PAGE檔案館網絡預約查檔制度一、總則（一）目的為了適應信息化時代發(fā)展需求，提高檔案館檔案利用服務效率，規(guī)范網絡預約查檔工作流程，保障檔案信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館提供的網絡預約查檔服務，包括但不限于各類檔案資料的查閱、借閱等利用活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及相關行業(yè)標準，確保網絡預約查檔工作合法合規(guī)開展。2.便民高效原則充分利用現代信息技術手段，為檔案利用者提供便捷、高效的預約查檔服務，減少辦事環(huán)節(jié)，縮短辦事時間。3.安全保密原則加強網絡安全防護和檔案信息保密管理，防止檔案信息泄露、篡改和丟失，確保檔案信息安全。二、預約渠道與方式（一）預約平臺建立專門的檔案館網絡預約查檔平臺，該平臺應具備用戶注冊、登錄、預約申請、查詢進度、反饋評價等功能模塊，界面設計應簡潔明了，便于用戶操作。（二）預約方式1.在線預約用戶可通過檔案館官方網站、微信公眾號、移動應用程序等渠道進入網絡預約查檔平臺，按照系統(tǒng)提示進行在線預約。預約時需填寫真實有效的個人信息，包括姓名、身份證號碼、聯系方式等，并詳細說明查檔需求，如檔案名稱、形成時間、所屬全宗等。2.電話預約設立專門的預約查檔服務電話，用戶可撥打該電話進行預約。工作人員在接到電話預約后，應詳細記錄用戶信息和查檔需求，并協助用戶完成預約申請。三、預約受理與審核（一）受理時間網絡預約查檔平臺應提供7×24小時服務，確保用戶能夠隨時提交預約申請。工作人員應在工作日及時受理預約申請，對于非工作日提交的預約申請，應在第一個工作日進行受理。（二）審核流程1.初審工作人員收到預約申請后，首先對用戶填寫的信息進行初審，檢查信息是否完整、準確。對于信息不完整或不準確的預約申請，應及時與用戶溝通，要求用戶補充或更正信息。2.檔案查詢與審核根據用戶的查檔需求，工作人員在檔案管理系統(tǒng)中進行查詢，核實檔案是否存在以及用戶是否具有查閱權限。對于符合查閱條件的預約申請，予以通過審核；對于不符合查閱條件的預約申請，應向用戶說明原因，并告知用戶相關檔案的查閱規(guī)定和限制。3.終審對于重要檔案或涉及敏感信息的預約申請，需進行終審。終審由檔案館負責人或相關業(yè)務主管領導進行，確保預約查檔工作符合規(guī)定和要求。（三）審核結果通知1.通過審核預約申請通過審核后，工作人員應及時通過網絡預約查檔平臺、短信或電話等方式通知用戶預約成功，并告知用戶查檔時間、地點、所需攜帶的證件和材料等信息。2.未通過審核對于未通過審核的預約申請，工作人員應向用戶詳細說明未通過的原因，并提供相應的解決建議或指導。如用戶對審核結果有異議，可在規(guī)定時間內提出申訴，檔案館應進行復查，并及時反饋復查結果。四、查檔服務（一）查檔準備1.用戶準備用戶應按照預約通知要求，攜帶有效身份證件等相關材料按時到達檔案館指定地點進行查檔。如委托他人代為查檔，受托人應同時攜帶委托人的授權委托書和雙方有效身份證件。2.工作人員準備工作人員應提前做好查檔準備工作，包括查找所需檔案、安排查檔場所、調試查檔設備等，確保查檔服務順利進行。（二）查檔流程1.身份驗證用戶到達檔案館后，工作人員首先對用戶的身份進行驗證，核對用戶身份證件與預約信息是否一致。2.查閱指導工作人員向用戶介紹檔案館的查檔規(guī)定和注意事項，并根據用戶的查檔需求，提供必要的查閱指導和幫助。3.檔案查閱用戶在工作人員的陪同下，在指定的查檔場所查閱檔案。查閱過程中，用戶應遵守查檔規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。如需復印、拍照或摘錄檔案內容，應按照檔案館的相關規(guī)定辦理手續(xù)。4.查檔記錄工作人員應對用戶的查檔情況進行詳細記錄，包括查檔時間、檔案名稱、查閱內容、復印或拍照份數等信息。查檔記錄應妥善保存，以備后續(xù)查詢和統(tǒng)計分析。（三）特殊情況處理1.檔案缺失或損壞如發(fā)現所需檔案缺失或損壞，工作人員應及時向用戶說明情況，并協助用戶查找其他相關檔案或提供替代材料。同時，對檔案缺失或損壞的情況進行記錄和調查，分析原因，采取相應的補救措施。2.用戶臨時變更查檔需求用戶在查檔過程中如需臨時變更查檔需求，應提前告知工作人員。工作人員根據實際情況進行審核和調整，如需要重新預約或補充相關材料，應及時通知用戶辦理。3.查檔時間延長如用戶在預約查檔時間內未能完成查閱工作，需要延長查檔時間，應提前向工作人員提出申請。工作人員根據檔案館的工作安排和實際情況進行審批，如同意延長查檔時間，應告知用戶延長后的查檔截止時間。五、檔案信息安全管理（一）網絡安全防護1.技術措施采用先進的網絡安全技術，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術等，對網絡預約查檔平臺進行安全防護，防止網絡攻擊、病毒感染和數據泄露等安全事件的發(fā)生。2.安全審計建立網絡安全審計機制，對網絡預約查檔平臺的操作日志進行實時監(jiān)測和審計，及時發(fā)現和處理異常操作行為。定期對網絡安全狀況進行評估和檢查，不斷完善網絡安全防護措施。（二）檔案信息保密1.人員管理加強對工作人員的保密教育和培訓工作，提高工作人員的保密意識和業(yè)務水平。與工作人員簽訂保密協議，明確工作人員在檔案信息保密方面的責任和義務。2.查閱權限控制嚴格按照檔案管理規(guī)定和用戶查閱權限，對檔案信息進行分級分類管理，設置不同的查閱權限。工作人員在為用戶提供查檔服務時，應嚴格按照用戶的查閱權限提供相應的檔案信息，不得擅自擴大查閱范圍。3.檔案載體管理對檔案的紙質載體、電子載體等進行嚴格管理，確保檔案載體的安全。在檔案查閱過程中，如需復印、拍照或摘錄檔案內容，應按照規(guī)定進行登記和審批，并對復印件、照片和摘錄內容進行妥善保管，防止丟失和泄露。六、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.定期檢查檔案館應定期對網絡預約查檔工作進行檢查，檢查內容包括預約受理、審核、查檔服務、檔案信息安全管理等環(huán)節(jié)的工作情況。及時發(fā)現和糾正存在的問題，確保網絡預約查檔工作規(guī)范有序開展。2.用戶反饋處理建立用戶反饋機制，及時收集用戶對網絡預約查檔服務的意見和建議。對用戶反饋的問題進行認真分析和處理，并將處理結果及時反饋給用戶。定期對用戶反饋情況進行統(tǒng)計分析，針對存在的共性問題，采取有效措施加以改進。（二）外部監(jiān)督積極接受上級主管部門、檔案行政管理部門以及社會公眾的監(jiān)督，及時整改存在的問題。定期向社會公布網絡預約查檔工作的開展情況和服務質量，接受社會監(jiān)督和評價。（三）考核機制建立網絡預約查檔工作考核機制，對工作人員的工作表現進行考核評價?？己藘热莅üぷ鲬B(tài)度、業(yè)務能力、服務質量、檔案信息安全管理等方面?？己私Y果與工作人員的績效掛鉤，激勵工作人員不斷提高工作水平和服務質量。七、培訓與宣傳（一）培訓工作1.新員工培訓對新入職的工作人員進行網絡預約查檔業(yè)務培訓，培訓內容包括網絡預約查檔平臺的操作使用、查檔流程、檔案信息安全管理等方面的知識和技能。培訓結束后，對新員工進行考核，確保新員工能夠熟練掌握網絡預約查檔工作的相關要求和操作規(guī)范。2.定期培訓定期組織工作人員參加網絡預約查檔業(yè)務培訓，及時更新工作人員的業(yè)務知識和技能。培訓內容可根據工作實際情況和用戶需求進行調整，包括新的檔案管理規(guī)定、網絡安全知識、服務技巧等方面的內容。鼓勵工作人員參加各類檔案業(yè)務培訓和學術交流活動，不斷提高自身業(yè)務水平。（二）宣傳工作1.宣傳渠道通過檔案館官方網站、微信公眾號、微博、報紙、電視等多種渠道，廣泛宣傳檔案館網絡預約查檔服務的相關信息，包括預約渠道、方式、流程、查檔規(guī)定等內容。制作宣傳海報、宣傳手冊等宣傳資料，在檔案館服務窗口、公共場所等進行張貼和發(fā)放，方便用戶了解和使用網絡預約查檔服務。2.宣傳活動定期組織開展網絡預約查檔服務宣傳活動，如舉辦專題講座、現場演示、咨詢服務等活動，向社會公眾宣傳檔案的重要作用和網絡預約查檔服務的