PAGE食品技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司食品技術(shù)檔案管理，確保食品技術(shù)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于技術(shù)交流、產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量追溯以及符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及食品技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、原材料及成品檢驗(yàn)等方面形成的各類檔案資料的管理。包括但不限于研發(fā)項(xiàng)目文檔、工藝流程圖、檢驗(yàn)報(bào)告、原材料標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品配方等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映食品技術(shù)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋食品技術(shù)從研發(fā)到生產(chǎn)全過(guò)程的各類資料，保證檔案資料的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免模糊和歧義。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案資料的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定的格式和流程。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善食品技術(shù)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司食品技術(shù)檔案，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、裝訂和歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，配備必要的保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。5.對(duì)檔案的借閱、查閱進(jìn)行嚴(yán)格登記和審批，確保檔案的合理使用。6.組織檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門食品技術(shù)檔案資料的收集、整理和初步審核，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。3.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，正確使用和維護(hù)本部門的檔案資料。4.配合檔案管理部門做好檔案的清查、盤點(diǎn)等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、借閱等。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立清晰的檔案檢索體系。4.及時(shí)更新檔案信息，確保檔案資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.研發(fā)項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究總結(jié)等。2.生產(chǎn)工藝檔案：工藝流程圖、操作規(guī)程、工藝驗(yàn)證報(bào)告、工藝變更記錄等。3.質(zhì)量控制檔案：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)操作規(guī)程、檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理記錄等。4.原材料檔案：原材料供應(yīng)商資質(zhì)證明、原材料標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收記錄、檢驗(yàn)報(bào)告等。5.產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品配方、產(chǎn)品標(biāo)簽、產(chǎn)品說(shuō)明書、產(chǎn)品認(rèn)證文件等。6.其他檔案：與食品技術(shù)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)交流資料、培訓(xùn)教材等。（二）編號(hào)1.采用分類編號(hào)法，按照檔案類別進(jìn)行編號(hào)。例如，研發(fā)項(xiàng)目檔案編號(hào)為YF001，其中YF代表研發(fā)項(xiàng)目，001為項(xiàng)目順序號(hào)。2.生產(chǎn)工藝檔案編號(hào)為SC001，SC代表生產(chǎn)工藝，以此類推。3.編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門食品技術(shù)檔案資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整。2.收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式的資料。3.對(duì)于外來(lái)文件，如供應(yīng)商提供的原材料標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和收集。（二）整理1.收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，去除重復(fù)、無(wú)效的資料。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，同類資料應(yīng)集中在一起。3.對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制目錄清單，注明資料名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的電子存儲(chǔ)介質(zhì)中，建立電子檔案索引。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門整理好的檔案資料應(yīng)定期移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行裝訂、編目，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)等信息。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期更換，并存放在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《食品技術(shù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.《食品技術(shù)檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《食品技術(shù)檔案借閱登記薄》，注明借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）查閱1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《食品技術(shù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《食品技術(shù)檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，安排專人協(xié)助查閱，并在《食品技術(shù)檔案查閱登記薄》上記錄查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、編號(hào)、查閱時(shí)間等信息。4.查閱人只能在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。七、檔案的保密與安全（一）保密1.食品技術(shù)檔案涉及公司的商業(yè)秘密和技術(shù)機(jī)密，檔案管理人員和借閱、查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案管理工作中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)檔案資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等。（二）安全1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮防火、防蟲、防盜等設(shè)備。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采取安全防護(hù)措施，防止病毒感染、黑客攻擊等情況發(fā)生。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、時(shí)間、來(lái)源等因素，綜合評(píng)估檔案的保存價(jià)值，分為永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存三類。（二）銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《食品技術(shù)檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、銷毀原因等信息。2.《食品技術(shù)檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情