PAGE檔案工作制度與規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度與規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.及時(shí)歸檔原則各項(xiàng)工作中形成的檔案應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不得積壓或拖延。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和操作規(guī)范。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好檔案的安全保管工作，包括防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等。4.按照規(guī)定為公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及員工提供檔案查詢、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。6.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作。7.對(duì)公司/組織各部門(mén)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案齊全完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案查詢、借閱等相關(guān)工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類檔案包括公司/組織的各類行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案涵蓋公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研資料等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案包括員工的個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、薪酬福利記錄、培訓(xùn)考核檔案等。5.信息技術(shù)類檔案涉及公司/組織的信息系統(tǒng)建設(shè)文檔、程序代碼、數(shù)據(jù)備份等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的識(shí)別和管理。2.編號(hào)結(jié)構(gòu)為：[檔案類別代碼][年份][流水號(hào)]。例如：XZGL2023001，表示行政管理類檔案中2023年的第1份檔案。3.檔案類別代碼根據(jù)上述檔案分類進(jìn)行設(shè)定，如XZGL代表行政管理類，YWGL代表業(yè)務(wù)管理類等。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文檔等。3.員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、工作報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄卡片，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。3.對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的可讀性。4.按照一定的順序?qū)n案裝訂成冊(cè)，對(duì)于不宜裝訂的檔案，應(yīng)采用卷盒等方式進(jìn)行保管。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施，如消防器材、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、防盜門(mén)、遮光窗簾等。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案架、檔案柜，按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查找和存放。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要?dú)v史文件、規(guī)章制度、合同協(xié)議等，對(duì)公司/組織具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，如重要業(yè)務(wù)項(xiàng)目文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表等。短期保管的檔案保管期限為1年至10年，如一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性工作報(bào)告等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案在規(guī)定期限內(nèi)得到妥善保管。（三）檔案保管措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)存放在安全可靠的地點(diǎn)，并做好標(biāo)識(shí)和管理。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房整潔衛(wèi)生，溫濕度符合要求。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)應(yīng)做好登記。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.員工個(gè)人因辦理相關(guān)業(yè)務(wù)需要查閱本人檔案。3.因法律法規(guī)規(guī)定或其他特殊情況需要查閱檔案的外部單位或個(gè)人。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.員工個(gè)人查閱本人檔案，需持有效身份證件，直接到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。3.外部單位或個(gè)人查閱檔案，需出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（三）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，及時(shí)提供檔案原件或復(fù)印件。查閱人員不得擅自涂改、損毀、抽取檔案內(nèi)容。2.對(duì)于重要檔案或不宜外借的檔案，一般只提供查閱，不允許外借。如有特殊情況需要外借，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)，限期歸還。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合評(píng)估檔案的價(jià)值，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠。3.做好系統(tǒng)的日常維護(hù)和故障排除工作，保障系統(tǒng)正常運(yùn)行。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司/組織各部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，以及檔案管理制度的執(zhí)行情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行量化考核。2.考核