PAGE人事職工檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司人事職工檔案由人力資源部門集中管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映員工的實際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.及時更新原則：隨著員工工作經(jīng)歷、崗位變動等情況的變化，及時更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證復(fù)印件：清晰反映員工身份證號碼、姓名、照片等信息。3.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件：包括最高學(xué)歷和學(xué)位證書，如有其他相關(guān)專業(yè)證書也應(yīng)一并歸檔。4.就業(yè)報到證：記錄員工初次就業(yè)的相關(guān)信息。（二）工作經(jīng)歷1.勞動合同：詳細(xì)記錄員工與公司簽訂的勞動合同內(nèi)容，包括合同期限、工作崗位、薪酬待遇等。2.工作變動記錄：包括崗位調(diào)動、晉升、降職等相關(guān)文件，如調(diào)令、任免通知等。3.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加公司內(nèi)外培訓(xùn)的記錄，如培訓(xùn)證書、培訓(xùn)總結(jié)等。（三）考核評價1.績效考核記錄：定期對員工進(jìn)行績效考核的結(jié)果，包括考核指標(biāo)完成情況、評價等級等。2.年度考核表：每年對員工進(jìn)行年度考核的綜合評價，包括德、能、勤、績、廉等方面。3.獎懲記錄：員工獲得的獎勵和處罰情況，如榮譽(yù)證書、處罰決定書等。（四）薪酬福利1.工資發(fā)放記錄：包括每月工資條、工資調(diào)整記錄等。2.社保繳納記錄：詳細(xì)記錄員工社保繳納情況，包括險種、繳費基數(shù)、繳費時間等。3.福利享受記錄：如住房公積金、帶薪年假、節(jié)日福利等相關(guān)記錄。（五）其他資料1.員工健康體檢報告：定期對員工進(jìn)行健康體檢的報告。2.職業(yè)資格證書：員工取得的各類職業(yè)資格證書復(fù)印件。3.其他與員工個人相關(guān)的重要資料。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.新員工入職時，由員工本人提交相關(guān)檔案資料，人力資源部門負(fù)責(zé)審核和接收。2.員工工作期間產(chǎn)生的各類文件、資料，由相關(guān)部門及時整理并移交人力資源部門。3.定期對檔案進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)缺失或不完整的檔案信息，及時通知相關(guān)人員補(bǔ)充。（二）整理要求1.按照檔案內(nèi)容分類，將各類資料進(jìn)行編號，建立索引目錄。2.對每份檔案資料進(jìn)行核對，確保信息準(zhǔn)確無誤，如有錯誤或不清晰的地方，及時與相關(guān)人員核實更正。3.將整理好的檔案資料裝入檔案袋或檔案盒，并在封面上注明員工姓名、檔案類別、編號等信息。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。（二）保管期限1.員工人事檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括員工的重要人事任免文件、重大獎懲記錄、涉及公司核心機(jī)密的資料等。3.長期保管的檔案包括員工的工作經(jīng)歷、績效考核記錄、薪酬福利等資料，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括員工的一般性培訓(xùn)記錄、臨時性文件等，保管期限為[X]年。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人需在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，并由檔案管理人員進(jìn)行核對。3.借閱檔案時，嚴(yán)禁涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案內(nèi)容，如需復(fù)印檔案資料，需經(jīng)人力資源部門同意，并注明復(fù)印用途。（四）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度,未經(jīng)授權(quán)，不得向任何單位或個人泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案整理、保管、借閱等過程中,應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。3.對違反保密制度的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人同意，并填寫《檔案查閱申請表》，報人力資源部門審批。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱公司全體員工的檔案。涉及員工個人隱私等敏感信息的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個人查閱檔案，需持有合法有效的證明文件，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由人力資源部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)審批通過后，檔案管理人員按照查閱范圍提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案材料。（三）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)對每次檔案查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱時間、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、審批意見等。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工離職、退休、調(diào)動等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，由人力資源部門按照相關(guān)規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得遺漏重要資料。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞內(nèi)容等信息。2.將檔案材料整理好，裝入檔案袋或檔案盒，并在封口處加蓋密封章。3.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字確認(rèn)。（三）轉(zhuǎn)遞記錄1.對檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括轉(zhuǎn)遞時間、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞內(nèi)容、接收單位及簽收情況等。2.轉(zhuǎn)遞記錄應(yīng)長期保存，以便查詢和追溯。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立公司人事職工檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、分析、備份等功能，提高檔案管理工作效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時反映員工檔案的最新情況。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。八、檔案清理與銷毀（一）清理范圍1.對保管期限已滿且無保存價值的檔案進(jìn)行清理。2.檔案內(nèi)容存在虛假、重復(fù)、無效等情況的，應(yīng)進(jìn)行清理。（二）清理程序1.由人力資源部門組織相關(guān)人員對擬清理的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否符合清理條件。2.填寫《檔案清理申請表》，注明清理檔案的類別、數(shù)量、清理原因等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行清理。（三）銷毀方式1.對批準(zhǔn)清理的檔案，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。（四）監(jiān)銷制度1.檔案銷