PAGE黃陂區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)黃陂區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于黃陂區(qū)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.完整準(zhǔn)確原則各單位應(yīng)確保檔案的收集、整理、歸檔工作完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史面貌。3.安全保密原則各單位應(yīng)采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則各單位應(yīng)優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為單位各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置黃陂區(qū)設(shè)立檔案局，負(fù)責(zé)全區(qū)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)等工作。各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。（二）檔案局職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定全區(qū)檔案工作發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.組織、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查全區(qū)各單位的檔案工作，依法查處檔案違法行為。3.負(fù)責(zé)接收、征集、整理、保管全區(qū)重要檔案資料，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，開發(fā)利用檔案信息資源。4.組織開展檔案宣傳、教育、培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)，提高全區(qū)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理水平。（三）各單位檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，以及本單位的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全本單位檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。4.負(fù)責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和水平。5.對(duì)本單位各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（四）專（兼）職檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的日常收集、整理、分類、裝訂、編目等工作，確保檔案整理質(zhì)量符合要求。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。4.積極開展檔案利用工作，為單位各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案信息服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記工作。5.參與本單位檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理工作。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)文件、人事文件等。2.本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、科研成果等。3.本單位機(jī)構(gòu)演變、人事任免、獎(jiǎng)懲等方面的文件材料。4.本單位資產(chǎn)登記、產(chǎn)權(quán)證書、審計(jì)報(bào)告等文件材料。5.其他對(duì)本單位具有保存價(jià)值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的文件材料，并定期移交本單位檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保文件材料的齊全、完整，不得遺漏重要文件。3.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，保持文件材料的真實(shí)性和系統(tǒng)性。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索利用，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）檔案整理方法1.分類檔案應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類。年度分類以文件形成的自然年度為依據(jù)；機(jī)構(gòu)（問題）分類根據(jù)本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或工作職能進(jìn)行分類；保管期限分類根據(jù)文件材料的保存價(jià)值分為永久、長期、短期三種。2.編號(hào)對(duì)分類后的檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法可采用全宗號(hào)、年度號(hào)、保管期限號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等組成。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷編號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、頁數(shù)等；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)等。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各單位檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)收集整理后的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案及時(shí)歸入相應(yīng)的全宗和類別。2.歸檔時(shí)應(yīng)編制歸檔文件目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存，作為檔案檢索的依據(jù)。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和歸檔，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，并建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系。（二）檔案保管期限劃分1.永久保管凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本單位、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。3.短期保管凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案保管要求1.檔案保管應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。對(duì)珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管狀況等信息。五、檔案的利用與借閱（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，確保檔案利用工作合法、合規(guī)。2.服務(wù)為本原則檔案利用工作應(yīng)以為單位各項(xiàng)工作服務(wù)為宗旨，積極主動(dòng)地為利用者提供檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱檔案的名稱和數(shù)量等信息。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。（三）檔案利用審批程序1.查閱審批利用者填寫查閱登記表后，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行初審，初審合格后報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，利用者方可查閱檔案。2.借閱審批利用者填寫借閱申請(qǐng)表后，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要進(jìn)行審核，審核同意后報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，利用者方可辦理借閱手續(xù)。（四）檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、查閱（借閱）日期、檔案名稱和數(shù)量、查閱（借閱）目的、審批情況等。檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于統(tǒng)計(jì)和查詢。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送檔案局和本單位領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.全面審查原則對(duì)檔案進(jìn)行鑒定時(shí)，應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形式等方面，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.準(zhǔn)確判定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限，確保檔案鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.慎重處理原則對(duì)涉及重要?dú)v史事件、重要人物、重要業(yè)務(wù)等檔案，應(yīng)慎重處理，避免誤判和銷毀。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)本單位到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）檔案鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員應(yīng)逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀。2.分析比較法通過對(duì)檔案形成的歷史背景、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、與其他檔案的關(guān)聯(lián)等方面進(jìn)行分析比較，判斷檔案的保存價(jià)值。（四）檔案銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案銷毀清冊(cè)與銷毀檔案是否一致，確保檔案銷毀徹底。檔案銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、檔案信息化建設(shè)（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化檢索利用。2.提高檔案管理工作效率和水平，優(yōu)化檔案服務(wù)流程，為單位各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息泄露和丟失。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本單位檔案管理工作需要的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)建立檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)本單位內(nèi)部各部門之間的檔案信息共享，以及與上級(jí)主管部門、檔案局等相關(guān)單位的檔案信息交換和共享。（三）檔案信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、可靠。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能，滿足檔案管理工作的實(shí)際需要。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)、訪問控制、防火墻、入侵檢測(cè)等安全措施，防止檔案信息泄露和丟失。定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。4.建立檔案信息化備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)和檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體黃陂區(qū)檔案局負(fù)責(zé)對(duì)全區(qū)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案管理部門和各部門的檔案工作進(jìn)行檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員配備情況，檔案管理人員是否具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能。3.檔案庫房建設(shè)和設(shè)施設(shè)備配備情況，檔案保管條件是否符合要求。4.檔案信息化建設(shè)情況，檔案數(shù)字化工作進(jìn)展情況、檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行情況等。5.檔案利用工作情況，檔案查閱、借閱登記制度執(zhí)行情況，檔案利用服務(wù)質(zhì)量等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案局每年組織對(duì)全區(qū)各單位的檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查；各單位每半年對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行一次內(nèi)部檢查。2.不定期抽查檔案局和各單位可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分單位或檔案管理工作的某些環(huán)節(jié)進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，如檔案數(shù)字化工作