PAGE檔案制度執(zhí)行力不夠關(guān)于提升檔案制度執(zhí)行力的管理規(guī)定總則目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案制度得到有效執(zhí)行，提高公司運(yùn)營效率，保障公司合法合規(guī)運(yùn)營，特制定本規(guī)定。適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范與操作要求。檔案定義本規(guī)定所指檔案是公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：檔案管理工作嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理合法合規(guī)。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。檔案制度執(zhí)行職責(zé)檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督制度執(zhí)行情況。2.集中管理公司各類檔案，進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.組織開展檔案培訓(xùn)工作，提高員工檔案管理意識和技能。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定。4.對本部門檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司檔案制度，在工作中形成的各類文件材料及時(shí)整理歸檔。2.妥善保管個(gè)人使用的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借他人。3.按照規(guī)定程序辦理檔案查詢、借閱手續(xù)，確保檔案安全。4.發(fā)現(xiàn)檔案制度執(zhí)行過程中的問題及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人或檔案管理部門反饋。檔案收集與整理收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。3.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的技術(shù)文件、圖紙、工藝資料等。5.公司行政辦公文件、會議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。6.公司組織建設(shè)、人力資源管理等方面的文件。7.公司對外宣傳、公關(guān)活動(dòng)中形成的文件、資料等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，確保檔案及時(shí)收集齊全。2.檔案收集應(yīng)保持原始性和真實(shí)性，不得隨意涂改、偽造。3.對重要文件應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。整理規(guī)范1.檔案管理部門按照檔案分類方案對收集的檔案進(jìn)行分類整理。2.檔案應(yīng)按照年度、類別、保管期限等順序進(jìn)行排列編號。3.每份檔案應(yīng)編制目錄，注明文件名稱、日期、編號、保管期限等信息。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。檔案歸檔與保管歸檔程序1.各部門檔案整理完畢后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門按照規(guī)定將檔案上架保管，并更新檔案檢索系統(tǒng)。保管期限劃分1.永久保管：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.定期保管：分為30年、10年，對公司在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案。保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。檔案利用利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司外部單位因合法合規(guī)原因查閱公司檔案。利用程序1.內(nèi)部查閱：查閱人填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部查閱：查閱人應(yīng)提交單位介紹信、查閱申請等相關(guān)材料，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對外提供。2.檔案查閱、借閱應(yīng)在檔案管理部門指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.查閱人不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。檔案鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)及公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清單存檔。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門檔案制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門將檔案管理工作納入審計(jì)范圍，對檔案制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。考核機(jī)制1.將檔案制度執(zhí)行情況納入員工績效考核體系，對執(zhí)行不力的部門和個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)處罰。2.對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)