PAGE水工監(jiān)理檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水工監(jiān)理檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司從事水工監(jiān)理業(yè)務(wù)過程中形成的各類檔案的管理，包括項(xiàng)目前期文件、監(jiān)理過程文件、竣工驗(yàn)收文件等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)水工監(jiān)理檔案的集中收集、整理、保管和利用。2.全程管理原則：對水工監(jiān)理項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程所形成的文件材料進(jìn)行全面管理。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：遵循國家和行業(yè)有關(guān)檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司水工監(jiān)理檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管水工監(jiān)理檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，為檔案利用提供便利條件。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。5.負(fù)責(zé)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高檔案管理水平。（二）項(xiàng)目監(jiān)理部職責(zé)1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目監(jiān)理過程中文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將項(xiàng)目監(jiān)理文件材料移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、裝訂等工作，提供必要的檔案信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、利用等。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。4.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)文件等。2.監(jiān)理過程文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程進(jìn)度報(bào)告、工程變更文件、工程計(jì)量支付文件、工程索賠文件等。3.竣工驗(yàn)收文件：包括竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程質(zhì)量評估報(bào)告、工程竣工結(jié)算審核報(bào)告、工程檔案驗(yàn)收意見等。4.其他與項(xiàng)目監(jiān)理有關(guān)的文件材料，如來往信函、技術(shù)資料、照片、音像資料等。（二）收集要求1.項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.對于外來文件，如設(shè)計(jì)變更通知、上級主管部門文件等，應(yīng)及時(shí)簽收、登記，并按要求進(jìn)行處理。3.對項(xiàng)目監(jiān)理過程中形成的電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于保密和查閱，符合檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。（四）整理方法1.分類：按照項(xiàng)目前期文件、監(jiān)理過程文件、竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序。3.編號：對每卷檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編目：編制卷內(nèi)文件目錄、備考表，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列上架，便于查找和利用。3.對重要檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份保管，確保檔案的安全性。（三）保管期限1.水工監(jiān)理檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程質(zhì)量評估報(bào)告等。3.長期保管的檔案包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程進(jìn)度報(bào)告、工程變更文件、工程計(jì)量支付文件、工程索賠文件等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括來往信函、技術(shù)資料、照片、音像資料等，保管期限為[X]年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取措施進(jìn)行處理，并向上級主管部門報(bào)告。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照法定程序辦理手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)本公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，并填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)本公司法定代表人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用期限1.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借等。2.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核同意。3.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行登記，建立檔案利用臺(tái)賬，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目監(jiān)理部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期將到期檔案清單提交給檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對到期檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定工作小組的鑒定意見，編制《檔案銷毀清冊》。（四）銷毀手續(xù)1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的水工監(jiān)理檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編目、存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。加強(qiáng)用戶權(quán)限管理，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備和技術(shù)人員，負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)