PAGE寫字樓檔案管理制度一、總則（一）目的為加強寫字樓檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在寫字樓運營、管理、服務(wù)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于寫字樓內(nèi)所有入駐企業(yè)及寫字樓管理方形成的各類檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是指在寫字樓運營與管理活動中直接形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：寫字樓檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映寫字樓運營與管理的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及寫字樓商業(yè)秘密、入駐企業(yè)機密等敏感信息的檔案，嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便相關(guān)人員查閱和使用檔案。二、檔案管理機構(gòu)與職責（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負責寫字樓檔案的統(tǒng)籌管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善寫字樓檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的實體安全。6.組織開展檔案利用工作，為寫字樓運營管理、入駐企業(yè)及相關(guān)部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。7.對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。（二）各部門職責1.寫字樓內(nèi)各入駐企業(yè)應(yīng)指定專人負責本企業(yè)檔案的收集、整理和保管工作，并按照寫字樓檔案管理部門的要求，定期將相關(guān)檔案移交至檔案管理部門集中管理。2.寫字樓管理方各職能部門負責本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。同時，配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括寫字樓管理方的各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.運營管理類：涵蓋寫字樓的租賃合同、物業(yè)管理合同、設(shè)施設(shè)備維護記錄、安全管理檔案、環(huán)境衛(wèi)生檔案等。3.入駐企業(yè)檔案：各入駐企業(yè)提交的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等企業(yè)資質(zhì)文件，以及企業(yè)在寫字樓內(nèi)開展業(yè)務(wù)活動形成的各類文件、合同、報表等。4.工程建設(shè)類：涉及寫字樓建設(shè)項目的立項文件、設(shè)計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。5.客戶服務(wù)類：客戶投訴記錄、客戶滿意度調(diào)查資料、客戶溝通函件等。6.其他類：不屬于上述分類的其他具有保存價值的檔案。（二）編號規(guī)則1.采用層次分類編號法，對每類檔案進行編號。編號由類別代碼、年度代碼、流水號組成。2.類別代碼：用大寫字母表示各類檔案，如“XZ”表示行政管理類，“YY”表示運營管理類，“QY”表示入駐企業(yè)檔案，“GC”表示工程建設(shè)類，“KF”表示客戶服務(wù)類，“QT”表示其他類。3.年度代碼：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。5.示例：“XZ2023001”表示行政管理類中2023年形成的第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門和入駐企業(yè)應(yīng)明確檔案收集責任人，按照檔案管理制度的規(guī)定，定期收集本部門或本企業(yè)在工作中形成的各類檔案。2.檔案收集應(yīng)做到及時、完整，確保檔案不遺漏、不丟失。對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時移交檔案管理部門。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、裁剪、抽取或損壞。（二）整理要求1.檔案管理部門或各部門檔案收集責任人收到檔案后，應(yīng)按照檔案分類標準對檔案進行整理。2.整理檔案時，應(yīng)去除文件上的金屬物，對破損的文件進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的整潔和完好。3.按照檔案編號規(guī)則，為每份檔案編制唯一的編號，并在檔案首頁右上角加蓋編號章。4.對每份檔案進行編目，填寫檔案目錄卡片，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。5.將整理好的檔案按照類別和編號順序進行裝訂，采用線裝或膠裝方式，確保檔案牢固、整齊。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用需求，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映寫字樓主要職能活動和歷史面貌的，對寫字樓運營管理、歷史研究有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保存。3.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要包括重要的行政管理文件、運營管理記錄、入駐企業(yè)重要合同等。4.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，如一般性的行政管理文件、臨時性的業(yè)務(wù)記錄等。（三）檔案存放1.按照檔案類別和編號順序，將檔案存放在檔案架或檔案柜中，并在檔案架或檔案柜上標明檔案類別和編號范圍。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。對于體積較大或數(shù)量較多的檔案，可單獨存放，并建立相應(yīng)的標識和目錄。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。3.對清查結(jié)果進行記錄，形成檔案清查報告，報告內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、存在問題及處理意見等。六、檔案利用（一）利用范圍1.寫字樓管理方內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.入駐企業(yè)因自身業(yè)務(wù)需要，可按照規(guī)定查閱、借閱本企業(yè)在寫字樓內(nèi)形成的檔案以及與寫字樓管理相關(guān)的公共檔案。3.外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或工作需要，經(jīng)寫字樓管理方批準，可查閱、借閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案：查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，在檔案庫房內(nèi)提供查閱服務(wù)，并指定專人負責監(jiān)督查閱過程。查閱人不得在檔案上涂改、標記、抽取或損壞檔案。2.借閱檔案：借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、檔案名稱、編號、查閱（借閱）目的、歸還日期等。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。2.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標準為依據(jù)，結(jié)合寫字樓檔案管理的實際情況，對檔案進行鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和處置意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、價值等因素，確定其保管期限和是否需要銷毀。2.分析比較法：將檔案與同類檔案或相關(guān)檔案進行分析比較，判斷其價值和保存必要性。3.效益評估法：從檔案對寫字樓運營管理、歷史研究、社會利用等方面的效益出發(fā)，評估檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報寫字樓管理方負責人審批。2.審批通過后，檔案管理部門負責組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存?！稒n案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等內(nèi)容。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，為寫字樓運營管理提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：支持將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責任者等條件進行檢索，快速準確地查找所需檔案信息。3.檔案借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，記錄借閱情況，提醒借閱人按時歸還檔案。4.檔案統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作檔案信息。對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份和恢復(fù)，保障數(shù)據(jù)安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案的收集、整理、存儲應(yīng)