PAGE運(yùn)輸業(yè)檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)運(yùn)輸業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在運(yùn)輸生產(chǎn)、經(jīng)營管理、決策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在運(yùn)輸業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案的集中保管。2.真實(shí)性、完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映運(yùn)輸業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得篡改、偽造檔案。3.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、運(yùn)輸業(yè)務(wù)機(jī)密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案管理工作。3.集中保管公司重要檔案，建立健全檔案管理臺賬，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作進(jìn)行規(guī)范化管理。4.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理和檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案，并協(xié)助綜合管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用，嚴(yán)格遵守檔案借閱、保密等規(guī)定，確保檔案安全。4.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，配合綜合管理部門開展檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.運(yùn)輸業(yè)務(wù)類檔案包括運(yùn)輸合同、運(yùn)輸計(jì)劃、調(diào)度指令、運(yùn)輸記錄、貨物清單、運(yùn)費(fèi)結(jié)算憑證等。2.設(shè)備管理類檔案包括運(yùn)輸車輛、船舶、裝卸設(shè)備等的購置合同、技術(shù)資料、維修保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處理文件等。3.安全管理類檔案包括安全管理制度、安全檢查記錄、事故報(bào)告與處理文件、應(yīng)急預(yù)案等。4.人力資源類檔案包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動(dòng)合同等方面的文件。5.財(cái)務(wù)管理類檔案包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。6.行政管理類檔案包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、對外聯(lián)絡(luò)文件等。7.其他類檔案包括客戶投訴處理記錄、市場調(diào)研報(bào)告、行業(yè)動(dòng)態(tài)信息等與公司運(yùn)輸業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真篩選，剔除無關(guān)的文件，確保歸檔文件真實(shí)、有效、完整。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始記錄狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和性質(zhì)，將檔案分為運(yùn)輸業(yè)務(wù)、設(shè)備管理、安全管理、人力資源、財(cái)務(wù)管理、行政管理等類別，每個(gè)類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號對每一份檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于檔案的管理和檢索。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和核對檔案。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案安全存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為15年至50年的檔案。短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和價(jià)值，按照檔案保管期限表的規(guī)定，確定檔案的保管期限。（三）檔案保管要求1.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查閱。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限表和檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對檔案進(jìn)行全面鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)鑒定工作小組組長簽字確認(rèn)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由綜合管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.對電子檔案的銷毀，應(yīng)采用符合國家保密要求的技術(shù)手段進(jìn)行處理，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。5.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.因業(yè)務(wù)合作、審計(jì)、法律糾紛等外部需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)，可向有關(guān)單位或個(gè)人提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案。2.借閱手續(xù)因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、運(yùn)輸業(yè)務(wù)機(jī)密等重要檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對外提供查閱、借閱服務(wù)。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.對掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系準(zhǔn)確無誤。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)更新和準(zhǔn)確維護(hù)。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。3.借閱管理記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息，保障檔案信息安全。5.統(tǒng)計(jì)分析對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并異地存放