PAGE財險公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強財險公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理、業(yè)務發(fā)展、風險防范等方面的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構，涵蓋公司經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等檔案，包括但不限于承保檔案、理賠檔案、財務檔案、人事檔案、行政檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司經(jīng)營管理活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集公司各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關人員查閱利用檔案。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善檔案管理工作細則。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的信息化水平。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整、準確和安全，對破損、褪色、變質(zhì)等檔案及時進行修復或復制。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.負責向公司內(nèi)部各部門及相關人員提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記工作。7.開展檔案管理工作的培訓和宣傳，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、初步分類等工作，確保檔案資料的齊全完整，并及時移交公司檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.負責本部門檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案管理部門報告。4.配合檔案管理部門開展檔案管理工作的培訓和宣傳，提高本部門員工的檔案意識。（三）檔案形成部門職責1.負責本部門在業(yè)務活動中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等檔案的及時整理和歸檔，確保檔案的真實、準確、完整。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范檔案的形成和整理格式，保證檔案質(zhì)量。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱、歸還等管理制度，妥善保管本部門使用的檔案，防止丟失、損壞和泄密。4.積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作的各項檢查和考核。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.承保業(yè)務檔案：包括投保單、保險單副本、批單、保費發(fā)票、風險評估報告、客戶資料等。2.理賠業(yè)務檔案：包括出險通知書、現(xiàn)場查勘記錄、定損報告、理賠計算書、賠案審批表、賠款收據(jù)等。3.財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、財務審計報告、稅務資料等。4.人事檔案：包括員工入職登記表、勞動合同、工資表、考核記錄、培訓檔案、獎懲材料等。5.行政檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、印章使用記錄、辦公用品采購記錄等。6.業(yè)務合同檔案：包括保險業(yè)務合同、再保險合同、合作協(xié)議等。7.其他檔案：如公司宣傳資料、市場調(diào)研報告、行業(yè)動態(tài)信息等與公司經(jīng)營管理相關的各類文件資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案形成部門應在業(yè)務活動結束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交本部門兼職檔案員。3.兼職檔案員應認真核對檔案資料的完整性和準確性，對不符合要求的檔案及時退回形成部門補充完善。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源領域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，如將承保檔案分為車險承保檔案、非車險承保檔案等；理賠檔案分為車險理賠檔案、非車險理賠檔案等。每個大類下再根據(jù)具體業(yè)務特點進行細分。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號等信息，便于識別和管理。例如，車險承保檔案編號格式為：CB[年份][順序號]，其中CB表示車險承保檔案，[年份]為檔案形成年份，[順序號]為該年份內(nèi)的順序編號。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，方便查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和整齊。裝訂順序一般為：封面、目錄、正文、封底。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權益、重要歷史資料、法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的檔案，如公司章程、股東會議記錄、公司年度審計報告等。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的定期保管期限，一般分為[X]年、[X]年、[X]年等。例如，承保業(yè)務檔案中的車險保單副本保管期限為[X]年，理賠業(yè)務檔案中的賠案審批表保管期限為[X]年。3.保管期限的確定原則：依據(jù)國家有關法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司實際情況，綜合考慮檔案對公司經(jīng)營管理、風險防范、法律糾紛等方面的重要性來確定保管期限。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案應分類存放于檔案架上，按照編號順序排列，便于查找。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因導致數(shù)據(jù)丟失。定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（三）庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并進行登記。3.定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部各部門及相關人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對符合查閱條件的，安排專人在指定地點提供查閱服務，并做好查閱登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門負責人、檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉借、復印、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注，確保檔案的安全和完整。借閱期滿后，應按時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，及時追究借閱人的責任。（二）檔案復制1.因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制目的、檔案名稱、編號、復制內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對符合復制條件的，按照規(guī)定的程序進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復制件”字樣。3.復制檔案的費用由申請部門承擔，檔案管理部門應做好費用登記和核算工作。（三）檔案證明出具1.公司外部單位或個人因工作需要要求出具檔案證明的，應提供相關證明材料，說明出具檔案證明的用途和內(nèi)容要求。2.檔案管理部門對申請材料進行審核，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容出具檔案證明，并加蓋公司檔案管理專用章。3.出具檔案證明應確保內(nèi)容真實、準確，不得擅自更改檔案原始記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否已滿。2.檔案的內(nèi)容是否已失去保存價值，如已執(zhí)行完畢的合同、已結清的業(yè)務檔案等。3.檔案的準確性和完整性，對存在問題的檔案應進行進一步核實和處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成鑒定報告，提出銷毀意見。2.鑒定報告經(jīng)公司分管領導批準后，由檔案管理部門負責組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀清單應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為公司經(jīng)營管理提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：支持多種格式的檔案數(shù)據(jù)錄入，包括文字、圖片、音頻、視頻等，確保檔案信息完整準確地錄入系統(tǒng)。2.分類管理功能：按照檔案分類標準，對檔案進行分類管理，方便用戶快速查找和瀏覽檔案。3.檢索查詢功能：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關鍵詞等進行檢索，提高檔案檢索效率。4.權限管理功能：設置不同的用戶權限，確保只有授權人員能夠訪問和操作相關檔案信息，保障檔案信息安全。5.統(tǒng)計分析功能：對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。6.備份與恢復功能：定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度體系，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護，防止網(wǎng)絡攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件發(fā)生。2.對檔案信息系統(tǒng)的用戶進行身份認證和授權管理，設置強密碼策略，定期更換密碼。3.采用加密技術對重要檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。4.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和修復安全隱患。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.公司內(nèi)部審計部門不定期對檔案管理工作進行審計監(jiān)督，重點檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理的合規(guī)性等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，對各部門檔案管理工作進行量化考核。考核