PAGE檔案庫房二十防制度一、總則（一）目的為了確保檔案的完整與安全，延長檔案壽命，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案庫房二十防制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內所有檔案庫房的管理與維護。（三）基本原則檔案庫房管理應遵循“以防為主、防治結合”的原則，采取科學合理的措施，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。二、防潮（一）庫房選址與建設1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風的地方建設，避免靠近水源、地下室等容易潮濕的區(qū)域。2.庫房地面應采用防潮性能良好的材料鋪設，如防潮地板、防潮卷材等，墻面和天花板應進行防潮處理，如涂刷防潮涂料等。（二）溫濕度控制1.安裝溫濕度監(jiān)測設備，實時監(jiān)測庫房內的溫度和濕度，并做好記錄。2.根據(jù)檔案保存的要求，將庫房內的溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.當庫房內溫濕度超出規(guī)定范圍時，應及時采取措施進行調節(jié)。如濕度偏高時，可采用除濕機、通風換氣等方式降低濕度；溫度偏高時，可采用空調、通風等方式降低溫度。（三）防潮措施1.檔案架、柜應與墻壁保持一定距離，避免檔案直接接觸墻壁受潮。2.檔案應存放在密封的檔案盒、檔案袋內，防止潮氣侵入。3.定期對庫房進行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有受潮跡象時，應及時采取干燥處理措施，如晾曬、烘干等。三、防蟲（一）庫房清潔1.保持庫房內清潔衛(wèi)生，定期清掃地面、墻壁、檔案架、柜等，清除灰塵、雜物和蟲卵。2.庫房內嚴禁堆放食物、飲料等易招引害蟲的物品。（二）防蟲設施1.在庫房門窗處安裝防蟲網(wǎng)，防止害蟲進入庫房。2.在庫房內放置驅蟲物品，如樟腦丸、薰衣草等，但要注意避免與檔案直接接觸。（三）蟲害監(jiān)測與處理1.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)害蟲時，應及時采取措施進行處理。2.對于輕度蟲害，可采用物理方法進行防治，如人工捕捉、吸塵器吸除等；對于重度蟲害，可采用化學藥劑進行防治，但要注意選擇對檔案無害的藥劑，并按照規(guī)定的濃度和方法使用。四、防火（一）消防設施配備1.庫房內應配備足夠數(shù)量的消防器材，如滅火器、消火栓、滅火器具等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。2.安裝火災自動報警系統(tǒng)和自動噴水滅火系統(tǒng)，以便及時發(fā)現(xiàn)和撲救火災。（二）防火措施1.庫房內嚴禁使用明火，如電爐、蠟燭等。2.檔案架、柜應采用防火材料制作，電氣線路應穿管保護，避免因電氣故障引發(fā)火災。3.對庫房工作人員進行消防安全培訓，提高其消防安全意識和應急處置能力。（三）火災應急預案1.制定火災應急預案，明確火災發(fā)生時的應急處置流程和各部門、人員的職責。2.定期組織火災應急演練，確保在火災發(fā)生時能夠迅速、有效地進行撲救和疏散。五、防盜（一）庫房安全防護1.庫房應安裝防盜門窗、防盜報警裝置等安全防護設施，并確保其正常運行。2.庫房鑰匙應由專人保管，嚴禁隨意轉借他人。（二）人員出入管理1.嚴格控制庫房人員出入，非庫房管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。2.庫房管理人員進入庫房時應進行登記，記錄進入時間、離開時間等信息。（三）監(jiān)控系統(tǒng)1.在庫房內安裝監(jiān)控攝像頭，對庫房進行24小時實時監(jiān)控，確保檔案安全。2.監(jiān)控錄像應保存一定期限，以便在需要時進行查閱。六、防光（一）庫房采光1.庫房應采用自然采光和人工照明相結合的方式，避免陽光直射檔案。2.窗戶應安裝窗簾或遮陽板，防止陽光直接照射到檔案架、柜上。（二）照明燈具選擇1.庫房內的照明燈具應選擇無紫外線、無紅外線的燈具，如LED燈等，并控制光照強度，避免對檔案造成光害。2.定期檢查照明燈具的運行情況，及時更換損壞的燈具。七、防塵（一）庫房清潔與密封1.保持庫房內清潔衛(wèi)生，定期清掃地面、墻壁、檔案架柜等，清除灰塵。2.庫房門窗應密封良好，防止灰塵進入庫房。（二）防塵設備1.在庫房入口處設置防塵墊，減少人員帶入的灰塵。2.檔案架、柜應配備防塵罩，防止灰塵落在檔案上。八、防鼠（一）庫房環(huán)境整治1.保持庫房內整潔，消除鼠類棲息和覓食的場所，如清除雜物、封堵孔洞等。2.將檔案架柜與地面保持一定距離，避免鼠類啃咬檔案。（二）防鼠設施1.在庫房門窗處安裝防鼠板，高度不低于0.6米。2.在庫房內放置鼠夾、鼠籠、粘鼠板等滅鼠工具，并定期檢查和更換。（三）藥物滅鼠1.如需使用藥物滅鼠，應選擇對檔案無害的藥物，并按照規(guī)定的方法和劑量使用。2.投放藥物時應注意安全，避免人員和檔案接觸到藥物。九、防磁（一）檔案載體選擇1.對于磁性載體檔案，應選擇質量可靠、抗磁性強的載體，并定期進行檢查和維護。2.避免將磁性載體檔案與強磁場源放置在一起，如磁鐵、微波爐等。（二）庫房防磁措施1.庫房內不得使用產生強磁場的設備，如電磁爐、電焊機等。2.在庫房周圍設置防磁屏蔽設施，減少外界磁場對檔案的影響。十、防高溫（一）庫房溫度控制1.通過空調等設備將庫房內溫度控制在規(guī)定范圍內，避免高溫對檔案造成損壞。2.夏季高溫期間，應加強對庫房溫度的監(jiān)測，及時調整空調運行參數(shù)。（二）檔案存放方式1.高溫季節(jié)，可將檔案存放在通風良好的地方，避免檔案堆積產生熱量。2.對于熱敏性檔案，應采取特殊措施進行保護，如冷藏保存等。十一、防低溫（一）庫房保暖措施1.在冬季，應采取保暖措施，如對庫房門窗進行密封、安裝保暖窗簾等，防止冷空氣進入庫房。2.對于溫度較低的地區(qū)，可在庫房內安裝暖氣設備，保持庫房內溫度適宜。（二）檔案保護1.低溫環(huán)境下，應注意檔案的防潮，避免檔案因受潮而結冰損壞。2.對于需要在低溫環(huán)境下保存的檔案，應采取適當?shù)陌b材料進行保護，如使用保溫箱等。十二、防霉（一）庫房濕度管理1.嚴格控制庫房內濕度，防止霉菌滋生。當濕度偏高時，應及時采取除濕措施。2.定期對庫房進行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有發(fā)霉跡象時，應及時進行處理。（二）檔案防霉處理1.對于已經(jīng)發(fā)霉的檔案，應根據(jù)發(fā)霉程度采取相應的處理措施，如擦拭、消毒、干燥等。2.在檔案整理和存放過程中，應注意保持檔案的干燥和清潔，避免霉菌滋生。十三、防污染（一）庫房清潔與衛(wèi)生1.保持庫房內清潔衛(wèi)生，定期清掃地面、墻壁、檔案架柜等，清除灰塵、雜物和污染物。2.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁使用有污染性的化學物品。（二）檔案保護1.在檔案整理和存放過程中，應注意避免檔案受到污染，如使用清潔的工具和材料等。2.對于受到污染的檔案，應及時進行清洗和消毒處理，確保檔案的質量。十四、防有害氣體（一）庫房通風換氣1.定期對庫房進行通風換氣，保持庫房內空氣清新，排除有害氣體。2.安裝空氣凈化設備，對庫房內空氣進行凈化處理。（二）有害氣體監(jiān)測1.定期對庫房內有害氣體進行監(jiān)測，如甲醛、苯等，確保有害氣體濃度符合國家標準。2.當有害氣體濃度超標時，應及時采取措施進行處理，如加強通風、使用空氣凈化設備等。十五、防機械損傷（一）檔案整理與存放1.在檔案整理過程中，應使用合適的工具和方法，避免對檔案造成機械損傷。2.檔案應存放在堅固、平整的檔案架柜內，避免檔案受到擠壓、碰撞等。（二）搬運與運輸1.在檔案搬運和運輸過程中，應采取必要的防護措施，如使用搬運工具、包裝材料等，防止檔案受到機械損傷。2.對搬運和運輸過程中可能對檔案造成損傷的環(huán)節(jié)進行重點監(jiān)控，確保檔案安全。十六、防電子信息泄露（一）電子檔案管理1.建立健全電子檔案管理制度，對電子檔案的收集、整理、存儲、傳輸、利用等環(huán)節(jié)進行嚴格管理。2.對電子檔案進行加密存儲，設置訪問權限，防止電子信息泄露。（二）網(wǎng)絡安全防護1.加強庫房網(wǎng)絡安全防護，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，防止網(wǎng)絡攻擊和信息泄露。2.定期對網(wǎng)絡系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時修復安全隱患。十七、防自然災害（一）庫房選址與建設1.檔案庫房應避免建在容易發(fā)生自然災害的區(qū)域，如地震帶、洪水區(qū)、泥石流區(qū)等。2.庫房建設應符合相關抗震、防洪、防風等標準要求，提高庫房的抗災能力。（二）災害應急預案1.制定自然災害應急預案，明確在自然災害發(fā)生時的應急處置流程和各部門、人員的職責。2.定期組織自然災害應急演練，提高應對自然災害的能力。十八、防老化（一）檔案載體選擇1.選擇質量可靠、耐久性好的檔案載體，如紙質檔案應選用優(yōu)質紙張，電子檔案應選用可靠的存儲設備。2.定期對檔案載體進行檢查和評估，及時更換老化的檔案載體。（二）檔案保存環(huán)境1.為檔案提供適宜的保存環(huán)境，控制溫濕度、光照、有害氣體等因素，減緩檔案老化速度。2.根據(jù)檔案的重要性和保存期限，合理確定檔案的保存方式和保管期限。十九、防字跡褪色（一）書寫材料選擇1.在檔案書寫過程中，應選用質量可靠、耐久性好的書寫材料，如碳素墨水、檔案專用油墨等。2.避免使用容易褪色的書寫材料，如圓珠筆、復寫紙等。（二）檔