PAGE協會檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強協會檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在協會各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于協會各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：協會檔案資料由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案資料應如實反映協會工作的實際情況，確保其真實性和準確性。3.安全保密原則：加強檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案資料管理流程，提高檔案資料的利用效率，為協會工作提供便捷的服務。二、檔案資料管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案資料管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定協會檔案資料管理制度并組織實施。2.負責協會各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導和監(jiān)督協會各部門的檔案資料管理工作，定期對各部門檔案資料管理情況進行檢查和考核。4.組織開展檔案資料信息化建設，推進檔案資料的數字化管理，提高檔案資料管理的效率和水平。5.負責檔案資料的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案資料進行銷毀處理。（二）各部門職責1.負責本部門在工作中形成的各類檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交綜合管理部門。2.配合綜合管理部門做好檔案資料的整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作，提供必要的協助和支持。3.嚴格遵守檔案資料管理制度，確保本部門檔案資料的安全和保密。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.負責檔案資料的日常管理工作，包括檔案資料的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案資料的保管工作，確保檔案資料的安全和完整，定期對檔案資料進行檢查和清點，發(fā)現問題及時報告并處理。4.按照規(guī)定的程序和要求，為協會各部門及工作人員提供檔案資料的查閱、借閱等服務，做好登記和記錄工作。5.積極參與檔案資料信息化建設，負責檔案資料的數字化錄入、存儲和維護等工作。6.完成領導交辦的其他與檔案資料管理相關的工作任務。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.協會在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、聲像等材料，包括但不限于以下幾類：協會章程、會員管理辦法、會議紀要、決議、決定等文件資料。協會工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等工作資料。協會組織的各類會議、活動的文件、通知、議程、記錄、照片、錄像等資料。協會與上級主管部門、其他相關單位及會員之間的往來文件、函件、合同、協議等資料。協會工作人員的人事檔案、培訓記錄、考核材料等資料。協會財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等資料。協會固定資產檔案，包括設備清單、購置合同、驗收報告、維修記錄等資料。協會獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯以及其他具有紀念意義的資料。2.各部門應及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的完整性和及時性。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案資料的收集工作，明確收集范圍和標準，確保收集的檔案資料真實、準確、完整。2.檔案資料應按照形成時間順序進行收集，做到及時、全面，不得遺漏重要文件和資料。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并按照規(guī)定的存儲方式進行保存。4.收集的檔案資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間內在的歷史聯系進行整理。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案資料的內容、性質和來源等進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、財務管理類、人事管理類等類別。每個類別下可根據實際情況進一步細分二級類目和三級類目。2.編號：對整理好的檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用數字編號、字母編號或數字與字母相結合的方式，確保編號便于記憶和查詢。3.裝訂：對于紙質檔案資料，應進行整齊、牢固的裝訂，去除金屬物，保持檔案資料的平整和美觀。4.編目：編制檔案資料目錄，目錄應包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查找和利用。四、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案資料整理完畢，并移交綜合管理部門歸檔。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案資料，應在活動結束或項目完成后及時整理歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照整理要求對本部門檔案資料進行整理、編目后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案資料一并移交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案資料進行核對、驗收，確認無誤后在檔案移交清單上簽字，并將檔案資料存入檔案庫房。（三）保管期限1.協會檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案資料主要包括協會章程、重要會議紀要、決議、決定、財務審計報告、人事檔案等具有重要歷史價值和憑證作用的文件資料。長期保管的檔案資料保管期限為10年至50年，主要包括協會工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表以及一般性的會議文件、活動資料等。短期保管的檔案資料保管期限為1年至10年，主要包括臨時性的文件、資料等。2.檔案資料保管期限的確定應根據國家有關規(guī)定和協會實際情況進行科學合理的判定，并在檔案資料整理歸檔時明確標注。（四）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等，定期對保管設備進行檢查和維護。3.檔案資料應按照類別、保管期限等進行分類存放，排列整齊，便于查找和利用。4.建立檔案資料保管臺賬，詳細記錄檔案資料的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，定期進行核對和盤點，確保賬實相符。5.加強對檔案庫房的安全管理，嚴格限制非檔案管理人員進入庫房，檔案管理人員離開庫房時應關好門窗，切斷電源。五、檔案資料的利用與借閱（一）利用原則1.檔案資料利用應遵循合法、合理、及時、有效的原則，確保檔案資料的安全和保密。2.檔案資料利用應服務于協會工作需要，為協會決策、業(yè)務開展、歷史研究等提供支持和依據。（二）利用方式1.查閱：協會內部人員因工作需要查閱檔案資料時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案資料的，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和綜合管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：根據利用需要，經綜合管理部門負責人批準，可以對檔案資料進行復制。復制的檔案資料應與原件核對無誤，并加蓋“與原件核對無誤”章。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案資料時，檔案管理人員應按照規(guī)定程序進行登記，詳細記錄查閱或借閱人員的姓名、部門、查閱或借閱時間、查閱或借閱內容等信息。2.查閱、借閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換、丟失檔案資料。如需摘錄或復制檔案資料，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的方式進行操作。3.查閱、借閱人員查閱、借閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員應對歸還的檔案資料進行認真核對，確保檔案資料的完整和安全。4.檔案資料利用過程中涉及的機密信息，查閱、借閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案資料鑒定應遵循全面審查、客觀公正、嚴格標準的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.鑒定工作應定期進行，一般每[X]年進行一次，對保管期限已滿或失去保存價值的檔案資料進行鑒定。（二）鑒定組織成立檔案資料鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、相關業(yè)務部門負責人等。鑒定小組負責對檔案資料進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案資料逐件進行審查，根據檔案資料的內容、價值和保管期限等進行綜合判斷。2.分析比較法：將待鑒定的檔案資料與同類檔案資料進行比較分析，判斷其保存價值。3.專家咨詢法：對于專業(yè)性較強或難以確定保存價值的檔案資料，可咨詢相關專家的意見。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，對確已失去保存價值的檔案資料，編制檔案資料銷毀清單，清單應包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.檔案資料銷毀清單經綜合管理部門負責人審核、協會領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案資料銷毀應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案資料無法恢復。銷毀過程中應指定專人負責監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在檔案資料銷毀清單上簽字確認。4.檔案資料銷毀清單應與檔案資料整理歸檔記錄等一并保存，以備查考。七、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立協會檔案資料管理信息系統(tǒng)，實現檔案資料的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案資料管理的效率和水平。2.通過信息化手段，加強檔案資料的安全保密管理，確保檔案資料的信息安全。（二）信息化建設內容1.檔案資料數字化：對協會現有的紙質檔案資料進行數字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數據庫。數字化掃描應確保圖像清晰、完整，符合檔案資料存儲和利用的要求。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設：選用適合協會檔案資料管理需求的檔案管理軟件，建立檔案管理信息系統(tǒng)。系統(tǒng)應具備檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、銷毀等功能模塊，實現檔案資料管理的全過程信息化。3.數據安全管理：加強檔案管理信息系統(tǒng)的數據安全管理，采取數據備份、加密存儲、用戶權限管理等措施，防止數據丟失、泄露和篡改。定期對系統(tǒng)數據進行備份，備份數據應異地存放，確保數據的安全性和可恢復性。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的