PAGE畢業(yè)論文檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織內(nèi)部畢業(yè)論文檔案的管理，確保畢業(yè)論文檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮其在公司/組織發(fā)展、學(xué)術(shù)研究、人才培養(yǎng)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及的所有畢業(yè)論文檔案，包括員工個人在完成學(xué)業(yè)過程中撰寫的本科、碩士、博士畢業(yè)論文及其相關(guān)輔助材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)畢業(yè)論文檔案的集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性與完整性原則畢業(yè)論文檔案應(yīng)如實(shí)反映論文撰寫過程及研究成果，確保檔案內(nèi)容完整無缺，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案材料。3.保密性原則對于涉及公司/組織商業(yè)機(jī)密、個人隱私等敏感信息的畢業(yè)論文檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，以滿足公司/組織內(nèi)部對畢業(yè)論文檔案的各種利用需求，促進(jìn)知識共享和經(jīng)驗(yàn)傳承。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善畢業(yè)論文檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.接收、整理、保管畢業(yè)論文檔案，建立健全檔案目錄和索引，確保檔案存放有序、查找方便。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整，防止檔案損壞、丟失或變質(zhì)。4.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)畢業(yè)論文檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。6.配合公司/組織內(nèi)部的各項(xiàng)工作，提供相關(guān)的檔案信息支持，為公司/組織決策、科研創(chuàng)新、人才培養(yǎng)等提供參考依據(jù)。（二）論文指導(dǎo)教師職責(zé)1.指導(dǎo)學(xué)生按照學(xué)術(shù)規(guī)范和學(xué)校要求撰寫畢業(yè)論文，確保論文質(zhì)量。2.督促學(xué)生及時整理和提交畢業(yè)論文相關(guān)材料，包括開題報告、中期檢查報告、論文初稿、修改稿、定稿等，并對材料的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。3.協(xié)助檔案管理部門做好畢業(yè)論文檔案的收集和整理工作，提供必要的指導(dǎo)和說明。4.在論文答辯結(jié)束后，及時將答辯相關(guān)材料（如答辯記錄、評語、成績等）提交給檔案管理部門。（三）學(xué)生職責(zé)1.按照學(xué)校和公司/組織的要求，認(rèn)真撰寫畢業(yè)論文，保證論文內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范。2.在論文撰寫過程中，及時整理和保存各類相關(guān)材料，按照規(guī)定的時間和要求提交給指導(dǎo)教師和檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好畢業(yè)論文檔案的整理、歸檔和查詢等工作，不得拒絕或拖延提供相關(guān)材料。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.畢業(yè)論文原件，包括紙質(zhì)版和電子版（如有）。2.開題報告、文獻(xiàn)綜述、研究計(jì)劃、調(diào)查問卷、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖紙等與論文研究相關(guān)的原始資料。3.中期檢查報告、論文初稿、修改稿、定稿等各階段的稿件。4.論文答辯相關(guān)材料，如答辯申請表、答辯記錄、評語、成績等。5.其他與畢業(yè)論文相關(guān)的重要材料，如學(xué)術(shù)成果證明、獲獎證書等。（二）收集時間1.學(xué)生應(yīng)在畢業(yè)論文答辯通過后[X]個工作日內(nèi)，將完整的畢業(yè)論文檔案材料提交給指導(dǎo)教師。2.指導(dǎo)教師應(yīng)在收到學(xué)生提交的檔案材料后[X]個工作日內(nèi)，對材料進(jìn)行審核，并將審核通過的材料提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)在收到指導(dǎo)教師提交的材料后[X]個工作日內(nèi)，完成檔案的收集和整理工作。（三）整理要求1.按照畢業(yè)論文檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行分類整理。一般可按照論文題目、作者、專業(yè)、年級等進(jìn)行分類，確保同一類別的檔案材料集中存放。2.每份檔案材料應(yīng)進(jìn)行編號，并在檔案封面或首頁注明編號、論文題目、作者、專業(yè)、年級、指導(dǎo)教師等基本信息。3.對紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行排序，確保材料順序合理，并在每份材料上加蓋頁碼章或編寫頁碼。4.對于電子版檔案材料，應(yīng)按照規(guī)范的命名方式進(jìn)行命名，并存儲在指定的電子存儲介質(zhì)或檔案管理系統(tǒng)中，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。5.建立畢業(yè)論文檔案目錄，詳細(xì)記錄每份檔案的編號、名稱、存放位置等信息，便于查詢和管理。四、檔案保管（一）保管方式1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。2.對紙質(zhì)檔案采用紙質(zhì)檔案柜存放，按照分類順序排列，便于查找和管理。3.對電子版檔案采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測試，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）保管期限畢業(yè)論文檔案的保管期限為[X]年，自論文答辯通過之日起計(jì)算。保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門鑒定，確無保存價值的檔案，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（三）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全防范措施，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，采取必要的防護(hù)措施，如安裝消防設(shè)備、除濕設(shè)備、防蟲藥劑等，確保檔案不受損壞。4.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。五、檔案利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)驗(yàn)交流等原因，可按照規(guī)定的程序查閱、借閱畢業(yè)論文檔案。（二）利用程序1.查閱申請查閱人需填寫《畢業(yè)論文檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)查閱人的申請內(nèi)容，審核其查閱目的和必要性，簽署審批意見。對于涉及公司/組織機(jī)密或重要信息的查閱申請，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱登記檔案管理部門在收到經(jīng)審批的查閱申請表后，對查閱人進(jìn)行登記，包括查閱人姓名、所在部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息，并安排專人陪同查閱。4.查閱方式查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案材料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。5.借閱申請借閱人需填寫《畢業(yè)論文檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批以及檔案管理部門審核。6.借閱審批部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門應(yīng)分別對借閱申請進(jìn)行審核，簽署審批意見。對于涉及公司/組織機(jī)密或重要信息的借閱申請，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。7.借閱登記與手續(xù)辦理檔案管理部門在批準(zhǔn)借閱申請后，對借閱人進(jìn)行登記，發(fā)放借閱證，并與借閱人簽訂《畢業(yè)論文檔案借閱協(xié)議》，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)。借閱人需按照協(xié)議約定的時間歸還檔案，如遇特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請辦理延期手續(xù)。8.歸還檢查借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定追究借閱人的責(zé)任。（三）利用限制1.涉及公司/組織商業(yè)機(jī)密、個人隱私等敏感信息的畢業(yè)論文檔案，未經(jīng)公司/組織同意，不得對外提供或公開。2.畢業(yè)論文檔案的利用應(yīng)僅限于公司/組織內(nèi)部人員，不得轉(zhuǎn)借或用于其他非公司/組織規(guī)定的用途。3.在利用畢業(yè)論文檔案過程中，不得擅自更改、刪除或傳播檔案內(nèi)容，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、專業(yè)技術(shù)人員等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對保管期限屆滿的畢業(yè)論文檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值、學(xué)術(shù)價值等因素。2.對于具有重要?dú)v史意義、學(xué)術(shù)價值或?qū)?組織發(fā)展有參考作用的畢業(yè)論文檔案，應(yīng)予以保留；對于已失去保存價值的檔案，可考慮銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期限屆滿的畢業(yè)論文檔案進(jìn)行清查，編制檔案鑒定清單，提交檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案鑒定清單中的檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定小組的鑒定意見，對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，填寫《畢業(yè)論文檔案銷毀申請表》，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)審批同意銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)永久保存。（四）銷毀方式1.對于紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案內(nèi)容