PAGE棚改辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)棚改辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在棚改工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于棚改辦全體工作人員在棚改項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：棚改辦檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映棚改項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善棚改辦檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)棚改辦各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.對(duì)檔案的查閱、借閱進(jìn)行審核和登記，確保檔案的安全和保密。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量。5.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在棚改項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.對(duì)本部門工作人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)和教育，提高檔案意識(shí)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等。3.對(duì)檔案的查閱、借閱進(jìn)行審核和登記，做好檔案的利用服務(wù)工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.棚改項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。2.棚改項(xiàng)目規(guī)劃文件，包括規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、規(guī)劃許可證等。3.棚改項(xiàng)目拆遷補(bǔ)償文件，包括拆遷補(bǔ)償協(xié)議、評(píng)估報(bào)告、安置方案等。4.棚改項(xiàng)目建設(shè)文件，包括施工圖紙、施工合同、工程變更記錄等。5.棚改項(xiàng)目資金文件，包括資金預(yù)算、資金撥付憑證、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。6.棚改項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。7.棚改項(xiàng)目相關(guān)會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)批示、工作匯報(bào)等。8.其他與棚改項(xiàng)目有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行編號(hào)、編目。（三）整理方法1.按照檔案形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一時(shí)間的文件按照重要程度排列。2.對(duì)文件材料進(jìn)行分類，可分為綜合類、項(xiàng)目類、財(cái)務(wù)類等。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來源等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在文件材料形成后的次年上半年將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核和接收，辦理交接手續(xù)。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合檔案整理的要求，檔案材料應(yīng)齊全、完整、規(guī)范。2.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行歸檔，不同類別的檔案應(yīng)分別存放。3.檔案應(yīng)裝訂整齊，編目準(zhǔn)確，便于查閱和保管。（三）保管期限1.棚改辦檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括棚改項(xiàng)目立項(xiàng)文件、規(guī)劃文件、拆遷補(bǔ)償文件、竣工驗(yàn)收文件等。3.長期保管的檔案主要包括棚改項(xiàng)目建設(shè)文件、資金文件等，保管期限為30年。4.短期保管的檔案主要包括棚改項(xiàng)目相關(guān)會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)批示、工作匯報(bào)等，保管期限為10年。（四）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.因工作需要查閱棚改辦檔案的，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可查閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要查閱棚改辦檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)棚改辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。3.查閱人員如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱范圍1.因工作需要借閱棚改辦檔案的，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可借閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要借閱棚改辦檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)棚改辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。（四）借閱要求1.借閱檔案應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。3.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還借閱的檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定組織1.棚改辦應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)棚改辦檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。2.對(duì)保管期限已滿、確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報(bào)棚改辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交檔案銷毀人員。2.檔案銷毀人員應(yīng)按照檔案銷毀清單進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)有檔案管理部門人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員在場監(jiān)督，并在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立棚改辦檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.通過檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作效率。3.利用檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和利用，為棚改工作提供決策支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析、安全保密等功能。2.對(duì)棚改辦現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌