工本人因個(gè)人原因需要查閱學(xué)歷學(xué)籍檔案的，應(yīng)向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可以查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案保管室進(jìn)行，不得自行攜帶檔案離開(kāi)。檔案保管人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案安全。（五）檔案保密1.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)員工本人同意，不得向任何單位或個(gè)人提供檔案信息。3.在檔案管理過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。六、檔案利用（一）內(nèi)部使用1.人力資源部門(mén)在員工招聘、晉升、培訓(xùn)、績(jī)效考核等工作中，可根據(jù)需要查閱員工學(xué)歷學(xué)籍檔案，作為參考依據(jù)。2.其他部門(mén)因工作需要涉及員工學(xué)歷學(xué)籍信息的，應(yīng)向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由人力資源部門(mén)提供相關(guān)信息。（二）外部提供1.因法律法規(guī)要求或其他特殊原因需要向外部單位提供員工學(xué)歷學(xué)籍檔案信息的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.提供檔案信息時(shí)，應(yīng)確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并對(duì)提供的信息進(jìn)行登記和備案。七、檔案更新與維護(hù)（一）定期檢查1.檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性。2.檢查內(nèi)容包括檔案資料是否齊全、裝訂是否牢固、存放是否有序、保管環(huán)境是否符合要求等。（二）信息更新1.當(dāng)員工學(xué)歷學(xué)籍信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新檔案內(nèi)容。2.人力資源部門(mén)應(yīng)在檔案更新后，對(duì)電子檔案進(jìn)行同步更新，確保兩者信息一致。（三）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)于已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案保管人員會(huì)同相關(guān)人員進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由參與銷(xiāo)毀人員簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)學(xué)歷學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）考核評(píng)價(jià)1.將學(xué)歷學(xué)籍檔案管理工作納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理