PAGE工傷檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工傷檔案資料的管理，規(guī)范工傷事故處理流程，確保工傷檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，保障公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及工傷事故的部門及員工。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保工傷檔案資料管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：工傷檔案資料應(yīng)如實記錄工傷事故的發(fā)生過程、處理情況等信息，保證資料的真實性和準(zhǔn)確性。3.及時完整原則：及時收集、整理和歸檔工傷檔案資料，確保資料的完整性和時效性。4.保密安全原則：對工傷檔案資料中的敏感信息予以保密，確保資料的安全性，防止信息泄露。二、工傷檔案資料的分類與內(nèi)容（一）工傷事故報告1.事故發(fā)生報告：詳細(xì)記錄工傷事故發(fā)生的時間、地點(diǎn)、經(jīng)過、受傷人員基本情況（姓名、性別、年齡、工種、崗位等）、事故現(xiàn)場情況描述等。2.事故原因分析報告：由事故調(diào)查小組對工傷事故進(jìn)行調(diào)查分析，明確事故發(fā)生的直接原因和間接原因。3.事故處理報告：包括對事故責(zé)任的認(rèn)定、采取的處理措施（如對責(zé)任人的處罰、對受傷員工的救治安排等）以及事故處理結(jié)果的說明。（二）工傷認(rèn)定相關(guān)資料1.工傷認(rèn)定申請表：按照當(dāng)?shù)貏趧颖Ｕ喜块T要求填寫的工傷認(rèn)定申請表格，包含員工基本信息、事故經(jīng)過、申請工傷認(rèn)定的理由等。2.勞動關(guān)系證明材料：如勞動合同、工資發(fā)放記錄、工作證、考勤記錄等，用于證明員工與公司存在勞動關(guān)系。3.醫(yī)療機(jī)構(gòu)診斷證明：由具備相應(yīng)資質(zhì)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具的受傷員工的診斷證明，包括受傷部位、傷情診斷結(jié)果等。4.事故現(xiàn)場證明材料：如事故現(xiàn)場照片、視頻、證人證言等，能夠直觀反映工傷事故發(fā)生時的實際情況。（三）工傷救治資料1.醫(yī)院病歷：詳細(xì)記錄受傷員工在救治過程中的病情變化、治療方案、用藥情況等。2.檢查檢驗報告：包括各類醫(yī)學(xué)檢查（如X光、CT、MRI等）和實驗室檢驗（如血液檢查、尿液檢查等）的報告結(jié)果。3.醫(yī)療費(fèi)用清單：記錄受傷員工治療期間產(chǎn)生的各項醫(yī)療費(fèi)用明細(xì)，包括藥品費(fèi)、檢查費(fèi)、治療費(fèi)、住院費(fèi)等。4.康復(fù)治療記錄：如康復(fù)訓(xùn)練計劃、康復(fù)治療效果評估等資料，用于跟蹤受傷員工的康復(fù)情況。（四）工傷賠償資料1.工傷賠償協(xié)議：公司與受傷員工就工傷賠償事宜達(dá)成的書面協(xié)議，明確賠償金額、支付方式、支付時間等條款。2.賠償支付憑證：記錄公司向受傷員工支付工傷賠償款項的相關(guān)憑證，如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、現(xiàn)金支付收據(jù)等。3.工傷保險理賠資料：按照當(dāng)?shù)毓ｋU政策要求，準(zhǔn)備并提交的工傷保險理賠申請材料，包括理賠申請表、工傷認(rèn)定決定書、醫(yī)療費(fèi)用發(fā)票等。（五）其他相關(guān)資料1.工傷事故處理會議紀(jì)要：記錄工傷事故處理過程中召開會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果和決策事項。2.工傷預(yù)防培訓(xùn)資料：公司組織的工傷預(yù)防培訓(xùn)活動的相關(guān)資料，如培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)效果評估報告等，用于提高員工的安全意識和預(yù)防工傷事故的能力。3.工傷事故統(tǒng)計報表：定期對公司內(nèi)工傷事故進(jìn)行統(tǒng)計分析，形成的統(tǒng)計報表，包括工傷事故發(fā)生次數(shù)、受傷人數(shù)、事故類型、事故原因等統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為公司安全管理決策提供依據(jù)。三、工傷檔案資料的收集與整理（一）收集職責(zé)1.事故發(fā)生部門：負(fù)責(zé)及時收集本部門工傷事故相關(guān)的原始資料，如事故報告、現(xiàn)場照片、證人證言等，并在規(guī)定時間內(nèi)提交給公司安全管理部門。2.安全管理部門：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工傷檔案資料的收集工作，督促各部門按時完成資料提交任務(wù)，并對收集到的資料進(jìn)行初步審核和整理。3.人力資源部門：負(fù)責(zé)收集與工傷認(rèn)定、賠償相關(guān)的員工勞動關(guān)系證明材料、工傷賠償協(xié)議等資料，并協(xié)助安全管理部門進(jìn)行資料的整理和歸檔。4.財務(wù)部門：提供工傷事故涉及的醫(yī)療費(fèi)用清單、賠償支付憑證等財務(wù)相關(guān)資料，并配合完成工傷檔案資料的整理工作。（二）收集時間要求1.工傷事故發(fā)生后，事故發(fā)生部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成事故報告的撰寫，并提交給安全管理部門。2.對于工傷認(rèn)定所需的各類資料，相關(guān)部門應(yīng)在接到安全管理部門通知后的[X]個工作日內(nèi)收集齊全并提交。3.工傷救治過程中的各項資料，由醫(yī)院和相關(guān)部門按照實際發(fā)生情況及時收集，并在資料產(chǎn)生后的[X]個工作日內(nèi)傳遞給安全管理部門。4.工傷賠償相關(guān)資料應(yīng)在賠償事宜確定后的[X]個工作日內(nèi)整理完畢并提交歸檔。（三）整理要求1.安全管理部門收到各部門提交的工傷檔案資料后，應(yīng)按照資料類別進(jìn)行分類整理。2.對每份資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。編號規(guī)則可設(shè)定為：工傷年份+事故序號+資料類別代碼，例如：202300101表示2023年第1起工傷事故的工傷認(rèn)定申請表。3.對資料進(jìn)行排序，確保資料的邏輯性和連貫性。例如，工傷事故報告應(yīng)按照事故發(fā)生報告、原因分析報告、處理報告的順序排列。4.對每份資料進(jìn)行簡要標(biāo)注，注明資料的名稱、來源、日期等關(guān)鍵信息，以便快速了解資料內(nèi)容。四、工傷檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照資料類別分類裝訂成冊，每冊檔案應(yīng)編制目錄，注明檔案內(nèi)包含的資料名稱、編號、頁碼等信息。2.電子檔案應(yīng)建立專門的文件夾，按照工傷檔案資料的分類進(jìn)行存儲，文件夾命名應(yīng)與紙質(zhì)檔案目錄相對應(yīng)。電子檔案應(yīng)采用清晰、規(guī)范的文件名，文件名應(yīng)包含資料名稱、年份、序號等關(guān)鍵信息，例如：工傷認(rèn)定申請表_2023001.doc。3.對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份存儲介質(zhì)可采用移動硬盤、光盤等多種形式，并分別存儲在不同的地點(diǎn)。（二）保管期限1.工傷認(rèn)定相關(guān)資料、工傷救治資料、工傷賠償資料等重要檔案資料的保管期限為自工傷事故處理完畢之日起[X]年。2.工傷事故報告、工傷事故統(tǒng)計報表等一般性檔案資料的保管期限為自工傷事故發(fā)生之日起[X]年。3.工傷預(yù)防培訓(xùn)資料的保管期限為自培訓(xùn)活動結(jié)束之日起[X]年。（三）保管要求1.設(shè)立專門的工傷檔案資料保管室，確保保管室具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件。保管室內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、書架等，并保持室內(nèi)清潔、通風(fēng)良好。2.安排專人負(fù)責(zé)工傷檔案資料的保管工作，保管人員應(yīng)具備良好的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守檔案資料的借閱、查閱制度。3.定期對工傷檔案資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核對檔案資料的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、工傷檔案資料的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱工傷檔案資料的，應(yīng)填寫《工傷檔案資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給安全管理部門。2.安全管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員只能查閱與本人工作相關(guān)的工傷檔案資料，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案資料內(nèi)容。3.公司外部單位（如勞動保障部門、司法機(jī)關(guān)等）因工作需要查閱工傷檔案資料的，應(yīng)出具正式的查閱函，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱函應(yīng)明確查閱的目的、范圍和要求等內(nèi)容。安全管理部門在收到查閱函后，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并按照領(lǐng)導(dǎo)批示辦理查閱事宜。查閱過程中，應(yīng)安排專人全程陪同，并對查閱情況進(jìn)行記錄。（二）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因特殊原因需要借閱工傷檔案資料的，應(yīng)填寫《工傷檔案資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和安全管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向安全管理部門提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的工傷檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、損壞、丟失。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還所借檔案資料，由安全管理部門進(jìn)行核對和驗收。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、工傷檔案資料的保密與銷毀（一）保密措施1.對工傷檔案資料中的涉及員工個人隱私、公司商業(yè)秘密等敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格保密。安全管理部門和保管人員應(yīng)與接觸工傷檔案資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.工傷檔案資料的查閱和借閱應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，不得在公共場所隨意討論檔案資料內(nèi)容。查閱和借閱人員不得將檔案資料帶出公司，如有特殊情況需要帶出公司的，應(yīng)經(jīng)安全管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。3.對涉及工傷檔案資料管理的計算機(jī)系統(tǒng)和存儲設(shè)備，應(yīng)設(shè)置必要的安全防護(hù)措施，如密碼保護(hù)、數(shù)據(jù)加密等，防止信息泄露。定期對計算機(jī)系統(tǒng)和存儲設(shè)備進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）銷毀程序1.工傷檔案資料保管期限屆滿后，由安全管理部門會同相關(guān)部門對檔案資料進(jìn)行鑒定，確定哪些檔案資料可以銷毀，哪些檔案資料仍需繼續(xù)保存。2.對于確定可以銷毀的工傷檔案資料，應(yīng)填寫《工傷檔案資料銷毀申請表》，注明銷毀檔案資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)安全管理部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷