PAGE公安局檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強公安局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公安局各部門在工作中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公安局檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責全局檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則各部門應確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映公安工作的全過程和各項業(yè)務活動的實際情況，不得擅自篡改、偽造檔案。3.科學分類原則按照檔案的形成規(guī)律和特點，采用科學的分類方法，對檔案進行分類整理，便于管理和查找利用。4.安全保密原則加強檔案安全保密工作，采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理部門職責（一）綜合管理職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公安局檔案管理制度，并組織實施。2.負責全局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導，定期對各部門檔案工作進行檢查和考核。3.集中管理全局各類檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用檔案資料，確保檔案的安全和完整。（二）業(yè)務指導職責1.對各部門檔案工作進行業(yè)務指導，幫助制定檔案收集、整理、保管等工作規(guī)范，提高檔案管理水平。2.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)和技能。3.參與重大活動、重要案件等檔案的形成過程，對檔案收集、整理等工作進行現(xiàn)場指導。（三）開發(fā)利用職責1.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。2.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為公安工作提供決策依據(jù)和歷史借鑒。3.依法向社會提供檔案利用服務，根據(jù)規(guī)定為有關單位和個人查閱、復制檔案提供便利。三、檔案歸檔范圍（一）文書檔案1.上級機關下發(fā)的與公安工作有關的文件、指示、通知等。2.公安局制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告等。3.公安局召開的重要會議文件、會議記錄、紀要等。4.公安業(yè)務工作中形成的請示、報告、批復、決定等文件材料。5.人事、財務、后勤等行政管理工作中形成的文件材料。（二）公安業(yè)務檔案1.刑事偵查檔案刑事案件的立案、破案、偵查終結等過程中形成的法律文書、證據(jù)材料、偵查工作記錄等。2.治安管理檔案治安案件的受理、查處、調(diào)解等工作中形成的檔案材料，包括案件登記表、調(diào)查筆錄、處罰決定書等。3.出入境管理檔案公民出入境申請、審批、簽證、護照等辦理過程中形成的檔案材料。4.交通管理檔案交通事故處理、車輛管理、駕駛員管理等工作中形成的檔案材料，如事故現(xiàn)場勘查記錄、車輛登記資料、駕駛證檔案等。5.消防管理檔案火災事故調(diào)查、消防監(jiān)督檢查、消防安全宣傳等工作中形成的檔案材料。（三）聲像檔案1.在公安工作中形成的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像資料，如重大案件現(xiàn)場照片、公安工作活動錄像、領導講話錄音等。2.反映公安工作歷史變遷、重要事件、先進人物事跡等具有保存價值的聲像資料。（四）實物檔案1.公安工作中獲得的獎狀、獎杯、獎章、證書等榮譽實物。2.具有紀念意義的禮品、紀念品等實物。四、檔案歸檔要求（一）文件材料收集要求1.各部門應指定專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應齊全完整，包括正件、附件、底稿等，不得遺漏重要內(nèi)容。3.對業(yè)務工作中形成的臨時性文件材料，應在工作結束后及時收集歸檔。（二）文件材料整理要求1.按照檔案分類方案，對收集的文件材料進行分類整理。2.每份文件材料應保持其完整性，不得隨意拆分、剪裁。3.對破損、褪色的文件材料應進行修復或復制，確保字跡清晰、圖像完整。4.按照文件材料的形成時間順序進行排列，編寫頁號，填寫卷內(nèi)目錄。（三）檔案裝訂要求1.歸檔文件材料應采用線裝或膠裝方式進行裝訂，確保牢固、整齊。2.裝訂時應去除金屬物，對紙張過大的文件材料應進行折疊，使其大小與檔案盒一致。3.裝訂后的檔案應平整、美觀，便于保管和查閱。（四）檔案編目要求1.編制檔案目錄，包括全宗號、目錄號、案卷號、題名、年度、保管期限、密級等項目。2.檔案目錄應打印或書寫清晰、準確，一式多份，分別存放于不同地點，便于查找利用。3.對重要檔案應編制電子目錄，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。五、檔案歸檔流程（一）收集1.各部門檔案收集人員按照檔案歸檔范圍，定期收集本部門在工作中形成的文件材料。2.對重要案件、重大活動等形成的檔案材料，應及時進行收集，并在收集過程中做好記錄。（二）整理1.收集到的文件材料由各部門檔案整理人員按照檔案整理要求進行初步整理，分類排序，剔除無關材料。2.將初步整理好的文件材料移交至公安局檔案管理部門，由檔案管理部門進行進一步的整理和審核。（三）裝訂檔案管理部門對審核后的文件材料進行裝訂，確保裝訂質(zhì)量符合要求。（四）編目1.裝訂后的檔案由檔案管理部門進行編目，編制檔案目錄和電子目錄。2.將編目后的檔案按照分類方案進行上架排列，存放于檔案庫房。六、檔案保管期限（一）永久保管1.上級機關頒發(fā)的具有長遠查考利用價值的文件材料。2.公安局制定的重要規(guī)章制度、長遠規(guī)劃、年度計劃等文件材料。3.重大案件、重要事件的相關檔案材料，如立案報告、偵查終結報告、判決書等。4.公安工作中形成的具有歷史意義和重要價值的聲像檔案、實物檔案。（二）長期保管1.在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料，如一般業(yè)務工作文件、階段性工作總結等。2.人事檔案中具有重要參考價值的部分材料，如干部任免文件、考核材料等。3.財務檔案中涉及重要經(jīng)濟事項的憑證、報表等。（三）短期保管1.在較短時間內(nèi)需要查考利用的文件材料，如臨時性通知、一般性業(yè)務文件等。2.事務性的文件材料，如會議通知、一般性工作簡報等。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務部門人員和有關領導參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的實際價值，對檔案的保管期限進行重新審查，確定其是否仍需繼續(xù)保存。3.對鑒定中發(fā)現(xiàn)的重要檔案，應及時調(diào)整保管期限，確保檔案的完整性和準確性。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊，報公安局領導審批。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。3.銷毀清冊應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱本局檔案的，應持單位介紹信，經(jīng)公安局分管領導批準后，方可查閱。3.涉及國家機密、警務工作秘密的檔案，查閱時應嚴格按照保密規(guī)定辦理審批手續(xù)，限制查閱范圍。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門查閱檔案時，應出示有效證件，說明查閱目的和范圍。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表或批準文件，提供相應的檔案，并做好查閱登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。（三）利用服務1.檔案管理部門應積極為利用者提供檔案查閱、咨詢等服務，根據(jù)利用者的需求，及時準確地提供檔案資料。2.對重要檔案的利用，檔案管理部門可根據(jù)情況提供必要的協(xié)助，如對檔案內(nèi)容進行解讀、提供相關背景資料等。3.鼓勵利用者對檔案信息進行研究和開發(fā)，充分發(fā)揮檔案的價值作用。九、檔案統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級檔案管理部門和公安局領導報告檔案工作情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（二）移交1.公