PAGE生產(chǎn)檔案記錄與追溯制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司生產(chǎn)過程中的檔案記錄管理，確保產(chǎn)品生產(chǎn)全過程的可追溯性，保障產(chǎn)品質(zhì)量安全，維護(hù)公司及客戶的合法權(quán)益，滿足相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有產(chǎn)品的生產(chǎn)活動(dòng)，包括原材料采購、生產(chǎn)加工、質(zhì)量檢驗(yàn)、成品入庫及發(fā)貨等環(huán)節(jié)所涉及的各類檔案記錄。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案記錄應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)過程中的實(shí)際情況，確保記錄信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，全面記錄相關(guān)信息，不得遺漏重要數(shù)據(jù)和事件。3.準(zhǔn)確性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免模糊或歧義性表述。4.及時(shí)性原則：各項(xiàng)記錄應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)填寫和更新，確保信息的時(shí)效性。5.可追溯性原則：通過檔案記錄能夠清晰地追溯產(chǎn)品的生產(chǎn)歷史、原材料來源、質(zhì)量狀況等信息。二、檔案記錄的分類與內(nèi)容（一）原材料檔案1.供應(yīng)商檔案供應(yīng)商基本信息，包括名稱、地址、聯(lián)系方式等。營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件。供應(yīng)商評(píng)估記錄，如供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的評(píng)價(jià)。與供應(yīng)商簽訂的采購合同及協(xié)議。2.原材料采購記錄采購訂單，包括訂單編號(hào)、采購日期、原材料規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格等。原材料到貨驗(yàn)收記錄，如到貨日期、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）、不合格處理情況等。原材料入庫單，記錄入庫日期、倉庫、批次號(hào)、數(shù)量等信息。（二）生產(chǎn)過程檔案1.生產(chǎn)計(jì)劃記錄年度、月度生產(chǎn)計(jì)劃，明確產(chǎn)品品種、產(chǎn)量、生產(chǎn)時(shí)間安排等。生產(chǎn)任務(wù)單，詳細(xì)記錄每個(gè)生產(chǎn)批次的產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)班組、計(jì)劃開工和完工日期等。2.設(shè)備運(yùn)行記錄設(shè)備臺(tái)賬，記錄設(shè)備名稱、型號(hào)、編號(hào)、購置日期、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。設(shè)備日常運(yùn)行記錄，包括開機(jī)時(shí)間、關(guān)機(jī)時(shí)間、運(yùn)行參數(shù)（如溫度、壓力、轉(zhuǎn)速等）、故障情況及維修記錄等。設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃及執(zhí)行記錄，如定期保養(yǎng)時(shí)間、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員等。3.工藝操作記錄產(chǎn)品工藝流程圖，清晰展示產(chǎn)品生產(chǎn)的工藝流程及關(guān)鍵控制點(diǎn)。各工序操作記錄，包括操作時(shí)間、操作人員、工藝參數(shù)執(zhí)行情況、質(zhì)量檢驗(yàn)情況等。生產(chǎn)過程中的變更記錄，如工藝調(diào)整、設(shè)備更換、原材料替代等情況的詳細(xì)說明及審批文件。（三）質(zhì)量檢驗(yàn)檔案1.檢驗(yàn)計(jì)劃記錄年度、月度質(zhì)量檢驗(yàn)計(jì)劃，明確檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)頻次、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)人員等。針對(duì)新產(chǎn)品或特殊訂單的專項(xiàng)檢驗(yàn)計(jì)劃。2.檢驗(yàn)記錄原材料檢驗(yàn)記錄，按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)原材料進(jìn)行各項(xiàng)指標(biāo)檢驗(yàn)的詳細(xì)結(jié)果記錄。半成品檢驗(yàn)記錄，記錄各工序半成品的檢驗(yàn)情況，包括檢驗(yàn)項(xiàng)目、實(shí)測值、判定結(jié)果等。成品檢驗(yàn)記錄，對(duì)成品進(jìn)行全面檢驗(yàn)的結(jié)果記錄，如外觀、尺寸、性能指標(biāo)等。檢驗(yàn)報(bào)告，匯總檢驗(yàn)結(jié)果，給出明確的合格或不合格結(jié)論，并由檢驗(yàn)人員簽字確認(rèn)。不合格品記錄及處理情況，包括不合格品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)現(xiàn)時(shí)間、不合格原因分析、處理措施（如返工、返修、報(bào)廢等）及處理結(jié)果跟蹤等。（四）人員檔案1.員工基本信息檔案員工個(gè)人簡歷，包括姓名、性別、出生日期、學(xué)歷、入職時(shí)間等。身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、技能證書復(fù)印件等相關(guān)資料。2.培訓(xùn)記錄檔案員工培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、時(shí)間安排等。每次培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)內(nèi)容摘要、參加人員簽到及考核成績等。3.健康檔案員工定期健康檢查記錄，包括檢查項(xiàng)目、檢查結(jié)果、健康狀況評(píng)價(jià)等。涉及食品、藥品等特殊行業(yè)的員工健康證復(fù)印件及有效期記錄。（五）銷售與發(fā)貨檔案1.銷售合同檔案銷售合同，記錄客戶信息、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等條款。銷售訂單評(píng)審記錄，對(duì)訂單的可行性、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等進(jìn)行評(píng)審的相關(guān)文件。2.發(fā)貨記錄發(fā)貨通知單，明確發(fā)貨產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期、收貨地址、客戶名稱等信息。物流運(yùn)輸記錄，包括物流公司名稱、運(yùn)單號(hào)、發(fā)貨時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、貨物跟蹤信息等。客戶簽收記錄，由客戶簽字確認(rèn)的貨物簽收憑證，記錄簽收日期、簽收人等。三、檔案記錄的填寫與管理（一）填寫要求1.檔案記錄應(yīng)使用鋼筆、中性筆或電腦打印填寫，字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色墨水填寫。2.各項(xiàng)記錄應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容認(rèn)真填寫，不得隨意涂改、刮擦或挖補(bǔ)。如有錯(cuò)誤需要更正，應(yīng)采用規(guī)范的更正方法，如劃紅線更正并加蓋更正人印章或簽字確認(rèn)。3.記錄內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，不得遺漏重要信息或編造虛假數(shù)據(jù)。（二）填寫責(zé)任人1.原材料采購記錄由采購人員負(fù)責(zé)填寫。2.生產(chǎn)計(jì)劃記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、工藝操作記錄由生產(chǎn)操作人員負(fù)責(zé)填寫。3.質(zhì)量檢驗(yàn)記錄由質(zhì)量檢驗(yàn)人員負(fù)責(zé)填寫。4.人員檔案記錄由人力資源部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)填寫。5.銷售與發(fā)貨檔案記錄由銷售部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)填寫。（三）記錄保管1.檔案記錄應(yīng)按照類別進(jìn)行分類整理，建立專門的檔案柜或電子文件夾進(jìn)行存放。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放于干燥、通風(fēng)、防火、防潮的環(huán)境中，避免損壞或丟失。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案記錄應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存，具體保存期限參照相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。一般情況下，原材料檔案、生產(chǎn)過程檔案、質(zhì)量檢驗(yàn)檔案等應(yīng)保存[X]年，人員檔案應(yīng)保存至員工離職后[X]年，銷售與發(fā)貨檔案應(yīng)保存[X]年。（四）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案記錄時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供相應(yīng)的檔案記錄，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.如需借閱檔案記錄，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案記錄妥善保管，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。四、追溯流程與要求（一）追溯流程1.當(dāng)產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題或需要進(jìn)行追溯時(shí)，由質(zhì)量部門或相關(guān)責(zé)任部門發(fā)起追溯請(qǐng)求。2.根據(jù)追溯請(qǐng)求，檔案管理部門按照產(chǎn)品批次號(hào)或相關(guān)記錄線索，查找對(duì)應(yīng)的原材料檔案、生產(chǎn)過程檔案、質(zhì)量檢驗(yàn)檔案等。3.將查找到的相關(guān)檔案記錄提供給追溯發(fā)起部門，追溯發(fā)起部門根據(jù)檔案記錄信息，逐步追溯產(chǎn)品的生產(chǎn)歷史、原材料來源、質(zhì)量狀況等情況，確定問題產(chǎn)生的環(huán)節(jié)和原因。4.針對(duì)追溯結(jié)果，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如對(duì)不合格產(chǎn)品進(jìn)行召回、對(duì)相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行整改、對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處罰等，并將處理結(jié)果記錄在案。（二）追溯要求1.應(yīng)確保追溯信息的準(zhǔn)確性和完整性，能夠清晰地反映產(chǎn)品從原材料采購到成品交付全過程的詳細(xì)情況。追溯過程應(yīng)及時(shí)、高效，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成追溯任務(wù)，為問題處理提供有力支持。對(duì)于追溯過程中發(fā)現(xiàn)的問題和隱患，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分析總結(jié)，采取有效的預(yù)防措施，防止類似問題再次發(fā)生。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對(duì)檔案記錄的填寫、保管、查閱與借閱等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案記錄管理工作符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案記錄的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范性，檔案保管環(huán)境及存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性，查閱與借閱手續(xù)的執(zhí)行情況等。3.監(jiān)督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.建立檔案記錄管理工作考核機(jī)制，將檔案記錄管理工作納入各部門及相關(guān)人員的績效考核體系。2.考核指標(biāo)包括檔案記錄的填寫質(zhì)量、按時(shí)歸檔率、檔案保管情況、追溯工作的及時(shí)性和準(zhǔn)確性等。3.對(duì)于在檔案記錄管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反本制度規(guī)