PAGE規(guī)范檔案外包管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案外包管理，確保檔案外包服務(wù)符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，保障檔案信息的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織涉及檔案外包業(yè)務(wù)的所有活動(dòng)，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則檔案外包活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案管理活動(dòng)合法、合規(guī)。2.安全保密原則高度重視檔案信息安全保密工作，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生，保障檔案所有者的合法權(quán)益。3.質(zhì)量控制原則建立健全質(zhì)量控制體系，對(duì)檔案外包服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)控，確保外包服務(wù)質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。4.監(jiān)督管理原則加強(qiáng)對(duì)檔案外包服務(wù)提供商的監(jiān)督管理，定期評(píng)估服務(wù)質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，確保外包服務(wù)活動(dòng)規(guī)范有序進(jìn)行。二、檔案外包業(yè)務(wù)范圍界定（一）檔案整理外包包括對(duì)各類檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等基礎(chǔ)整理工作，確保檔案整理符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和本公司/組織的實(shí)際需求。（二）檔案數(shù)字化加工外包將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和便捷利用。（三）檔案存儲(chǔ)與保管外包委托專業(yè)機(jī)構(gòu)提供檔案存儲(chǔ)場(chǎng)地、設(shè)施設(shè)備，并按照規(guī)定進(jìn)行檔案保管，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、溫濕度適宜，防止檔案受損。（四）檔案利用服務(wù)外包如檔案查閱、借閱、出具證明等利用服務(wù)的部分或全部環(huán)節(jié)外包給專業(yè)機(jī)構(gòu)，由其按照本公司/組織的要求提供高效、準(zhǔn)確的服務(wù)。三、檔案外包服務(wù)提供商選擇（一）資質(zhì)審查1.服務(wù)提供商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力。2.從事檔案整理、數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)的，應(yīng)取得相關(guān)行業(yè)主管部門頒發(fā)的資質(zhì)證書，如檔案數(shù)字化加工資質(zhì)證書等。3.具有良好的商業(yè)信譽(yù)，近三年內(nèi)無(wú)重大違法違規(guī)記錄。（二）能力評(píng)估1.考察服務(wù)提供商的專業(yè)技術(shù)能力，包括人員配備、設(shè)備設(shè)施、技術(shù)水平等方面。2.評(píng)估其管理能力，如質(zhì)量管理體系、安全保密制度、人員培訓(xùn)計(jì)劃等是否健全有效。3.了解服務(wù)提供商的業(yè)績(jī)情況，查看其以往承接類似項(xiàng)目的完成質(zhì)量、客戶評(píng)價(jià)等。（三）招標(biāo)與合同簽訂1.通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等方式，選取合適的檔案外包服務(wù)提供商。招標(biāo)過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的采購(gòu)制度進(jìn)行，確保公平、公正、公開(kāi)。2.與選定的服務(wù)提供商簽訂詳細(xì)、明確的外包服務(wù)合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用支付方式、保密條款、違約責(zé)任等重要條款。四、檔案外包業(yè)務(wù)流程規(guī)范（一）項(xiàng)目啟動(dòng)階段1.本公司/組織與服務(wù)提供商共同組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，明確雙方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及各成員的職責(zé)分工。2.由本公司/組織向服務(wù)提供商提供檔案外包項(xiàng)目的詳細(xì)需求說(shuō)明，包括檔案范圍、整理要求、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)期限等內(nèi)容。3.服務(wù)提供商根據(jù)需求制定項(xiàng)目實(shí)施方案，報(bào)本公司/組織審核通過(guò)后實(shí)施。（二）檔案交接階段1.本公司/組織按照項(xiàng)目實(shí)施方案，組織檔案的整理和清點(diǎn)，填寫檔案交接清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、狀態(tài)等信息。2.雙方在交接現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檔案交接，辦理交接手續(xù)，雙方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及交接人員簽字確認(rèn)。交接過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，可采用拍照、錄像等方式留存證據(jù)。（三）業(yè)務(wù)實(shí)施階段1.檔案整理服務(wù)提供商按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和本公司/組織的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。整理過(guò)程中應(yīng)保持檔案的原始順序和內(nèi)容完整，不得擅自更改或丟失檔案信息。本公司/組織安排專人對(duì)整理過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期核對(duì)整理進(jìn)度和質(zhì)量，及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.檔案數(shù)字化加工服務(wù)提供商應(yīng)按照規(guī)定的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。確保數(shù)字化圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。建立數(shù)字化加工質(zhì)量抽檢機(jī)制，本公司/組織定期對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行抽檢，抽檢比例應(yīng)符合行業(yè)要求。發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)要求服務(wù)提供商整改，直至達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案存儲(chǔ)與保管服務(wù)提供商應(yīng)提供符合檔案保管要求的存儲(chǔ)場(chǎng)地和設(shè)施設(shè)備，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。安裝必要的安防、消防、溫濕度控制等設(shè)備，并定期進(jìn)行維護(hù)檢查。按照檔案保管制度，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放、標(biāo)識(shí)清晰，建立檔案出入庫(kù)登記制度，嚴(yán)格記錄檔案的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、去向等信息。本公司/組織定期對(duì)檔案存儲(chǔ)情況進(jìn)行檢查，確保檔案存儲(chǔ)狀態(tài)良好，無(wú)損壞、丟失等情況。4.檔案利用服務(wù)服務(wù)提供商應(yīng)按照本公司/組織的規(guī)定和流程，提供檔案查閱、借閱、出具證明等利用服務(wù)。對(duì)利用檔案的人員進(jìn)行身份核實(shí)和登記，嚴(yán)格控制檔案的使用范圍和期限。本公司/組織對(duì)檔案利用服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，檢查服務(wù)質(zhì)量和利用記錄，防止檔案信息不當(dāng)使用。（四）項(xiàng)目驗(yàn)收階段1.項(xiàng)目完成后，服務(wù)提供商向本公司/組織提交項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)，并提供項(xiàng)目成果報(bào)告、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、檔案交接清單等相關(guān)資料。2.本公司/組織組織相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、數(shù)字化成果質(zhì)量、存儲(chǔ)保管情況、利用服務(wù)效果等方面。3.驗(yàn)收合格的，雙方簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的，服務(wù)提供商應(yīng)按照要求進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格。五、檔案信息安全保密管理（一）保密協(xié)議簽訂1.本公司/組織與服務(wù)提供商在簽訂外包服務(wù)合同的同時(shí)，應(yīng)簽訂保密協(xié)議。保密協(xié)議應(yīng)明確保密范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.保密范圍應(yīng)涵蓋本公司/組織提供的所有檔案信息以及在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中知悉的其他商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等。（二）人員管理1.服務(wù)提供商應(yīng)對(duì)參與檔案外包項(xiàng)目的工作人員進(jìn)行背景審查和保密培訓(xùn)，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)。2.要求工作人員簽訂保密承諾書，明確其在項(xiàng)目期間的保密義務(wù)和責(zé)任。3.對(duì)工作人員的工作行為進(jìn)行監(jiān)督管理，限制其對(duì)檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限，防止信息泄露。（三）設(shè)施設(shè)備管理1.服務(wù)提供商應(yīng)確保用于檔案外包業(yè)務(wù)的設(shè)施設(shè)備安全可靠，采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置訪問(wèn)密碼、安裝殺毒軟件、防火墻等。2.對(duì)涉及檔案信息存儲(chǔ)、傳輸?shù)脑O(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致信息丟失或泄露。3.在設(shè)備報(bào)廢或更換時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行數(shù)據(jù)清除和處理，確保檔案信息徹底銷毀。（四）環(huán)境安全管理1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)地應(yīng)具備良好的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.確保存儲(chǔ)環(huán)境的溫濕度適宜，采取防潮、防蟲、防火、防盜等措施，保障檔案信息安全。3.對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)地的周邊環(huán)境進(jìn)行定期檢查，排除安全隱患。（五）數(shù)據(jù)傳輸與存儲(chǔ)安全1.在檔案數(shù)字化加工、利用服務(wù)等過(guò)程中涉及的數(shù)據(jù)傳輸，應(yīng)采用加密技術(shù)，確保數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中的安全性。2.檔案數(shù)字化成果應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。備份存儲(chǔ)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。六、質(zhì)量控制與監(jiān)督檢查（一）質(zhì)量控制體系建立1.本公司/組織應(yīng)建立檔案外包服務(wù)質(zhì)量控制體系，明確質(zhì)量控制目標(biāo)、控制流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.質(zhì)量控制體系應(yīng)涵蓋檔案外包業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括項(xiàng)目啟動(dòng)、檔案交接、業(yè)務(wù)實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收等階段。（二）過(guò)程監(jiān)督檢查1.安排專人對(duì)檔案外包服務(wù)過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督檢查，定期檢查服務(wù)提供商的工作進(jìn)展、質(zhì)量狀況等。2.監(jiān)督檢查人員應(yīng)做好檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)記錄并反饋給服務(wù)提供商，要求其限期整改。3.建立監(jiān)督檢查結(jié)果通報(bào)制度，定期向服務(wù)提供商通報(bào)監(jiān)督檢查情況，對(duì)質(zhì)量問(wèn)題嚴(yán)重的進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）定期評(píng)估1.本公司/組織定期對(duì)檔案外包服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期一般為每年一次。2.評(píng)估內(nèi)容包括服務(wù)提供商的服務(wù)質(zhì)量、安全保密情況、合同履行情況等方面。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)服務(wù)提供商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，作為后續(xù)合作及費(fèi)用支付等決策的依據(jù)。七、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算編制1.在檔案外包項(xiàng)目啟動(dòng)前，本公司/組織應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求和服務(wù)內(nèi)容，編制詳細(xì)的費(fèi)用預(yù)算。費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括人員費(fèi)用、設(shè)備購(gòu)置與租賃費(fèi)用、場(chǎng)地費(fèi)用、軟件費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等各項(xiàng)支出。2.費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)本公司/組織相關(guān)部門審核通過(guò)，并作為項(xiàng)目成本控制的依據(jù)。（二）費(fèi)用支付方式1.根據(jù)外包服務(wù)合同約定，明確費(fèi)用支付方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。一般可采用分期支付的方式，如項(xiàng)目啟動(dòng)支付一定比例的預(yù)付款，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中根據(jù)工作進(jìn)度支付相應(yīng)款項(xiàng)，項(xiàng)目驗(yàn)收合格后支付尾款。2.服務(wù)提供商應(yīng)按照合同要求提供合法有效的發(fā)票，本公司/組織在審核無(wú)誤后按照規(guī)定進(jìn)行費(fèi)用支付。（三）費(fèi)用結(jié)算與審計(jì)1.項(xiàng)目結(jié)束后，本公司/組織與服務(wù)提供商按照合同約定進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。結(jié)算過(guò)程中應(yīng)核對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用支出是否符合合同要求和預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。2.定期對(duì)檔案外包費(fèi)用進(jìn)行審計(jì)，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)，防止出現(xiàn)費(fèi)用超支、浪費(fèi)等情況。八、違約責(zé)任與爭(zhēng)議解決（一）違約責(zé)任1.服務(wù)提供商如未按照合同約定履行義務(wù)，導(dǎo)致檔案外包項(xiàng)目出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題、安全事故、信息泄露等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。2.違約責(zé)任包括但不限于賠償本公司/組織因此遭受的經(jīng)濟(jì)損失、采取補(bǔ)救措施、按照合同約定支付違約金等。3.本公司/組織如未按照合同約定支付費(fèi)用、提供必要的協(xié)助等，也應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。（二）爭(zhēng)議解決1.本公司/組織與服務(wù)提供商在履行合