PAGE國庫檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國庫檔案管理，確保國庫檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織國庫業(yè)務(wù)涉及的各類檔案管理，包括但不限于國庫收支憑證、會計賬簿、報表、文件、電子數(shù)據(jù)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則國庫檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映國庫業(yè)務(wù)活動，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保國庫檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，建立科學(xué)合理的檔案利用機(jī)制，方便業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員查閱、使用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善國庫檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.負(fù)責(zé)國庫檔案的收集、整理、歸檔、保管和銷毀等工作。3.建立國庫檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，便于查詢和利用。4.定期對國庫檔案進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門國庫業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本部門形成的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)國庫檔案的具體操作，包括收集、整理、裝訂、編目、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，做好登記和記錄。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.國庫收支業(yè)務(wù)相關(guān)的各類憑證，如繳款書、收入退還書、撥款憑證等。2.國庫會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.國庫報表，如日報表、月報表、年報表等。4.與國庫業(yè)務(wù)有關(guān)的文件、通知、規(guī)定、辦法等。5.電子數(shù)據(jù)，如國庫業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的各類數(shù)據(jù)文件、備份數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.及時性業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)處理完畢后，及時將相關(guān)檔案資料移交檔案管理部門，不得拖延。2.完整性移交的檔案資料應(yīng)齊全、完整，包括所有相關(guān)的憑證、報表、文件等，不得遺漏。3.準(zhǔn)確性檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、時間等因素進(jìn)行分類，可分為國庫收支類、會計核算類、報表類、文件類等。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂將零散的憑證、報表等資料進(jìn)行裝訂成冊，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查詢。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)按照整理好的檔案分類和編號順序，及時將檔案歸檔入庫。2.歸檔的檔案應(yīng)排列整齊，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別、編號等信息。（二）保管期限1.國庫檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。2.具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織實(shí)際情況確定，如國庫收支憑證一般保管期限為15年，會計賬簿保管期限為25年等。（三）保管措施1.庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全。2.溫濕度控制庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案裝具使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。4.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.電子檔案保管對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)和恢復(fù)測試，確保電子檔案的完整性和可用性。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問控制機(jī)制，防止電子檔案被非法篡改或刪除。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部業(yè)務(wù)部門因工作需要查閱國庫檔案。2.上級主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等因檢查、審計等工作需要查閱國庫檔案。（二）查閱程序1.申請查閱人應(yīng)填寫《國庫檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審批檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，報經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。3.查閱查閱人憑批準(zhǔn)后的《國庫檔案查閱申請表》到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人不得擅自將檔案帶出庫房或進(jìn)行其他違規(guī)操作。4.登記檔案管理人員應(yīng)對查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要將國庫檔案借出本公司/組織的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.一般情況下，國庫檔案不得外借，確需外借的，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限和借閱范圍。（四）借閱程序1.申請借閱人應(yīng)填寫《國庫檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審批檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，報經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱借閱人憑批準(zhǔn)后的《國庫檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)向借閱人詳細(xì)說明檔案保管要求和注意事項(xiàng)，并要求借閱人簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案。4.歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織檔案管理制度，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容鑒定小組對檔案內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.結(jié)合實(shí)際情況結(jié)合本公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展情況、法律法規(guī)變化等因素，綜合考慮檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊鑒定小組對確定需要銷毀的檔案編制《國庫檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.審批《國庫檔案銷毀清冊》報經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清冊組織檔案銷毀工作，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并確保銷毀徹底。4.監(jiān)銷銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀完畢后，銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立國庫檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案信息準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等。2.檢索查詢提供多種檢索查詢方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。3.借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，記錄借閱情況。4.統(tǒng)計分析能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理具備完善的安全防護(hù)機(jī)制，保障檔案信息的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對國庫檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲于安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對國庫檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合檔案管理部門做好檔案管理工作的監(jiān)督