PAGE檔案館機(jī)關(guān)制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)本檔案館機(jī)關(guān)的規(guī)范化管理，提高工作效率，確保檔案工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性、完整性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館機(jī)關(guān)全體工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案工作合法合規(guī)開展。2.科學(xué)管理原則運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、保管和利用，提高檔案管理水平。3.安全保密原則保障檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密，維護(hù)檔案的機(jī)密性和完整性。4.服務(wù)至上原則以服務(wù)機(jī)關(guān)工作和社會(huì)利用為宗旨，充分發(fā)揮檔案的作用，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.機(jī)關(guān)工作中形成的各類文件、資料、圖表、記錄等，包括但不限于上級(jí)文件、本級(jí)發(fā)文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議等。2.反映機(jī)關(guān)歷史沿革、重大活動(dòng)、重要事件的相關(guān)材料，如照片、錄像、實(shí)物等。3.機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的具有保存價(jià)值的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如科研成果、工作筆記、調(diào)研報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）收集程序1.各部門在文件材料形成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，定期向檔案部門移交。2.檔案部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步審核，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門補(bǔ)充完善。3.檔案部門對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，登記造冊(cè)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。三、檔案整理制度（一）整理原則遵循檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等因素進(jìn)行分類，可采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法或年度問題保管期限分類法等。2.對(duì)于特殊載體檔案，如照片、錄像、實(shí)物等，應(yīng)單獨(dú)分類整理，并建立相應(yīng)的目錄和索引。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂、編頁，去除金屬物等。根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類排列，編制頁碼和目錄。填寫卷內(nèi)備考表，注明卷內(nèi)文件的數(shù)量、狀況等。裝訂成卷，填寫案卷封面，注明案卷標(biāo)題、年度、保管期限等。2.電子檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立文件夾結(jié)構(gòu)。對(duì)電子文件進(jìn)行命名，確保文件名規(guī)范、準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容。建立電子文件的元數(shù)據(jù)，記錄文件的背景信息、版本信息等。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊。2.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)采用相應(yīng)的裝具進(jìn)行保管，如照片檔案應(yīng)存放在相冊(cè)或照片冊(cè)中，實(shí)物檔案應(yīng)妥善包裝存放。（三）檔案保管措施1.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)，檢查存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失或損壞。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本機(jī)關(guān)相關(guān)的檔案，須經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.社會(huì)公眾因特殊原因需要查閱、利用本機(jī)關(guān)開放檔案，按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員可直接到檔案部門查閱檔案，檔案部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備。外單位查閱檔案，應(yīng)提前提交查閱申請(qǐng)，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍等，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案部門工作人員陪同查閱。社會(huì)公眾查閱開放檔案，應(yīng)按照規(guī)定填寫查閱登記表，經(jīng)審核后在指定場(chǎng)所查閱。2.借閱機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案部門辦理借閱手續(xù)。外單位借閱檔案，須經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時(shí)間和保密責(zé)任等。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，定期進(jìn)行整理和歸檔，以備查詢。（四）利用監(jiān)督1.檔案部門工作人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保利用過程中檔案的安全和完整。2.對(duì)違反檔案利用制度的行為，應(yīng)及時(shí)制止，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。六、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定原則依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、合理。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門代表組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.定期鑒定每年對(duì)到期檔案進(jìn)行一次集中鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，確定檔案的存毀。2.隨時(shí)鑒定對(duì)涉及重大事件、重要活動(dòng)等臨時(shí)性檔案，在事件結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)等內(nèi)容，并經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.檔案銷毀清冊(cè)報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案部門會(huì)同保密部門等共同進(jìn)行銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀，無法恢復(fù)。5.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，記錄材料應(yīng)歸檔保存。七、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、載體形式等基本情況。3.檔案鑒定與銷毀情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.采用計(jì)算機(jī)軟件等工具進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)告1.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況。2.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，確保檔案信息化建設(shè)有序推進(jìn)。（二）硬件設(shè)施管理1.配備必要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.定期對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）軟件系統(tǒng)管理1.選用符合檔案管理要求和安全標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件系統(tǒng)，確保軟件功能滿足工作需要。2.對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行定期升級(jí)和維護(hù)，及時(shí)修復(fù)軟件漏洞，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.建立軟件系統(tǒng)用戶賬號(hào)管理制度，嚴(yán)格控制用戶權(quán)限，防止非法操作。（四）數(shù)據(jù)管理1.加強(qiáng)檔案電子數(shù)據(jù)的管理，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和安全性。2.定期對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（五）網(wǎng)絡(luò)安全管理1.建立檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)用戶的安全教育，提高用戶的安全意識(shí)，規(guī)范用戶操作行為。3.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。九、檔案人員崗位職責(zé)（一）檔案部門負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案部門的全面工作，制定檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.組織檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案工作質(zhì)量。4.協(xié)調(diào)與機(jī)關(guān)各部門的關(guān)系，保障檔案工作順利開展。5.定期向上級(jí)主管部門和本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，提出改進(jìn)工作的建議和意見。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。2.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，及時(shí)處理檔案保管中出現(xiàn)的問題。3.按照檔案利用制度，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)