PAGE書店檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)書店檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在書店經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于書店總部及各分店的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是書店在經(jīng)營活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：書店檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映書店的經(jīng)營活動(dòng)和歷史面貌。3.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)機(jī)密、客戶隱私等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置書店設(shè)立獨(dú)立的檔案管理室，隸屬于行政部門，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定書店檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)書店各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。6.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，防止檔案信息丟失。7.組織開展檔案鑒定工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。8.負(fù)責(zé)對(duì)書店各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.經(jīng)營管理類：包括書店的發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、規(guī)章制度等。2.財(cái)務(wù)管理類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.市場營銷類：包括市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶資料等。4.采購與物流類：包括采購訂單、供應(yīng)商資料、庫存管理記錄、物流配送單據(jù)等。5.人力資源類：包括員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、薪酬福利資料等。6.圖書業(yè)務(wù)類：包括圖書采購合同、圖書庫存清單、圖書銷售記錄、圖書編目數(shù)據(jù)、讀者反饋等。7.行政管理類：包括行政公文、會(huì)議紀(jì)要、辦公用品采購記錄、車輛管理記錄等。8.其他類：包括書店獲得的榮譽(yù)證書、照片、音像資料等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“分類號(hào)+年度+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編制。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.分類號(hào)：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的字母代碼，如經(jīng)營管理類為JM，財(cái)務(wù)管理類為CW，市場營銷類為SC，采購與物流類為CG，人力資源類為RL，圖書業(yè)務(wù)類為TS，行政管理類為XZ，其他類為QT。2.年度：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字，如2023年表示為23。3.流水號(hào)：按檔案形成的先后順序依次編號(hào)，從001開始。例如，一份2023年形成的經(jīng)營管理類檔案，其編號(hào)為JM23001。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在檔案形成后的一個(gè)月內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，檔案形成部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后的一周內(nèi)，將相關(guān)檔案移交至檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編寫頁碼，并在首頁編制檔案目錄，注明檔案的標(biāo)題、日期、編號(hào)、保管期限等信息。3.對(duì)于紙張破損嚴(yán)重、字跡模糊不清的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案內(nèi)容的清晰可讀。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子目錄，注明檔案的標(biāo)題、日期、編號(hào)、保管期限等信息。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案移交至檔案庫房進(jìn)行歸檔保管。2.歸檔檔案應(yīng)按照類別、年度、編號(hào)順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架區(qū)，按照檔案類別和年度進(jìn)行分區(qū)存放，便于檔案的查找和管理。（二）檔案保管1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份保管的方式，防止檔案丟失或損壞。備份檔案可以采用紙質(zhì)副本、電子副本等形式，分別存放在不同的地點(diǎn)。4.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的人員，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。六、檔案利用（一）利用范圍1.書店內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱、借閱書店檔案的，須經(jīng)書店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.書店內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后，為申請(qǐng)人提供相應(yīng)的檔案，并做好登記記錄。3.外部單位查閱、借閱書店檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱或借閱檔案的申請(qǐng)函，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途等信息，經(jīng)書店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案管理部門對(duì)外部單位的申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后，按照規(guī)定收取查閱或借閱費(fèi)用，并為其提供相應(yīng)的檔案，同時(shí)做好登記記錄。（三）利用期限1.書店內(nèi)部員工查閱檔案一般不得超過兩個(gè)工作日，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.書店內(nèi)部員工借閱檔案的期限一般不得超過一周，如需延期借閱的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位查閱、借閱檔案的期限按照雙方約定執(zhí)行，如需延期的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）歸還要求1.檔案利用完畢后，利用人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作小組，對(duì)已到期的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作小組應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。3.鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。4.對(duì)仍具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)書店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立書店檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確、完整。（三）系統(tǒng)安全管理1.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，設(shè)置系統(tǒng)訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.安裝防病毒軟件和防火墻，防止計(jì)算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門書店行政部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容與方式1.定期檢查：行政部門每年至少組織一次對(duì)檔案管理工作的全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.不定期抽查：行政部門根據(jù)工作需要，不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要檔案的管理情況。3.檢查方式可采用聽取匯報(bào)、查閱檔案、實(shí)地查看等方式進(jìn)行。（三）問題整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門