PAGE規(guī)劃審批檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司規(guī)劃審批檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及規(guī)劃審批工作所形成的各類檔案，包括但不限于規(guī)劃審批文件、圖紙、會(huì)議記錄、往來函件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：規(guī)劃審批檔案由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映規(guī)劃審批工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集規(guī)劃審批過程中產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的規(guī)劃審批檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善規(guī)劃審批檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)規(guī)劃審批檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立規(guī)劃審批檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對(duì)規(guī)劃審批檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）規(guī)劃審批業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門規(guī)劃審批文件資料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。2.協(xié)助檔案管理部門做好規(guī)劃審批檔案的收集、整理、核對(duì)等工作，提供必要的檔案信息和資料。3.在規(guī)劃審批工作中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保文件資料的規(guī)范形成和妥善保管，防止檔案丟失、損壞或泄密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)規(guī)劃審批檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.規(guī)劃審批項(xiàng)目的申請(qǐng)文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.規(guī)劃設(shè)計(jì)方案，如總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等，以及相關(guān)的圖紙、說明書等。3.規(guī)劃審批過程中的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。4.與規(guī)劃審批相關(guān)的往來函件，包括上級(jí)主管部門的批復(fù)、下級(jí)單位的請(qǐng)示、相關(guān)部門的意見等。5.規(guī)劃審批項(xiàng)目的公示材料、公眾意見反饋及處理情況記錄。6.其他與規(guī)劃審批工作有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各規(guī)劃審批業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.在規(guī)劃審批工作結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的文件資料移交檔案管理部門。3.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或刪除。對(duì)于破損、褪色的文件資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.分類：按照規(guī)劃審批項(xiàng)目的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，如分為總體規(guī)劃類、詳細(xì)規(guī)劃類、建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃類等。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息，確保檔案信息的清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存和查閱。四、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大規(guī)劃決策、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值和重要法律意義的規(guī)劃審批檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他規(guī)劃審批檔案根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值，確定保管期限為[X]年或[X]年。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案清查1.定期清查：檔案管理部門應(yīng)每年對(duì)規(guī)劃審批檔案進(jìn)行一次全面清查，核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、保管期限等，確保檔案的賬實(shí)相符。2.不定期清查：根據(jù)工作需要，檔案管理部門可隨時(shí)對(duì)部分檔案進(jìn)行清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，并將清查情況和整改結(jié)果記錄在案。五、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱規(guī)劃審批檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的規(guī)劃審批檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱規(guī)劃審批檔案的，應(yīng)持有出具單位的介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱規(guī)劃審批檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱規(guī)劃審批檔案，如有特殊情況需要借閱的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并采取必要的保密措施。（三）復(fù)制要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制規(guī)劃審批檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“檔案復(fù)制專用章”，注明復(fù)制日期和出處。3.外部單位或個(gè)人需要復(fù)制規(guī)劃審批檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并支付相應(yīng)的復(fù)制費(fèi)用。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門專家、財(cái)務(wù)審計(jì)人員等組成，負(fù)責(zé)規(guī)劃審批檔案的鑒定工作。2.鑒定小組應(yīng)定期召開會(huì)議，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行集中鑒定，形成鑒定意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)長(zhǎng)期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的規(guī)劃審批檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交流，為公司規(guī)劃審批工作提供有力支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理的要求，將規(guī)劃審批檔案的相關(guān)信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入新產(chǎn)生檔案的信息，刪除已銷毀檔案的數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理機(jī)制，對(duì)不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)安裝系統(tǒng)補(bǔ)丁，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。