PAGE公司檔案用章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案用章管理，規(guī)范用章行為，維護(hù)公司印章使用的嚴(yán)肅性、合法性和安全性，保障公司及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門(mén)、分公司、子公司在檔案管理工作中涉及的各類(lèi)印章使用。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保印章使用合法合規(guī)。2.審批規(guī)范原則：明確用章審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自用章。3.安全保密原則：采取有效措施確保印章保管和使用安全，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用，嚴(yán)格保密用章信息。4.責(zé)任明確原則：明確印章使用各環(huán)節(jié)的責(zé)任，對(duì)違規(guī)用章行為進(jìn)行責(zé)任追究。二、印章種類(lèi)及用途（一）檔案專(zhuān)用章用于公司各類(lèi)檔案資料的蓋章確認(rèn)，包括檔案的借閱、歸還、查閱登記，檔案整理過(guò)程中的核對(duì)、裝訂等環(huán)節(jié)，以證明檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性。（二）電子檔案章針對(duì)電子檔案管理，用于對(duì)電子檔案的加密、解密、簽署電子文件等操作，確保電子檔案的安全性和法律效力，等同于紙質(zhì)檔案專(zhuān)用章在電子檔案領(lǐng)域的作用。三、印章管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案用章管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案專(zhuān)用章及電子檔案章的保管、使用登記和日常維護(hù)工作。3.審核用章申請(qǐng)，確保用章事項(xiàng)符合檔案管理規(guī)定和公司相關(guān)要求。4.定期對(duì)檔案用章情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向公司管理層匯報(bào)。（二）印章保管人職責(zé)1.嚴(yán)格按照規(guī)定保管印章，確保印章安全存放，防止印章丟失、損壞或被盜用。2.負(fù)責(zé)印章使用的具體操作，嚴(yán)格按照審批后的用章申請(qǐng)進(jìn)行蓋章，并做好用章登記記錄。3.在用章過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)疑問(wèn)或異常情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。4.不得擅自將印章交予他人使用，不得在空白紙張或文件上加蓋印章。（三）用章申請(qǐng)人職責(zé)1.在用章前，填寫(xiě)《檔案用章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用章事項(xiàng)、用章文件名稱(chēng)、用章份數(shù)、用章用途等信息，并確保所提供的信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照規(guī)定的審批流程提交用章申請(qǐng)，待審批通過(guò)后，方可使用印章。3.對(duì)用章后的文件進(jìn)行妥善保管，確保文件的安全和有效利用。（四）審批人職責(zé)1.根據(jù)公司檔案管理規(guī)定和相關(guān)業(yè)務(wù)要求，對(duì)用章申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保用章事項(xiàng)合法合規(guī)、必要合理。2.簽署明確的審批意見(jiàn)，對(duì)用章申請(qǐng)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.如發(fā)現(xiàn)用章申請(qǐng)存在問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)要求申請(qǐng)人補(bǔ)充材料或予以糾正，不得批準(zhǔn)不符合規(guī)定的用章申請(qǐng)。四、印章保管（一）保管方式1.檔案專(zhuān)用章及電子檔案章應(yīng)指定專(zhuān)人保管，保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT(mén)的印章保管箱內(nèi)，實(shí)行雙人雙鎖管理，確保印章存放安全。（二）保管環(huán)境1.保管印章的場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，防止印章受潮、生銹或損壞。2.安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如有監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等，確保印章保管場(chǎng)所的安全。（三）印章交接1.印章保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)提前辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)《印章交接登記表》。2.交接雙方應(yīng)在公司檔案管理部門(mén)相關(guān)人員的監(jiān)督下，對(duì)印章的數(shù)量、完好情況、使用記錄等進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，確保交接清楚、準(zhǔn)確無(wú)誤。3.交接完成后，交接雙方及監(jiān)交人應(yīng)在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)。五、用章審批流程（一）申請(qǐng)1.用章申請(qǐng)人根據(jù)用章事項(xiàng)，填寫(xiě)《檔案用章申請(qǐng)表》，并將申請(qǐng)表及相關(guān)用章文件一并提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人。2.申請(qǐng)表應(yīng)包括用章單位、用章日期、用章事項(xiàng)、用章文件名稱(chēng)、用章份數(shù)、用章用途、申請(qǐng)人姓名及聯(lián)系方式等內(nèi)容。（二）部門(mén)初審1.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)用章申請(qǐng)進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核用章事項(xiàng)是否符合本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍和工作需要，用章文件是否真實(shí)、有效，申請(qǐng)人所提供的信息是否完整、準(zhǔn)確。2.如初審?fù)ㄟ^(guò)，部門(mén)負(fù)責(zé)人在《檔案用章申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)并簽字確認(rèn)，然后將申請(qǐng)表及相關(guān)材料提交至檔案管理部門(mén)。（三）檔案管理部門(mén)審核1.檔案管理部門(mén)收到用章申請(qǐng)后，對(duì)用章事項(xiàng)進(jìn)行進(jìn)一步審核，主要審查用章是否符合檔案管理規(guī)定，是否會(huì)對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性造成影響。2.審核通過(guò)后，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人在《檔案用章申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)并簽字確認(rèn)。（四）審批1.根據(jù)用章事項(xiàng)的重要程度和涉及范圍，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限，將用章申請(qǐng)?zhí)峤恢料鄳?yīng)的審批人進(jìn)行審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審查用章申請(qǐng)，對(duì)用章事項(xiàng)的合法性、必要性、真實(shí)性等進(jìn)行全面評(píng)估，簽署明確的審批意見(jiàn)。3.對(duì)于重大用章事項(xiàng)或涉及重要檔案的用章申請(qǐng)，應(yīng)提交公司管理層審批。（五）反饋1.審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將審批結(jié)果反饋給用章申請(qǐng)人，并通知印章保管人準(zhǔn)備用章。2.如審批未通過(guò)，檔案管理部門(mén)應(yīng)向申請(qǐng)人說(shuō)明原因，申請(qǐng)人應(yīng)根據(jù)反饋意見(jiàn)進(jìn)行整改或補(bǔ)充材料后重新提交申請(qǐng)。六、用章操作規(guī)范（一）用章前準(zhǔn)備1.印章保管人在接到用章通知后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)用章申請(qǐng)審批表及相關(guān)用章文件，確保審批手續(xù)齊全、文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。2.準(zhǔn)備好用章所需的工具和材料，如印泥、印臺(tái)、蓋章紙張等，并確保工具和材料的質(zhì)量和適用性。（二）用章過(guò)程1.印章保管人應(yīng)在指定的用章地點(diǎn)進(jìn)行蓋章操作，不得將印章攜帶至其他地點(diǎn)隨意蓋章。2.蓋章時(shí)，應(yīng)確保印章清晰、端正地加蓋在文件規(guī)定的位置上，不得模糊、歪斜或遺漏。3.對(duì)于多頁(yè)文件需要蓋章的，應(yīng)逐頁(yè)加蓋印章，并注意防止漏蓋或重復(fù)蓋章。（三）用章后處理1.用章完畢后，印章保管人應(yīng)及時(shí)將印章歸位保管，并對(duì)用章后的文件進(jìn)行整理和登記。2.在《檔案用章登記表》上詳細(xì)記錄用章日期、用章事項(xiàng)、用章文件名稱(chēng)、用章份數(shù)、申請(qǐng)人姓名等信息，確保登記內(nèi)容與用章申請(qǐng)及實(shí)際用章情況一致。3.將用章后的文件按照檔案管理要求進(jìn)行妥善保管，以備后續(xù)查閱和使用。七、電子檔案章使用規(guī)范（一）系統(tǒng)授權(quán)1.電子檔案章的使用需通過(guò)公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，使用人員應(yīng)獲得系統(tǒng)授權(quán)，具備相應(yīng)的操作權(quán)限。2.系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案章使用人員的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置和管理，確保權(quán)限分配合理、安全。（二）操作流程1.電子文件簽署在用章申請(qǐng)人提交電子文件進(jìn)行蓋章申請(qǐng)后，檔案管理部門(mén)審核通過(guò)并授權(quán)使用電子檔案章。印章保管人按照系統(tǒng)操作指引，在電子檔案管理系統(tǒng)中選擇相應(yīng)的電子檔案章，對(duì)電子文件進(jìn)行加密簽署操作。簽署過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)設(shè)定的流程進(jìn)行，確保簽署信息的完整性和不可篡改性。2.電子檔案檢索與驗(yàn)證在需要查閱或驗(yàn)證電子檔案時(shí)，通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)輸入相應(yīng)的檢索條件，系統(tǒng)自動(dòng)顯示已加蓋電子檔案章的電子文件列表。點(diǎn)擊具體文件，系統(tǒng)可自動(dòng)驗(yàn)證電子檔案章的有效性及簽署信息，確保電子檔案的真實(shí)性和法律效力。（三）安全保障1.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)機(jī)制，包括數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制等功能，防止電子檔案章被非法使用或篡改。2.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁和安全策略，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.對(duì)電子檔案章的使用記錄進(jìn)行詳細(xì)備份，以備審計(jì)和查詢(xún)，使用記錄應(yīng)包括用章時(shí)間、用章文件名稱(chēng)、用章人員、簽署信息等內(nèi)容。八、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案用章情況進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括用章審批流程的執(zhí)行情況、用章登記記錄的完整性、印章保管的安全性等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)檔案用章管理進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)審查用章制度的執(zhí)行情況、用章事項(xiàng)的合法性和合規(guī)性等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）責(zé)任追究1.若發(fā)現(xiàn)有下列違規(guī)用章行為，將視情節(jié)輕重追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任：未經(jīng)批準(zhǔn)擅自用章的；超越審批權(quán)限用章的；在空白紙張或文件上加蓋印章的；偽造、變?cè)煊谜律暾?qǐng)或用章文件的；因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜用或?yàn)E用的。2.責(zé)任