PAGE檔案信息工作日志制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案信息工作的規(guī)范化管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，特制定本日志制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案信息工作中的記錄與管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：日志記錄應(yīng)如實(shí)反映檔案信息工作的實(shí)際情況，不得虛假記載。2.完整性原則：涵蓋檔案信息工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等，確保記錄無遺漏。3.及時(shí)性原則：各項(xiàng)工作完成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，不得拖延，以保證日志信息的時(shí)效性。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案信息及日志內(nèi)容嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案信息工作記錄要求（一）記錄內(nèi)容1.檔案收集詳細(xì)記錄檔案來源，包括內(nèi)部部門、外部單位或個(gè)人等。注明收集日期、檔案名稱、數(shù)量、載體形式（如紙質(zhì)、電子等）。對特殊檔案的收集情況進(jìn)行特別說明，如涉及重要項(xiàng)目、機(jī)密事項(xiàng)的檔案。2.檔案整理記錄整理日期、整理人。描述檔案分類方法、編號規(guī)則及整理過程中的具體操作，如文件的裝訂、編目等。對于整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況進(jìn)行記錄，如文件缺失、損壞等。3.檔案歸檔明確歸檔日期、歸檔位置（檔案庫具體架位、電子存儲(chǔ)路徑等）。記錄歸檔的檔案類別、數(shù)量及相關(guān)索引信息，以便快速查找。如有跨部門或聯(lián)合歸檔的情況，需詳細(xì)說明協(xié)調(diào)過程。4.檔案保管每日記錄檔案庫的溫濕度、清潔狀況等環(huán)境參數(shù)。定期檢查檔案的保管情況，記錄檢查日期、檢查人、發(fā)現(xiàn)的問題及處理措施，如檔案霉變、蟲蛀、損壞等。對檔案的借閱、歸還情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人、借閱日期、借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等。5.檔案利用記錄利用檔案的日期、利用人、利用目的。對于查閱、復(fù)印、借閱等利用方式進(jìn)行詳細(xì)說明，如查閱的檔案內(nèi)容范圍、復(fù)印的頁數(shù)等。對檔案利用過程中產(chǎn)生的反饋信息進(jìn)行記錄，如利用人對檔案信息的評價(jià)、提出的建議等。（二）記錄方式1.紙質(zhì)日志：各部門可根據(jù)實(shí)際工作情況，設(shè)置專門的檔案信息工作紙質(zhì)日志本，由專人負(fù)責(zé)記錄。記錄應(yīng)字跡清晰、工整，使用鋼筆或中性筆書寫，不得使用鉛筆或易褪色的筆。2.電子日志：同時(shí)建立電子日志文檔，采用公司統(tǒng)一規(guī)定的電子表格模板進(jìn)行記錄。電子日志應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。記錄人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)日志內(nèi)容錄入電子日志，保證兩者信息一致。（三）記錄頻率1.檔案收集、整理、歸檔工作完成后，應(yīng)立即進(jìn)行記錄。2.檔案保管的環(huán)境參數(shù)記錄每日一次，定期檢查記錄每周一次。3.檔案利用情況在每次利用工作結(jié)束后及時(shí)記錄。三、檔案信息工作日志審核與管理（一）審核流程1.各部門檔案信息工作記錄人員完成日志記錄后，應(yīng)首先進(jìn)行自我審核，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.部門負(fù)責(zé)人對本部門的檔案信息工作日志進(jìn)行每周一次的審核，檢查記錄是否符合要求，對存在的問題及時(shí)提出整改意見。3.公司檔案管理部門每月對各部門的檔案信息工作日志進(jìn)行抽查審核，重點(diǎn)檢查記錄的規(guī)范性、完整性及與實(shí)際工作的一致性。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)反饋給相關(guān)部門，并跟蹤整改情況。（二）管理職責(zé)1.記錄人員職責(zé)嚴(yán)格按照本制度要求，認(rèn)真、準(zhǔn)確、及時(shí)地記錄檔案信息工作情況。妥善保管紙質(zhì)日志本，防止丟失、損壞。定期將紙質(zhì)日志提交給部門負(fù)責(zé)人審核。負(fù)責(zé)電子日志的錄入、更新及備份工作，確保電子日志數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。2.部門負(fù)責(zé)人職責(zé)監(jiān)督本部門檔案信息工作記錄人員的工作，確保記錄工作按時(shí)、按質(zhì)完成。認(rèn)真審核本部門的檔案信息工作日志，對記錄中存在的問題及時(shí)指導(dǎo)記錄人員進(jìn)行修改。對本部門檔案信息工作記錄情況進(jìn)行定期總結(jié)分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施改進(jìn)工作。3.公司檔案管理部門職責(zé)制定檔案信息工作日志制度的實(shí)施細(xì)則，并監(jiān)督各部門執(zhí)行。定期對各部門的檔案信息工作日志進(jìn)行審核、抽查，對不符合要求的情況提出整改意見，并跟蹤整改結(jié)果。負(fù)責(zé)收集、整理各部門的檔案信息工作日志，進(jìn)行綜合分析，為公司檔案信息工作決策提供依據(jù)。對檔案信息工作日志中涉及的重要信息進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。四、檔案信息工作日志的保存與查閱（一）保存期限1.紙質(zhì)檔案信息工作日志保存期限為[X]年，期滿后按照公司檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行處理。2.電子檔案信息工作日志應(yīng)長期保存，定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性。（二）保存地點(diǎn)1.紙質(zhì)檔案信息工作日志由各部門自行保管，存放于專門的文件柜中，確保安全、整潔、便于查閱。2.電子檔案信息工作日志存儲(chǔ)于公司指定的服務(wù)器存儲(chǔ)空間內(nèi)，按照檔案分類進(jìn)行文件夾管理，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限控制，只有授權(quán)人員才能訪問。（三）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案信息工作日志時(shí)，應(yīng)填寫《檔案信息工作日志查閱申請表》，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門或相關(guān)部門進(jìn)行查閱。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案信息工作日志時(shí)，必須經(jīng)過公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司對外提供檔案信息的相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，嚴(yán)格控制查閱范圍，確保檔案信息安全。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案信息工作日志，不得在日志上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換頁面。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還，并由檔案管理人員進(jìn)行核對、簽收。五、檔案信息工作日志的作用與利用（一）工作追溯與總結(jié)通過檔案信息工作日志，可以清晰地追溯檔案信息工作的全過程，了解各項(xiàng)工作的開展情況、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及責(zé)任人。在進(jìn)行工作總結(jié)時(shí)，日志提供了詳實(shí)的數(shù)據(jù)和事實(shí)依據(jù)，有助于全面、客觀地評價(jià)工作成效，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，為改進(jìn)工作提供有力支持。（二）質(zhì)量控制與監(jiān)督日志記錄反映了檔案信息工作的質(zhì)量狀況，如檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、歸檔的準(zhǔn)確性等。通過對日志的審核與分析，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的質(zhì)量問題，采取針對性的措施進(jìn)行糾正和預(yù)防，確保檔案信息工作符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。同時(shí)，日志也為公司內(nèi)部的監(jiān)督管理提供了重要手段，便于對各部門及員工的檔案信息工作進(jìn)行考核評價(jià)。（三）知識傳承與經(jīng)驗(yàn)積累檔案信息工作日志是公司檔案信息工作的寶貴財(cái)富，記錄了不同時(shí)期的工作實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。對于新入職員工或輪崗人員來說，日志是他們了解公司檔案信息工作流程、熟悉業(yè)務(wù)的重要學(xué)習(xí)資料，有助于快速上手工作。同時(shí)，隨著時(shí)間的推移，日志中的信息可以為公司的檔案信息工作研究、業(yè)務(wù)創(chuàng)新提供歷史數(shù)據(jù)和參考案例，促進(jìn)公司檔案信息工作的持續(xù)發(fā)展。（四）應(yīng)急處置與風(fēng)險(xiǎn)防范在遇到檔案信息安全事故、工作失誤等突發(fā)情況時(shí)，檔案信息工作日志可以幫助快速查明問題發(fā)生的原因、過程及涉及的環(huán)節(jié)，為應(yīng)急處置提供重要線索和依據(jù)。通過對日志的分析，還可以提前發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定相應(yīng)的防范措施