PAGE檔案管工作制度化一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的歷史和現(xiàn)狀，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的檔案工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程和規(guī)范。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案的銷毀。5.為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱和利用服務(wù)，做好檔案借閱登記和歸還工作。6.積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率和水平。7.參與公司/組織重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案收集、整理和歸檔工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、收集、整理和保管工作，確保檔案的真實(shí)、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用和鑒定等工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等檔案。2.業(yè)務(wù)管理類：包括公司/組織的市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、技術(shù)研發(fā)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案。3.項(xiàng)目管理類：包括公司/組織承擔(dān)的各類項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的檔案。4.合同協(xié)議類：包括公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等檔案。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等檔案。6.聲像電子類：包括公司/組織的照片、錄音、錄像、電子文檔等檔案。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照檔案分類的順序，為每一類檔案編制唯一的編號(hào)。編號(hào)格式為：[大類代碼][小類代碼][流水號(hào)]。例如：行政管理類中的文件檔案編號(hào)為：XZGL.WJ.[001]。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料辦理完畢后，及時(shí)將檔案移交至本部門檔案管理人員進(jìn)行整理。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，檔案形成部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檔案移交至檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)的要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.檔案整理應(yīng)包括文件材料的裝訂、分類、編目、裝盒等工作。裝訂應(yīng)整齊、牢固，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，裝盒應(yīng)規(guī)范、有序。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)的順序，將檔案上架存放，便于查找和利用。2.檔案應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失和泄密。對(duì)于重要檔案和機(jī)密檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.檔案庫(kù)房應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)部門和人員參加。鑒定時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的價(jià)值。3.檔案鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，明確檔案的保管期限和處理意見(jiàn)。（二）檔案銷毀1.對(duì)于已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的利用（一）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、部門、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.外單位人員查閱公司/組織檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱手續(xù)和要求與公司/組織內(nèi)部人員相同。（二）檔案借閱1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請(qǐng)表》，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好借閱登記工作。借閱登記應(yīng)包括借閱日期、借閱人員姓名、部門、借閱內(nèi)容、歸還日期等信息。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件，并向檔案管理人員交付一定數(shù)額的押金。押金數(shù)額由檔案管理部門根據(jù)檔案的重要程度和價(jià)值確定。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。如需延期歸還檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向借閱人員提出。借閱人員歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)退還押金。（三）檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)公司/組織應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）檔案信息化管理要求1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，對(duì)檔案的收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面管理。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)更新。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。4.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子檔案應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)的要求進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)