PAGE昆明學(xué)院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)昆明學(xué)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于昆明學(xué)院各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，全面反映學(xué)校工作的歷史面貌。4.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)可靠。5.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。6.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息安全。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作。3.指導(dǎo)各部門、各單位的檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)。4.參與學(xué)校重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的文件材料收集、整理和歸檔工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。（二）各部門、各單位檔案工作小組1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理和初步立卷工作。2.定期向?qū)W校綜合檔案室移交檔案，并配合綜合檔案室做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作。3.對(duì)本部門、本單位兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。（三）兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門、本單位日常文件材料的收集、整理和保管工作。2.按照學(xué)校檔案管理要求，及時(shí)將整理好的檔案移交學(xué)校綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室開(kāi)展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學(xué)校黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委等組織形成的各類文件材料。2.行政管理類：學(xué)校行政機(jī)構(gòu)形成的各類文件材料，如學(xué)校行政會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。3.教學(xué)管理類：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教學(xué)改革文件等。4.科學(xué)研究類：科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、論文著作、科研成果鑒定材料等。5.學(xué)生管理類：學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)生就業(yè)材料等。6.基本建設(shè)類：校園建設(shè)規(guī)劃、工程設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收材料等。7.儀器設(shè)備類：儀器設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書等。8.財(cái)會(huì)類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。9.外事工作類：外事活動(dòng)文件、協(xié)議、合同等。10.聲像檔案類：學(xué)校重大活動(dòng)、重要會(huì)議、教學(xué)科研成果等的照片、錄像、錄音等。11.電子檔案類：學(xué)校各部門、各單位形成的電子文件。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，并按照歸檔范圍及時(shí)收集齊全、完整的文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備，并符合檔案整理要求。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集歸檔。（三）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。2.教學(xué)檔案、科研檔案等應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或?qū)W年結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.學(xué)生檔案應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)時(shí)歸檔。4.基本建設(shè)檔案、儀器設(shè)備檔案等應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后歸檔。（四）歸檔程序1.各部門、各單位兼職檔案員對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.按照歸檔時(shí)間要求，將整理好的檔案移交學(xué)校綜合檔案室。3.綜合檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法。2.教學(xué)檔案、科研檔案等根據(jù)其自身特點(diǎn)進(jìn)行分類。3.學(xué)生檔案按照學(xué)號(hào)順序排列。4.基本建設(shè)檔案、儀器設(shè)備檔案等按照項(xiàng)目或設(shè)備型號(hào)進(jìn)行分類。（三）整理要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。2.歸檔文件應(yīng)按照分類方案和編號(hào)順序進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)排列在一起。3.歸檔文件應(yīng)編制頁(yè)碼，單面書寫的文件在右下角編寫頁(yè)碼，雙面書寫的文件正面在右下角，背面在左下角編寫頁(yè)碼。4.歸檔文件應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄，目錄內(nèi)容包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等。5.歸檔文件應(yīng)裝訂整齊，采用三孔一線的方法裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響閱讀。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校綜合檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的專用庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放安全。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，保障檔案安全。3.配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備，用于檔案管理和利用工作。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：主要是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：主要是反映學(xué)校一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員，負(fù)責(zé)對(duì)全校檔案的鑒定工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限表和學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.綜合檔案室定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出存毀意見(jiàn)。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)綜合檔案室提出的存毀意見(jiàn)進(jìn)行審核。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方法檔案銷毀應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)要求統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。八、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理規(guī)定。2.服務(wù)學(xué)校發(fā)展原則：充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，為學(xué)校發(fā)展提供支持。3.方便利用原則：簡(jiǎn)化利用手續(xù)，提高服務(wù)效率，方便師生員工查閱利用檔案。（二）利用范圍1.本校師生員工因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱利用檔案。2.外單位因工作需要查閱利用本校檔案，須經(jīng)學(xué)校有關(guān)部門批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：師生員工可到綜合檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具證明：根據(jù)需要，綜合檔案室可為師生員工出具檔案證明。（四）利用要求1.查閱利用檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。2.未經(jīng)綜合檔案室同意，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘抄檔案內(nèi)容。3.借閱的檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如有遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檢索利用功能：提供多種檢索方式，方