PAGE高校檔案館管理制度一、總則（一）目的高校檔案館作為學校檔案工作的重要機構，負責集中統(tǒng)一管理學校各類檔案資料，為學校的教學、科研、管理等各項工作提供全面、系統(tǒng)、有效的信息支持與服務。本制度旨在規(guī)范高校檔案館的工作流程、管理方法和人員行為，確保檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、制度化，充分發(fā)揮檔案的價值。（二）適用范圍本制度適用于高校檔案館全體工作人員以及學校各部門、各學院在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關活動。（三）依據本制度依據《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》以及國家和地方有關檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標準制定。二、檔案管理職責分工（一）檔案館職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學校檔案工作規(guī)章制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管全校各類檔案資料，維護檔案的完整與安全。3.開展檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，建立檔案信息數據庫，實現(xiàn)檔案信息資源共享。4.積極開發(fā)檔案信息資源，為學校教學、科研、管理等工作提供檔案查閱、借閱、咨詢等服務。5.對學校各部門、各學院檔案工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查，組織檔案工作人員業(yè)務培訓。6.參與學校重大活動、重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集與規(guī)范整理。（二）學校各部門、各學院職責1.負責本部門、本學院各類檔案資料的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.按照學校檔案管理規(guī)定，定期向檔案館移交應歸檔的檔案資料，并辦理移交手續(xù)。3.明確一名檔案工作負責人，配備兼職檔案工作人員，負責本部門、本學院檔案工作的日常管理和協(xié)調。4.積極配合檔案館開展檔案業(yè)務指導、檢查和培訓等工作，提高本部門、本學院檔案管理水平。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群類檔案：包括學校黨委、工會、團委等組織形成的各類文件、會議記錄、活動資料等。2.行政類檔案：學校行政部門在行政管理活動中形成的各類文件、通知、報告、會議紀要等。3.教學類檔案：涵蓋教學計劃、教學大綱、課程教案、學生成績、實習實訓資料等。4.科研類檔案：科研項目立項申請書、研究報告、實驗數據、成果鑒定材料等。5.基建類檔案：學?；窘ㄔO項目從規(guī)劃、設計到施工、竣工驗收全過程形成的各類文件、圖紙、資料等。6.設備類檔案：學校購置的各類儀器設備的申購審批文件、合同協(xié)議、使用說明書、維修記錄等。7.財會類檔案：學校財務工作中形成的會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。8.學生類檔案：學生個人基本信息、學籍檔案、獎懲記錄、畢業(yè)材料等。9.其他類檔案：學校在對外交流、社會服務、文化活動等方面形成的具有保存價值的各類資料。（二）收集要求1.各部門、各學院應建立健全檔案收集制度，明確檔案收集責任人，確保檔案資料及時、完整地收集。對于重要活動、重大項目，應在活動結束或項目完成后及時收集相關檔案資料。對于日常工作中形成的檔案資料，應定期進行整理和收集。2.檔案資料應真實、準確、完整，字跡清晰，載體完好。嚴禁偽造、篡改檔案資料。對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、元數據完整，并進行有效的備份。3.收集的檔案資料應按照一定的分類標準進行初步整理，便于后續(xù)的歸檔工作。（三）歸檔程序1.各部門、各學院兼職檔案工作人員對收集整理好的檔案資料進行自查，確保符合歸檔要求。2.填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數量、形成時間、保管期限等信息。3.定期（一般每學期末）將檔案資料移交至檔案館，檔案館接收人員進行認真核對，辦理交接手續(xù)。4.檔案館對接收的檔案資料進行再次整理和審核，對不符合要求的檔案資料及時反饋給移交部門進行補充或修正。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家和學校檔案管理的有關規(guī)定和標準。（二）分類方法1.采用年度機構保管期限分類法。年度：按照文件形成年度進行劃分。機構：根據學校內部機構設置，將檔案分為黨群、行政、教學、科研、基建、設備、財會、學生等不同類別。保管期限：根據檔案的重要程度和歷史價值，分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種保管期限。2.對于一些特殊類型的檔案，如照片檔案、實物檔案、電子檔案等，應按照相應的專門標準進行分類整理。（三）整理要求1.紙質檔案去除金屬物，對破損或褪色的文件進行修復或復制。按照分類方案進行裝訂，保持文件的整齊有序。編制頁碼，填寫卷內文件目錄，裝訂成冊后編寫案卷封面、卷脊和備考表。2.照片檔案對照片進行編號，注明拍攝時間、地點、人物（或事由）等信息。按照照片內容進行分類整理，編寫照片說明，制作照片檔案冊。3.實物檔案對實物進行登記，注明名稱、來源、日期、保管期限等。妥善保管實物，必要時進行包裝或展示設計。4.電子檔案按照電子文件歸檔與管理的相關標準，對電子文件進行分類、編號、著錄。確保電子文件的存儲格式規(guī)范、元數據完整，并進行有效的備份和存儲。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案館應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房內配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序、便于查找。3.庫房應保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%），并安裝溫濕度監(jiān)測設備，實時記錄溫濕度數據。（二）檔案裝具1.選用符合國家標準的檔案裝具，確保其質量可靠、堅固耐用。2.檔案柜、檔案架應排列整齊，編號清晰，便于檔案的存放和管理。3.定期對檔案裝具進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時修復或更換。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，詳細記錄檔案的入庫、出庫、存放位置等信息，做到賬物相符。2.對不同保管期限、不同類型的檔案進行分區(qū)存放，便于管理和查找。3.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的完整與安全。4.對于重要檔案和易損檔案，應采取特殊的保管措施，如復制備份、異地存放等。5.加強對檔案庫房的安全管理，配備必要的消防器材和安全設施，制定安全管理制度，嚴禁無關人員進入庫房。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴格按照國家有關檔案利用的法律法規(guī)和學校檔案管理制度提供利用服務。2.服務優(yōu)先原則：以服務學校教學、科研、管理等工作為宗旨，積極主動地為利用者提供優(yōu)質、高效的檔案信息服務。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，確保檔案信息的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案館查閱室查閱紙質檔案，檔案館工作人員應提供必要的協(xié)助和指導。2.借閱：對于確需借出檔案的利用者，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求。借閱期間，利用者應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損檔案。3.復制：利用者可根據需要申請復制檔案資料，檔案館工作人員應按照規(guī)定進行審核和復制，并收取相應的復制費用。4.咨詢：利用者可就檔案相關問題向檔案館工作人員進行咨詢，檔案館應及時給予解答。（三）利用流程1.利用者提出利用申請，填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、數量及利用方式等信息。2.檔案館工作人員對利用申請進行審核，對于符合利用條件的申請，予以批準，并告知利用者利用時間、地點及相關注意事項。3.利用者按照約定的時間和方式到檔案館進行利用，查閱或借閱檔案時，應在工作人員的監(jiān)督下進行操作；申請復制檔案時，應提交有效身份證明，經工作人員審核后進行復制。4.利用結束后，利用者應及時歸還檔案（借閱）或辦理檔案利用手續(xù)（查閱、復制），檔案館工作人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完好無損。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：綜合考慮檔案的歷史價值與現(xiàn)實利用價值，對檔案進行全面、深入的審查。2.定期鑒定原則：定期開展檔案鑒定工作，確保檔案鑒定的及時性和準確性。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案館負責人、相關業(yè)務人員及專家組成，對檔案進行集體鑒定，確保鑒定結果的客觀性和公正性。（二）鑒定標準1.依據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合學校檔案的實際情況，制定具體的檔案鑒定標準。2.對于反映學校重大歷史事件、重要教學科研成果、具有長期查考利用價值的檔案，應列為永久保管。3.對于在一定時期內具有查考利用價值的檔案，可列為長期或短期保管。4.對于已失去保存價值的檔案，經鑒定后予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案館定期組織檔案鑒定小組對到期檔案進行鑒定。2.檔案鑒定小組對檔案進行逐卷、逐件審查，根據鑒定標準確定檔案的保管期限或是否予以銷毀。3.填寫檔案鑒定意見書，詳細記錄檔案鑒定的過程、結果及處理意見。4.將檔案鑒定意見書提交學校檔案工作領導小組審核批準。（四）銷毀程序1.經批準銷毀的檔案，由檔案館編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經學校檔案工作領導小組負責人簽字確認后，按照規(guī)定的方式進行銷毀。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。八（此處序號有誤，應為七）、檔案信息化建設（一）建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.推進檔案數字化工作，將學校重要檔案資料進行數字化處理，建立檔案數字資源庫，實現(xiàn)檔案信息資源的共享利用。3.利用信息技術手段，加強檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲和利用過程中的安全可靠。（二）數字化流程1.檔案掃描：按照一定的掃描標準和規(guī)范，對紙質檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質量。3.數據掛接：將處理后的圖像數據與相應的檔案目錄數據進行掛接，建立準確的索引關系。4.存儲備份：將數字化檔案數據存儲到安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份，防止數據丟失。（三）信息化管理系統(tǒng)1.功能模塊：檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理業(yè)務流程的信息化操作。2.用戶權限管理：根據不同用戶的工作職責和權限，設置相應的系統(tǒng)操作權限，確保檔案信息的安全與保密。3.系統(tǒng)維護：定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和功能的不斷完善。（四）信息安全管理1.建立檔案信息安全管理制度，明確信息安全責任，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護。2.采取防火墻、入侵檢測、加密技術等安全措施，防止網絡攻擊和數據泄露。3.對檔案信息系統(tǒng)的用戶進行身份認證和授權管理，嚴格控制用戶訪問權限。4.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查和風險評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案數量統(tǒng)計：包括各類檔案的年度新增數量、累計數量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：如查閱人次、借閱次數、復制份數等。3.檔案鑒定與銷毀情況統(tǒng)計：鑒定檔案數量、銷毀檔案數量等。4.檔案信息化建設情況統(tǒng)計：數字化檔案數量、信息化管理系統(tǒng)使用情況等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案管理相關數據進行記錄和匯總。2.利用檔案信息化管理系統(tǒng)，自動生成部分統(tǒng)計報表，提高統(tǒng)計工作效率。3.對于一些需要人工統(tǒng)計的數據，應確保數據來源準確可靠，統(tǒng)計過程認真細致。