PAGE商會(huì)檔案保管制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)商會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于商會(huì)及所屬各部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：商會(huì)檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映商會(huì)的工作活動(dòng)和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集、整理和保存商會(huì)在各個(gè)方面形成的檔案資料。4.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。5.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，方便檔案的查閱、借閱和使用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置商會(huì)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理室，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善商會(huì)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)商會(huì)各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，為檔案的查閱利用提供便利。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格履行查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。7.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.對(duì)所屬各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.商會(huì)組織建設(shè)方面：包括商會(huì)章程、會(huì)員名錄、理事會(huì)會(huì)議記錄、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄、換屆選舉資料等。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)方面：如行業(yè)調(diào)研資料、商務(wù)考察報(bào)告、項(xiàng)目合作協(xié)議、展會(huì)活動(dòng)資料等。3.財(cái)務(wù)管理方面：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、發(fā)票等。4.人事管理方面：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等。5.對(duì)外聯(lián)絡(luò)方面：與政府部門、其他商會(huì)、企業(yè)等的往來文件、信函、會(huì)議紀(jì)要等。6.其他方面：如商會(huì)獲得的榮譽(yù)證書、捐贈(zèng)記錄、重大事件記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的真實(shí)性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如分為綜合類、業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類、人事類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對(duì)重要的實(shí)物檔案，如印章、證書等，應(yīng)采取專門的保管措施，確保安全。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案：反映商會(huì)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)商會(huì)工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)商會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)商會(huì)工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為1年至10年。（四）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞的檔案、補(bǔ)充缺失的檔案等。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案，需持有單位介紹信或有效證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)商會(huì)秘書長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（四）歸還要求借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見。2.經(jīng)商會(huì)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立商會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱和利用，提升商會(huì)服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化檔案與檔案目錄信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。4.存儲(chǔ)管理：將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份和存儲(chǔ)管理。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入，包括檔案基本信息、保管期限、密級(jí)等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、編號(hào)等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.借閱管理：在線辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)借閱檔案的跟蹤管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類型、保管期