PAGE檔案管理收發(fā)文制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范收發(fā)文流程，確保文件的及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞與妥善保存，提高公司工作效率和管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在收文、發(fā)文過程中的檔案管理工作。（三）基本原則1.及時(shí)高效原則：確保文件的傳遞和處理及時(shí)，提高工作效率，避免延誤。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和格式進(jìn)行，保證信息準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：加強(qiáng)文件的安全管理，防止文件丟失、泄露，確保公司機(jī)密信息的安全。4.集中統(tǒng)一原則：公司檔案管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。二、收文管理（一）收文渠道1.機(jī)要文件：通過機(jī)要通信渠道接收上級機(jī)關(guān)、相關(guān)單位發(fā)來的機(jī)要文件。2.郵政信件：由公司收發(fā)室統(tǒng)一接收郵政投遞的各類信件。3.電子文件：通過電子郵件、辦公自動化系統(tǒng)等電子渠道接收的文件。4.專人送達(dá)：由上級機(jī)關(guān)、相關(guān)單位或其他人員直接送達(dá)公司的文件。（二）收文登記1.收文登記人員：公司收發(fā)室設(shè)立專門的收文登記崗位，負(fù)責(zé)對收到的文件進(jìn)行登記。2.登記內(nèi)容：收文登記應(yīng)詳細(xì)記錄文件的編號、來文單位、來文日期、文件標(biāo)題、文號、密級、份數(shù)、附件等信息。3.登記方式：收文登記可采用紙質(zhì)登記本或電子表格進(jìn)行，確保登記信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）文件分發(fā)1.分發(fā)依據(jù)：收文登記人員根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)和公司內(nèi)部職責(zé)分工，確定文件的分發(fā)范圍。2.分發(fā)方式：對于紙質(zhì)文件，收文登記人員應(yīng)及時(shí)將文件分類整理，按照分發(fā)范圍進(jìn)行編號，并填寫文件傳閱單，交相關(guān)部門或人員傳閱。對于電子文件，收文登記人員應(yīng)通過辦公自動化系統(tǒng)或其他電子方式將文件發(fā)送給相關(guān)部門或人員，并在系統(tǒng)中做好記錄。（四）文件傳閱1.傳閱順序：文件傳閱應(yīng)按照先主要領(lǐng)導(dǎo)、后分管領(lǐng)導(dǎo)，再相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的順序進(jìn)行。對于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先安排傳閱，確保文件得到及時(shí)處理。2.傳閱要求：傳閱人員應(yīng)在文件傳閱單上簽署姓名、日期，注明傳閱意見。如對文件內(nèi)容有疑問或需要批示的，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門咨詢。傳閱完畢后，傳閱人員應(yīng)將文件及時(shí)退回收文登記人員。3.催辦與跟蹤：收文登記人員應(yīng)定期對傳閱文件進(jìn)行催辦和跟蹤，確保文件傳閱的及時(shí)性和完整性。對于超過規(guī)定傳閱時(shí)間未歸還的文件，應(yīng)及時(shí)向傳閱人員催問，并記錄催辦情況。（五）文件辦理1.承辦部門：相關(guān)部門或人員接到傳閱文件后，應(yīng)按照文件要求及時(shí)進(jìn)行辦理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給發(fā)文單位或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。2.辦理要求：承辦部門在辦理文件過程中，應(yīng)認(rèn)真研究文件內(nèi)容，提出切實(shí)可行的辦理意見，并按照公司內(nèi)部審批程序進(jìn)行審批。對于涉及多個(gè)部門的文件，主辦部門應(yīng)主動與協(xié)辦部門溝通協(xié)調(diào)，共同做好文件的辦理工作。3.反饋與歸檔：承辦部門辦理完畢文件后，應(yīng)將辦理結(jié)果以書面形式反饋給發(fā)文單位或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并將文件及相關(guān)辦理材料一并交公司檔案室歸檔保存。（六）文件歸檔1.歸檔范圍：公司收文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)按照檔案管理的要求，將文件及相關(guān)辦理材料及時(shí)整理歸檔。歸檔范圍包括上級機(jī)關(guān)文件、公司內(nèi)部文件、會議文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)文件、人事文件等各類具有保存價(jià)值的文件。2.歸檔要求：歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范。歸檔文件應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄，并填寫備考表。3.歸檔時(shí)間：承辦部門應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將歸檔文件移交公司檔案室。公司檔案室應(yīng)在收到歸檔文件后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理、編目、上架等工作。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿：公司各部門根據(jù)工作需要起草文件，擬稿人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范。擬稿人應(yīng)在文件首頁注明擬稿部門、擬稿人、日期等信息。2.審核：擬稿部門負(fù)責(zé)人對擬發(fā)文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合公司政策法規(guī)、是否切實(shí)可行、格式是否規(guī)范等。審核通過后，擬稿部門負(fù)責(zé)人在文件上簽署審核意見并簽名。3.會簽：對于涉及多個(gè)部門的文件，主辦部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真研究文件內(nèi)容，提出意見和建議，并在文件上簽署會簽意見和簽名。4.核稿：公司辦公室對擬發(fā)文件進(jìn)行核稿，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范、發(fā)文范圍是否恰當(dāng)?shù)?。核稿通過后，辦公室負(fù)責(zé)人在文件上簽署核稿意見并簽名。5.簽發(fā)：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，對擬發(fā)文件進(jìn)行簽發(fā)。重要文件應(yīng)由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，一般文件可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)在文件上簽署簽發(fā)意見并簽名。6.編號：文件簽發(fā)后，公司辦公室按照發(fā)文編號規(guī)則對文件進(jìn)行編號。發(fā)文編號應(yīng)包括年份、部門代碼、文件順序號等信息，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。7.印制：公司辦公室根據(jù)簽發(fā)后的文件內(nèi)容和格式要求，安排專人進(jìn)行印制。印制過程中應(yīng)確保文件質(zhì)量，避免出現(xiàn)印刷錯(cuò)誤、字跡不清等問題。8.蓋章：文件印制完成后，公司辦公室按照規(guī)定在文件上加蓋公司公章或相關(guān)部門印章。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保印章的真實(shí)性和有效性。9.分發(fā)：公司辦公室根據(jù)文件的發(fā)文范圍，將印制好并蓋章的文件進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)方式可采用紙質(zhì)文件郵寄、專人送達(dá)或電子文件發(fā)送等方式。對于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先安排分發(fā)，確保文件及時(shí)送達(dá)相關(guān)部門或人員手中。（二）發(fā)文編號規(guī)則1.年份表示：發(fā)文編號中的年份采用公元紀(jì)年全稱，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“[XXXX]”。2.部門代碼：公司各部門按照一定的規(guī)則設(shè)定部門代碼，部門代碼應(yīng)簡潔明了，便于識別和記憶。部門代碼一般由[X]位數(shù)字組成，如“[01]”表示公司辦公室，“[02]”表示財(cái)務(wù)部等。3.文件順序號：文件順序號按照自然順序依次編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“[001]”“[002]”等。（三）發(fā)文格式規(guī)范1.字體字號：文件標(biāo)題一般用二號宋體字，正文一般用三號仿宋體字，一級標(biāo)題用三號黑體字，二級標(biāo)題用三號楷體字，三級標(biāo)題用三號仿宋體加粗字。2.排版要求：文件應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，頁面設(shè)置為上、下、左、右頁邊距各為[X]厘米，每行字?jǐn)?shù)一般為[X]字左右，每頁行數(shù)一般為[X]行左右。文件應(yīng)雙面打印，頁碼位于頁面底部居中。3.落款要求：文件落款應(yīng)注明發(fā)文單位名稱、發(fā)文日期，并加蓋單位印章。發(fā)文日期應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“XXXX年XX月XX日”。（四）電子文件管理1.電子文件生成：公司各部門在起草文件過程中，應(yīng)盡量采用電子文檔形式，并按照公司電子文件管理規(guī)定進(jìn)行格式設(shè)置和保存。電子文件應(yīng)使用公司統(tǒng)一的文件命名規(guī)則，確保文件名的規(guī)范性和可讀性。2.電子文件審核與簽發(fā)：電子文件的審核與簽發(fā)流程應(yīng)與紙質(zhì)文件相同，審核通過后，簽發(fā)人應(yīng)通過電子簽名等方式對文件進(jìn)行簽發(fā)。3.電子文件存儲與備份：公司辦公室應(yīng)建立電子文件存儲系統(tǒng)，對電子文件進(jìn)行集中存儲和管理。電子文件應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類存儲，并定期進(jìn)行備份，確保電子文件的安全性和完整性。4.電子文件傳輸與共享：公司內(nèi)部電子文件的傳輸與共享應(yīng)通過辦公自動化系統(tǒng)等安全可靠的電子平臺進(jìn)行。在傳輸和共享電子文件過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，確保文件的安全。四、文件保密與安全管理（一）保密制度1.保密范圍：公司收發(fā)文過程中涉及的國家機(jī)密、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息均屬于保密范圍。2.保密措施：公司員工在收發(fā)文過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。對于機(jī)密文件，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍。對于涉及保密內(nèi)容的文件，應(yīng)在專門的保密場所進(jìn)行處理，不得在公共場所談?wù)摶騻鞑ァ?.保密責(zé)任：公司員工對所接觸到的文件負(fù)有保密責(zé)任，如因工作失誤或故意泄露文件內(nèi)容，給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）安全管理制度1.文件存儲安全：公司檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保文件存儲環(huán)境的安全。文件應(yīng)分類存放，便于查找和管理。2.文件借閱安全：公司員工因工作需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫文件借閱登記表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、涂改文件內(nèi)容。借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還文件，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真核對文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.文件銷毀安全：對于已過保管期限或失去保存價(jià)值的文件，公司應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。文件銷毀應(yīng)填寫文件銷毀登記表，注明銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。文件銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進(jìn)行，確保文件信息無法恢復(fù)。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。查閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，方可到檔案室查閱檔案。2.外部查閱：因工作需要，外單位人員查閱公司檔案時(shí)，應(yīng)提前向公司辦公室提出申請，并提交查閱單位的介紹信、查閱人員的有效身份證件等材料。公司辦公室應(yīng)根據(jù)查閱內(nèi)容和性質(zhì)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可安排查閱。查閱過程中，公司應(yīng)安排專人陪同，確保檔案信息的安全。（二）查閱程序1.預(yù)約登記：查閱人員應(yīng)提前與檔案室管理人員預(yù)約查閱時(shí)間，并填寫檔案查閱申請表。檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請，做好查閱登記工作。2.查閱指導(dǎo)：檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供必要的查閱指導(dǎo)和幫助，協(xié)助查閱人員快速準(zhǔn)確地找到所需檔案。3.查閱限制：查閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的查閱范圍和方式進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或涂改、損毀、抽取檔案材料。查閱過程中，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱記錄：檔案室管理人員應(yīng)對查閱過程進(jìn)行記錄，包括查閱人員的姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱意見等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（三）檔案利用1.利用方式：公司檔案的利用方式主要包括查閱、借閱、復(fù)印、摘錄等。對于重要檔案或涉及機(jī)密信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的利用方式進(jìn)行處理，確保檔案信息的安全。2.利用審批：公司員工因工作需要利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用檔案的名稱、編號、利用目的、利用方式、利用時(shí)間等信息。檔案利用申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司辦公室審批。對于涉及重要事項(xiàng)或機(jī)密信息的檔案利用申請，應(yīng)