PAGE檔案管理制度暫行辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項工作活動，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司/組織內(nèi)部各部門及員工查閱利用檔案。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理中心，負責全面統(tǒng)籌和管理公司/組織的檔案工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架公司/組織各部門形成的各類檔案，確保檔案的質(zhì)量和完整性。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查找和利用。4.負責檔案的保管和保護工作，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.開展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率。7.負責向公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并對檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理水平。9.參與公司/組織重大活動、重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和整理。10.完成公司/組織領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理有關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織的行政管理、黨群工作、人力資源管理、財務(wù)管理、審計監(jiān)察等方面形成的檔案。2.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購、客戶服務(wù)等各類業(yè)務(wù)檔案。3.基建檔案類：記錄公司/組織基本建設(shè)項目從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收全過程形成的檔案，如項目立項文件、設(shè)計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。4.設(shè)備檔案類：涵蓋公司/組織各類設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、運行、維護、報廢等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案，包括設(shè)備說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。5.會計檔案類：按照國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，對公司/組織的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計資料進行分類管理。（二）檔案編號1.檔案編號采用層次分類編號法，由全宗號、年度號、類別號、項目號、案卷號等組成。2.全宗號：代表公司/組織檔案的整體編號，由檔案管理部門統(tǒng)一編制。3.年度號：采用公元紀年，以四位數(shù)字表示，如“20XX”。4.類別號：根據(jù)檔案分類設(shè)置，用大寫字母表示，如“A”代表行政檔案類，“B”代表業(yè)務(wù)檔案類等。5.項目號：針對基建項目、重大業(yè)務(wù)項目等，按照項目名稱或編號進行編制，以便區(qū)分不同項目的檔案。6.案卷號：在每個類別或項目下，按照檔案整理的先后順序依次編號，用三位數(shù)字表示，如“001”“002”等。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負責本部門檔案的收集工作，按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時將工作中產(chǎn)生的各類文件材料收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等各種載體形式。3.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將檔案資料移交檔案管理部門。4.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人在工作期間形成的屬于公司/組織的檔案資料清理并移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進行整理，按照檔案分類標準進行分類、組卷。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)去除金屬物，破損的文件應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，字跡模糊或易褪色的應(yīng)進行字跡加固處理。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。4.照片檔案應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，并進行分類整理。5.音像檔案應(yīng)進行文字說明，注明錄制內(nèi)容、時間、地點、人物等信息，并刻錄成光盤保存。6.檔案整理過程中，應(yīng)編制檔案目錄，詳細記錄檔案的題名、日期、保管期限、檔號等信息。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的位置，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。3.庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行有序排列上架，便于查找和管理。2.對于珍貴檔案、易損檔案等應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。（三）檔案數(shù)字化管理1.逐步推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.加強電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或刪除。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案的，可以到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時，查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。4.查閱檔案時，查閱人不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，批準后向借閱人提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大利用范圍，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，對檔案進行全面審查。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、價值等因素，綜合判斷檔案的保管期限，分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準后，進行銷毀處理。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、文號、日期、保管期限、檔號等信息，并經(jīng)檔案管理部門負責人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚