PAGE項(xiàng)目檔案分開管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于項(xiàng)目檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有項(xiàng)目檔案的管理，包括但不限于工程項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、營(yíng)銷項(xiàng)目等各類項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束全過程中形成的各類文件、資料、圖紙、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中管理原則：公司設(shè)立專門的項(xiàng)目檔案管理部門，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照項(xiàng)目的性質(zhì)、階段、來源等因素對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類，便于檔案的整理、存儲(chǔ)和檢索。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保項(xiàng)目檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。4.全程參與原則：項(xiàng)目檔案管理貫穿于項(xiàng)目的全過程，從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，項(xiàng)目檔案管理人員就應(yīng)介入，確保檔案資料的及時(shí)收集、整理和歸檔。二、項(xiàng)目檔案管理職責(zé)（一）項(xiàng)目檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善項(xiàng)目檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、保管和利用等工作。3.對(duì)項(xiàng)目檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平和工作能力。4.定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.參與項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，負(fù)責(zé)審核項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.對(duì)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，督促項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員按照檔案管理要求做好相關(guān)工作。3.協(xié)調(diào)項(xiàng)目檔案管理部門與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間的關(guān)系，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。4.在項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)向項(xiàng)目檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案。（三）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)1.按照項(xiàng)目檔案管理要求，及時(shí)將各自工作中形成的文件、資料等提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或檔案管理人員。2.對(duì)提交的檔案資料進(jìn)行分類整理，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理人員做好項(xiàng)目檔案的整理、歸檔和保管工作。三、項(xiàng)目檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程文件：工程類：施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程進(jìn)度報(bào)表等?？蒲蓄悾貉芯糠桨?、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件（如專利、著作權(quán)等）。營(yíng)銷類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、宣傳資料、客戶資料、銷售合同等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件：項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收證書、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。4.項(xiàng)目總結(jié)文件：項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目成果評(píng)估報(bào)告等。（二）編號(hào)規(guī)則1.項(xiàng)目編號(hào)：采用[公司簡(jiǎn)稱][項(xiàng)目年份][項(xiàng)目序號(hào)]的格式，如[公司簡(jiǎn)稱]202301，表示公司2023年的第1個(gè)項(xiàng)目。2.檔案分類編號(hào)：在項(xiàng)目編號(hào)后加上檔案分類代碼，如[公司簡(jiǎn)稱]202301QY，表示項(xiàng)目202301的前期文件；[公司簡(jiǎn)稱]202301GC01，表示項(xiàng)目202301工程類的第1份文件。四、項(xiàng)目檔案的收集與整理（一）收集要求1.項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)介入，制定檔案收集計(jì)劃，明確收集范圍、內(nèi)容和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)。2.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)按照檔案收集計(jì)劃，主動(dòng)收集各自工作中形成的文件、資料等，并及時(shí)提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或檔案管理人員。3.對(duì)于外來文件，如上級(jí)部門的批復(fù)、合作單位提供的資料等，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)收集，并移交檔案管理人員進(jìn)行登記和整理。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)收集到的項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)和編目。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于不符合要求的資料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通，進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊和牢固，便于保管和查閱。五、項(xiàng)目檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，對(duì)重要的項(xiàng)目檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保檔案的安全性和可靠性。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照檔案分類進(jìn)行文件夾管理，同時(shí)建立電子檔案索引目錄，便于檢索和查詢。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房?jī)?nèi)，按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列上架，并建立紙質(zhì)檔案目錄索引，便于查找。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案damage、霉變、蟲蛀等問題。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得進(jìn)入檔案庫房。六、項(xiàng)目檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到項(xiàng)目檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密或重要商業(yè)信息的項(xiàng)目檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱項(xiàng)目檔案的，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由項(xiàng)目檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。2.查閱人員如需復(fù)制項(xiàng)目檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，經(jīng)項(xiàng)目檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制，并注明復(fù)制日期和份數(shù)。3.對(duì)于利用項(xiàng)目檔案形成的成果，如研究報(bào)告、論文、宣傳資料等，應(yīng)注明檔案來源，并按照公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理規(guī)定進(jìn)行處理。七、項(xiàng)目檔案的移交與銷毀（一）移交1.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將項(xiàng)目檔案整理齊全，向項(xiàng)目檔案管理部門移交。2.項(xiàng)目檔案管理部門在接收項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通，要求其進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.項(xiàng)目檔案移交后，項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、存儲(chǔ)和保管，并建立相應(yīng)的檔案臺(tái)賬。（二）銷毀1.對(duì)于已超過保管期限或失去保存價(jià)值的項(xiàng)目檔案，由項(xiàng)目檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《項(xiàng)目檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《項(xiàng)目檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由項(xiàng)目檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。3.嚴(yán)禁擅自銷毀項(xiàng)目檔案，對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要商業(yè)信息的檔案，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行處理，不得隨意銷毀。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理情況、檔案的存儲(chǔ)保管情況、檔案的查閱利用情況等。2.項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題，并向公司提交自查報(bào)告。（二）考核評(píng)價(jià)1.將項(xiàng)目檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)項(xiàng)目檔案管理部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性