PAGE督查局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)督查局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于督查局各科室及全體工作人員在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：督查局檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映督查工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與督查工作相關(guān)的各類(lèi)文件、資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為督查工作提供有力的支持和保障。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立督查局檔案管理科，負(fù)責(zé)全局檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理科職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本局檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀工作。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。7.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。（三）各科室兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、初步分類(lèi)和移交工作。2.協(xié)助檔案管理科做好檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)工作。3.對(duì)本科室人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)的宣傳和培訓(xùn)，提高本科室人員的檔案意識(shí)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與督查工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類(lèi)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。3.督查工作中形成的各類(lèi)文件材料，包括督查通知、督查方案、督查報(bào)告、整改通知、整改報(bào)告等。4.與被督查對(duì)象相關(guān)的文件材料，如被督查單位的匯報(bào)材料、自查報(bào)告、整改措施等。5.其他與督查工作有關(guān)的文件、資料、圖表、照片、音像等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)及時(shí)將工作中形成的文件材料收集齊全，定期移交檔案管理科。2.收集的文件材料應(yīng)保持其真實(shí)性、完整性和原始性，不得隨意涂改、剪裁或丟失。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)同時(shí)收集原件和復(fù)印件，以便于保管和利用。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和查閱，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。即先按年度將檔案分為若干類(lèi)別，再按保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類(lèi)，最后按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行細(xì)分。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)督查工作的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為專(zhuān)項(xiàng)督查檔案、日常督查檔案等類(lèi)別。專(zhuān)項(xiàng)督查檔案可按督查項(xiàng)目名稱(chēng)進(jìn)行分類(lèi)，日常督查檔案可按時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)。3.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等，按照內(nèi)容和時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)。（二）編號(hào)1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用“年度+保管期限代碼+流水號(hào)”的形式。例如，2023年永久保管的第1份文書(shū)檔案編號(hào)為“2023Y001”，其中“Y”代表永久保管期限。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類(lèi)別，采用相應(yīng)的編號(hào)規(guī)則。如專(zhuān)項(xiàng)督查檔案編號(hào)為“ZD+督查項(xiàng)目名稱(chēng)縮寫(xiě)+年份+流水號(hào)”，日常督查檔案編號(hào)為“RC+年份+流水號(hào)”。3.聲像檔案編號(hào)：按照“年度+內(nèi)容類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的形式進(jìn)行編號(hào)。例如，2023年的第1張照片編號(hào)為“2023Z001”，其中“Z”代表照片類(lèi)別。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度和濕度，溫度保持在14℃24℃之間，濕度保持在45%60%之間。（三）保護(hù)措施1.防火：檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。2.防潮：采取防潮措施，如安裝除濕設(shè)備、密封檔案柜等，防止檔案受潮發(fā)霉。3.防蟲(chóng)：定期對(duì)檔案進(jìn)行防蟲(chóng)檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害及時(shí)采取措施進(jìn)行防治。可采用防蟲(chóng)藥品、放置驅(qū)蟲(chóng)物品等方法。4.防盜：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范措施，安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。5.防光：檔案庫(kù)房應(yīng)采用防光窗簾、遮光燈具等措施，避免檔案因光線(xiàn)照射而褪色、老化。6.防塵：保持檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，定期打掃，防止灰塵對(duì)檔案的損害。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科查閱。2.外單位人員因工作需要查閱本局檔案的，需持單位介紹信，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理科應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并做好查閱記錄。3.涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，查閱人員到檔案管理科辦理查閱手續(xù)。檔案管理科工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理科指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理科工作人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理科，檔案管理科工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案，確保檔案的完整和安全。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和本局的有關(guān)規(guī)定，不得將檔案用于非法目的或泄露檔案內(nèi)容。2.如需對(duì)檔案進(jìn)行公開(kāi)或提供給其他單位使用的，應(yīng)經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理科應(yīng)積極為督查工作和其他業(yè)務(wù)工作提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需的檔案信息。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本局檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理科負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)科室負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件、逐頁(yè)進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.分析比較法：將檔案與同類(lèi)檔案進(jìn)行比較，分析其價(jià)值和特點(diǎn)，確定檔案的存毀。3.效益評(píng)估法：從檔案對(duì)督查工作和其他業(yè)務(wù)工作的利用效益等方面進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的存毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審核、主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案管理科按照批準(zhǔn)的銷(xiāo)毀清單，對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字，并將銷(xiāo)毀清單歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理科應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類(lèi)、借閱情況、鑒定銷(xiāo)毀情況等。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，并按規(guī)定上報(bào)本局